Бот в помощь: 15 функций Telegram, полезных для организатора

Интерес к мессенджеру Telegram значительно вырос: свои каналы в сервисе массово заводят блогеры и компании. Как организатор мероприятий может использовать функции Telegram в своей работе? Ну, например, для того, чтобы привлекать новых участников и вовлекать уже приведённых. С помощью Telegram можно выстраивать воронку продаж и даже проводить самостоятельные конференции и квесты-тимбилдинги, не боясь кражи контента. О том, как это делать, читайте в нашей обновленной и дополненной статье.

Реальный Event⚡️LIVE @event_live_ru

На канале нашего портала вы найдёте полезные советы по организации мероприятий, идеи отраслевых экспертов и аналитику трендов. Также здесь публикуются новости ивент рынка, анонсы отраслевых событий, саммари наших статей, запросы комментариев и промокоды на посещение мероприятий.

Для коммуникации. Расширенное число участников групп и пригласительные ссылки

Чат для участников или информационный канал с анонсами уже не являются редкостью на мероприятиях. Однако в групповой чат WhatsApp можно добавить только 256 пользователей. Ограничения на число подписчиков в Telegram куда менее строгие – счет участников группы идёт на сотни тысяч, а количество подписчиков канала – неограниченно.

Для групп и каналов можно создавать специальные пригласительные ссылки, вступление по которым возможно только после одобрения заявки администратором чата. Администраторы увидят панель с числом новых заявок под заголовком чата. Прежде чем принять решение, администратор может просмотреть публичные данные пользователей — такие как фотографии и информация «О себе». Если после отправки заявки на вступление в группу с вами связался её администратор, на плашке вверху чата с ним будет указано название группы.

Елена Варданян, координатор сообщества амбассадоров HappyWork Forum:
Первый Telegram-канал для общения с участниками HappyWork Forum мы запустили в 2020 году после вынужденного «переезда» мероприятия в онлайн. Спустя год параллельно с ним существуют чаты и каналы для участников из разных городов, организаторов, амбассадоров и многое другое – всего около 150 каналов коммуникации. В одном чате активно общается до 400 участников, другой канал читает более 800 человек. Telegram позволяет нам оперативно информировать аудиторию и собирать обратную связь, а ещё выстраивать между участниками нетворкинг с помощью специально созданного чат-бота. Мы много раз пытались перевести нетворкинг на платформы другого типа и всегда возвращались к Telegram, потому что это очень удобно.

Для конференций. Видеочаты и голосовые чаты

Не так давно в Telegram появился функционал, аналогичный существующему в сервисе Zoom. Видеоконференции поддерживаются на всех устройствах — в том числе на планшетах и компьютерах. Видеочаты позволяют подключать неограниченное число зрителей и слушателей, транслировать изображение с экрана или видеокамеры, а также звук с устройства. Есть даже функция записи видеочата – администраторы могут найти ее в меню настроек (⋮) трансляции. Готовая запись сохраняется у администратора в чате «Избранное».

Еще раньше стала доступна функция голосовых чатов. В последнее время ее расширили и дополнили. Чаты можно создавать в группах и каналах, количество участвующих в них слушателей не ограничено. Голосовые чаты также можно сохранить – получится своего рода подкаст.

Присоединиться к голосовому чату в канале можно не только от собственного имени, но и от имени одного из своих каналов — таким образом публичные деятели и знаменитости могут избежать нежелательного внимания к своему личному аккаунту.

Чтобы администраторам чата было проще решить, кому предоставить слово, в списке участников показывается информация из графы «О себе». Там можно указать свои профессиональные навыки, интересы или даже часть вопроса к спикерам. Если слушателю не разрешено участвовать в обсуждении в качестве спикера, он может «поднять руку», чтобы попросить администраторов чата дать ему слово.

Кстати, о предстоящем голосовом чате можно объявить заранее. Участники сообщества увидят обратный отсчёт и смогут подписаться на уведомление о начале голосового чата.

Для координации. Папки, избранное, хештеги, закрепы

При желании каналы коммуникации можно объединить и создать из них нечто вроде экосистемы. Организаторы HappyWork Forum и Международного online-Форума Счастья объединяют чаты и каналы на смежную тему в папки и упорядочивают их в зависимости от приоритета. А чтобы не потерять важные фото и документы, координаторы используют опцию «Добавить в избранное». Так данные попадают в отдельный раздел, где их можно легко найти в будущем. Также для выделения важных моментов подходят хештеги.

Арина Меднова, community-менеджер Сообщества Культура Счастья:
Чтобы зафиксировать ключевые моменты, мы используем хештеги, например #ФорумСчастья или #Школа Амбассадоров. Это упрощает поиск важной информации для участников наших мероприятий.

Сообщения с особенно важной информацией можно «закрепить» или «добавить в закреп». Закреплённое сообщение высвечивается в «шапке» чата или группы независимо от того, как давно оно было отправлено. Таким образом получается подсвечивать актуальную тему для обсуждения, активные ссылки, контакты организаторов и правила общения. Например, в чатах HappyWork Forum были закреплены сообщения с требованиями к оформлению аккаунта. Всех новых пользователей просили добавить нужные данные в своё описание. Если участники игнорировали запрос, их удаляли.

Для обмена файлами. Бесплатный хостинг и защита информации

В Telegram интегрированы наиболее распространённые облачные сервисы (iCloud, Google Drive и Dropbox), но есть у мессенджера и собственное облачное хранилище. По сути, у каждого обсуждения в Telegram есть свой мини-хостинг, доступный только его участникам. Отправленные файлы сохраняются в нём даже в случае удаления загруженного файла с устройства приславшего его пользователя. Ограничение только одно – размер файла не должен превышать 2 Гб. Также пользователям доступна вкладка «Загрузки», на которой можно увидеть все скачиваемые в данный момент, а также недавно загруженные медиа и файлы.

Для защиты конфиденциального контента, создатели каналов и групп могут запретить своим подписчикам сохранять фотографии и видеозаписи, пересылать сообщения и делать снимки экрана. Включить защиту от копирования и пересылки можно в профиле чата, нажав на пункт «Тип группы/канала» > «Запретить копирование».

Дарья Дорофеева, менеджер проектов практики событийного менеджмента SPN Communications:
Одним из преимуществ Telegram является файловый хостинг. С его помощью любые материалы для подрядчиков можно пересылать гораздо быстрее, и не нужно помещать их в ссылку или на любые другие носители, а уже тем более скачивать с почты. Мы пользуемся этой возможностью во время подготовки отраслевого форума в Европе «Baltic Weekend» и многих других проектов агентство SPN Communications.

Для продвижения. Брендированные стикеры

Нельзя не упомянуть и о стикерах – наклейках, которые можно использовать для короткого ответа на вопрос или выражения реакции. Свой набор стикеров – стикерпак – может создать кто угодно. Координировать событие с помощью этой функции вряд ли получится, но она точно пригодится для продвижения бренда мероприятия. Например, свой стикерпак есть у белорусского эко-фестиваля «Пастернак» и у российского фестиваля «Золотая Маска».

Стикеры могут быть не только статичными, но и анимированными – их можно легко сделать из обычных видеофайлов с помощью любого видеоредактора. Для создания таких наборов не требуются технические знания и специализированные программы вроде Adobe Illustrator.

Папки позволяют группировать чаты и каналы по категориям и упорядочивать их в зависимости от приоритета

Организаторы экологического фестиваля «Пастернак» совместно с дизайнером Алексеем Колбуновым разработали набор стикеров для Telegram

Для привлечения и удержания. Встроенные ссылки и собственный браузер

Как и у многих социальных сетей, у Telegram есть свой встроенный браузер, который позволяет экономить время на открытие сайтов. Для координаторов комьюнити участников эта функция хороша тем, что участники не покидают чаты и после просмотра контента возвращаются к обсуждениям. Также Telegram-каналы и чаты обладают короткой ссылкой, которая указана в их описании. С её помощью любой член сообщества может пригласить к коммуникации новых пользователей из числа своих коллег и друзей. Тем самым расширяется число участников мероприятия.

Кстати, новые участники чатов в Telegram видят сообщения, которые были оставлены до момента, когда они добавились в сообщество. Благодаря этому администратору сообщества не обязательно вводить новичка в курс дела, он может самостоятельно ознакомиться с историей взаимодействия.

Чат-боты – помощники для голосований, продаж и полноценных тимбилдингов

Чат-боты – это простые программы, способные выполнять однотипные и повторяемые задачи по определённому алгоритму. Благодаря открытому API (application programming interface) создать чат-бот для Telegram может любой желающий, и поэтому на сегодняшний день в мессенджере уже существует множество ботов, решающих самые разные задачи. Например, есть боты для расшифровки аудиосообщений, озвучивания текста или его перевода на другой язык, а ещё боты-напоминалки, боты для проверки почты и пр.

Организаторы могут использовать боты для повышения вовлечённости или сбора обратной связи, например, с помощью ботов для голосования. Простые опросы можно сконструировать за 10-15 минут с помощью @PollBot и @VoteBot. Для более сложных опросов разработан @QuAnBot – он позволяет переназначить или удалить свой голос, оставить комментарий к ответу и отправить геопозицию. Для проведения розыгрышей также существуют специальные боты. Общаясь с ними, организатор утверждает условия конкурса – время и количество победителей. Затем бот публикует на выбранном канале пост с кнопкой и таймером. Для создания розыгрыша понадобится @VoterBiBot. Есть и другие, каждый со своими особенностями. Например, @RandomTGbot способен сгенерировать случайное число в заданном диапазоне, а @Spin_everyday_bot позволяет настроить конкурс один раз и проводить его ежедневно.

Еще одна полезная возможность Telegram – боты-продавцы. Боты-продавцы могут отправлять пользователям, группам или каналам специально отформатированные счета -фактуры. Организатор может создать такого бота, чтобы принимать платежи за билеты на мероприятия в любом чате, включая группы и каналы. Если бот поддерживает встроенный режим, пользователи также смогут отправлять счета в другие чаты через бота , в том числе в чаты один на один с другими пользователями.

С помощью Telegram-ботов можно даже организовать полноценные корпоративные мероприятия. Взаимодействие с ботом лежит в основе квеста «Активация» – тимбилдинга агентства Night Street. Созданный сразу после объявления самоизоляции проект пришёлся по душе клиентам – за год агентство провело больше 100 подобных игр.

Павел Рахман, управляющий партнёр агентства NIGHT STREET:
Квест «Активация» отчасти похож на квиз – мы делим участников на небольшие группы и объединяем их в чаты. Прикреплённый к чатам бот начинает игру и выдаёт разнообразные задачи – вопросы, головоломки и задания. Участникам в свою очередь нужно вместе найти правильный ответ и написать его в окно чата. Telegram-бот способен фиксировать время, принимать разные версии ответа, делиться подсказками – в общем, умеет всё, что нужно для онлайн-квеста. Создать такой продукт на другой платформе было бы невозможно – другие мессенджеры куда менее лояльны к экспериментам со сторонним софтом и плохо работают с ботами. В то же время Telegram – это достаточно популярное приложение, и благодаря этому людям не приходится ради участия в квесте ставить на телефоны тяжелый бесполезный софт. В Telegram есть только одно ограничение: количество сообщений от бота не должно превышать 20 штук в секунду. Если сообщений больше, мессенджер активирует анти-спам защиту и блокирует бот. Чтобы решить эту проблему, мы создаём несколько одинаковых ботов. Особенно полезно это, когда участников очень много.

Если в Telegram ещё нет бота, который способен автоматизировать нужную задачу, можно его создать самому через посредника или на платформах вроде PuzzleBot. Например, можно создать помощника для нетворкинга или индивидуального ассистента для VIP-участников.

Зачем организаторам мероприятий Telegram? Выводы

Благодаря своим особенностям Telegram может помочь значительно повысить эффективность коммуникации с аудиторией мероприятия.

Однако следует помнить, что эффективность использования мессенджера зависит от специалистов, которые работают с ней. В конечном итоге, Telegram всего лишь инструмент – функциональный и удобный, но бесполезный в отрыве от навыков и опыта людей.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Pixabay.com, Simplified Pixabay License (может использоваться бесплатно для коммерческого и некоммерческого использования). Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.