Как подготовиться к форс-мажорам на мероприятии

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Форс-мажор – это то, к чему по определению нельзя быть в полной мере готовым. Но когда речь заходит о мероприятиях, ответственность слишком велика, и лучше предусмотреть план действий на случай любой катастрофы. Следующие пять шагов помогут подготовиться к неожиданным ситуациям на событии – от отключения света до стихийного бедствия.

1. Создайте матрицу рисков

На мероприятии может произойти всё, что угодно, и чтобы обезопасить себя, организаторам стоит серьезно подойти к оценке вероятности различных чрезвычайных ситуаций.

В каком сезоне вы проводите событие? На какой площадке? Какие происшествия чаще всего случаются в этом районе? Какие стихийные бедствия наиболее вероятны в данном регионе? Все эти вопросы помогут составить матрицу рисков и определить их приоритет. В сети можно найти бесплатные шаблоны для её создания.

Кстати, посмотрите чек-лист проверки пожарной безопасности площадки

2. Сверьте часы

Каждая площадка отличается, например, количеством выходов или особенностями работы системы экстренного оповещения. Все эти детали необходимо учитывать при планировании действий в чрезвычайной ситуации. Обсудите с представителями площадки сценарии поведения участников и организаторов при разных происшествиях, ознакомьтесь с их внутренними регламентами и держите номер ответственных за безопасность лиц под рукой.

Матрица проверки безопасности площадки для проведения мероприятия

Противопожарная безопасность Охрана Здание Коммуникации

Системы обнаружения пожара и сигнализации.

Системы пожаротушения, в том числе для серверных комнат.

Пожарные гидранты и портативные огнетушители на каждом этаже здания.

Системы дверей с магнитными замками.

Беспрепятственные пути эвакуации в случае пожара, лестницы.

Система аварийного освещения в случае пожара.

Дежурная диспетчерская с оборудованием для круглосуточного видеонаблюдения.

Время приезда пожарной бригады по вызову.

Проведение площадкой обучения на случай возникновения пожара, а также наличие экстренных планов действий в кризисной ситуации.

Стратегически расположенный пункт видеонаблюдения (внутренний и внешний периметр).

Круглосуточный контроль безопасности.

Видеонаблюдение и сигнализация.

Диспетчерский пункт с возможностью экстренного вызова.

Датчики движения.

Электронные двери с управлением в онлайн-режиме и система блокировки ключей.

Наличие охранников и дежурных, система патрулирования (внешний и внутренний периметр).

Время приезда полиции по вызову.

Проведение площадкой обучения оказанию первой медицинской помощи на месте.

Проведение обучения на случай возникновения непредвиденной ситуации, а также наличие экстренных планов действий в кризисной ситуации.

Компьютерная система управления и мониторинга инженерными коммуникациями в здании: вентиляция, освещение, электричество, климат-контроль.

Аварийное резервное копирование.

Генераторы с запасом топлива.

Система автоматического отключения газоснабжения в случае срабатывания пожарной сигнализации.

Аварийное освещение.

Системы противопожарной безопасности.

Охранные системы.

Время приезда экстренных служб по вызову.

Проведение площадкой обучения на случай возникновения непредвиденных ситуаций, а также наличие экстренных планов действий в случае нарушения нормальной работы систем здания.

Системы оповещения с автоматическим и ручным режимом управления.

Система коммуникаций на площадке (в том числе наличие номеров мобильных телефонов менеджеров).

Номера телефонов специальных служб площадки на случай экстренной ситуации.

Рации, спутниковые телефоны.

Указатели и табло для оповещения об экстренных ситуациях.

Система электронных адресов и аккаунтов в социальных сетях для экстренного оповещения (внутренние и внешние коммуникации).

Резервное копирование информации.

Система ИТ-безопасности и политика соответствия.

Проведение площадкой обучения на случай возникновения непредвиденных ситуаций, а также наличие экстренных планов действий в случае нарушения нормальной работы систем коммуникаций.

По материалам CongressTime №2 (11) | 2020, стр. 30

3. Распределите обязанности

Распределите обязанности на случай чрезвычайной ситуации между сотрудниками и проведите тренинг, чтобы отработать инструкции. Отработка помогает запомнить порядок действий, а это крайне необходимо в стрессовых условиях, когда человека может охватить ступор или паника. «В состав кризисной команды должны войти представители операционных, кадровых, юридических и финансовых структур компании», - советует в своей статье для журнала CongressTime Дарья Островская, генеральный директор Выставочного научно-исследовательского центра R&C.

На площадке

  • назначьте ответственного по коммуникациям с посетителями;
  • выберите человека, чьей задачей будет взаимодействие со службами экстренной помощи;
  • найдите сотрудника, который будет общаться с поставщиками;
  • поручите оставшимся работникам эвакуацию посетителей.

Администраторы сайта и менеджеры по работе в социальных сетях должны быть готовы публиковать экстренные обращения и оповещения. Также немаловажно договориться заранее о сценариях взаимодействия со СМИ. Непродуманные заявления могут стоить компании репутации.

Заранее определите сотрудника, который возьмёт на себя руководство действиями в чрезвычайной ситуации. Им не обязан быть генеральный директор или менеджер проекта. Главное, чтобы назначенный специалист умел действовать рационально и обладал высокой стрессоустойчивостью.

4. Обменяйтесь информацией с участниками

В анкету регистрации участников включите обязательный пункт о предоставлении контакта лица, с которым можно будет связаться в экстренной ситуации. Также стоит попросить посетителей уточнить важные факты о противопоказаниях, аллергических реакциях на препараты и хронических болезнях. Объясните участникам, что эта информация может спасти их жизнь в случае, если понадобится оказать неотложную медицинскую помощь.

В свою очередь вам стоит предоставить инструкции о порядке действий в чрезвычайных ситуациях. Включите в пакет материалов участника планы этажей с отмеченными аварийными выходами, местоположением огнетушителей и оборудования для оказания первой помощи, а ещё контакты лиц, ответственных за безопасность. На международных мероприятиях будет также полезно указать номер, по которому иностранные участники могут дозвониться до служб экстренной помощи.

5. Используйте больше каналов для коммуникации

Если что-то пойдет не так, полагаться на один способ связи опасно – он может подвести. Будьте готовы использовать систему громкой связи на площадке и одновременно с этим публиковать оповещения на сайте, в приложениях для коммуникации, социальных сетях и даже рассылать их по смс – на случай, если связь пропадёт из-за чрезвычайной ситуации.

«Чем больше возможностей узнать о произошедшем будет у участников, тем лучше», - подтверждает Тайра Уорнер, эксперт по правовым вопросам и подготовке к кризисным ситуациям на мероприятиях и в сфере гостеприимства. Этот тезис Тайре Уорнер пришлось проверить на собственном опыте: из-за погодных условий она не могла связаться с организаторами мероприятия, на которое собиралась выезжать. По счастливой случайности она сумела зайти в Twitter, где увидела краткую заметку о том, что место проведения мероприятия находится в эпицентре шторма. Это позволило Тайре Уорнер сделать правильный выбор и благополучно остаться в отеле.


21.10.2021

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелищ искусство зрелища кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм сообщество спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности