Бот в помощь: 10 функций Telegram, способных упростить жизнь организатора мероприятий

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Telegram не является самым популярным в России мессенджером – им пользуется 26,7 млн пользователей (для сравнения WhatsApp установлен на устройствах 70,6 млн россиян). Однако у Telegram есть ряд функций, способных значительно упростить работу организатора. Как использовать Telegram на деловых событиях и квестах-тимбилдингах? Как с помощью Telegram привлекать новых участников и вовлекать уже приведённых? И какие задачи способны решить Telegram-боты?

Для коммуникации. Расширенное число участников групп

Чат для участников или информационный канал с анонсами уже не являются редкостью на мероприятиях. Однако в групповой чат WhatsApp можно добавить только 256 пользователей. Ограничения на число подписчиков в Telegram куда менее строгие.

  • Максимальноe число участников группы — 200 000 (лимит может быть увеличен).
  • Максимальное количество участников голосового чата — 5000.
  • Количество подписчиков канала – неограниченно.
Speaker

Елена Варданян, координатор сообщества амбассадоров HappyWork Forum:
Первый Telegram-канал для общения с участниками HappyWork Forum мы запустили в 2020 году после вынужденного «переезда» мероприятия в онлайн. Спустя год параллельно с ним существуют чаты и каналы для участников из разных городов, организаторов, амбассадоров и многое другое – всего около 150 каналов коммуникации. В одном чате активно общается до 400 участников, другой канал читает более 800 человек. Telegram позволяет нам оперативно информировать аудиторию и собирать обратную связь, а ещё выстраивать между участниками нетворкинг с помощью специально созданного чат-бота. Мы много раз пытались перевести нетворкинг на платформы другого типа и всегда возвращались к Telegram, потому что это очень удобно.

Для координации. Папки, избранное, хештеги, закрепы

При желании каналы коммуникации можно объединить и создать из них нечто вроде экосистемы. Организаторы HappyWork Forum и Международного online-Форума Счастья объединяют чаты и каналы на смежную тему в папки и упорядочивают их в зависимости от приоритета. А чтобы не потерять важные фото и документы, координаторы используют опцию «Добавить в избранное». Так данные попадают в отдельный раздел, где их можно легко найти в будущем. Также для выделения важных моментов подходят хештеги.

Speaker

Арина Меднова, community-менеджер Сообщества Культура Счастья:
Чтобы зафиксировать ключевые моменты, мы используем хештеги, например #ФорумСчастья или #Школа Амбассадоров. Это упрощает поиск важной информации для участников наших мероприятий.

Сообщения с особенно важной информацией можно «закрепить» или «добавить в закреп». Закреплённое сообщение высвечивается в «шапке» чата или группы независимо от того, как давно оно было отправлено. Таким образом получается подсвечивать актуальную тему для обсуждения, активные ссылки, контакты организаторов и правила общения. Например, в чатах HappyWork Forum были закреплены сообщения с требованиями к оформлению аккаунта. Всех новых пользователей просили добавить нужные данные в своё описание. Если участники игнорировали запрос, их удаляли.

Для обмена файлами. Бесплатный хостинг

В Telegram интегрированы наиболее распространённые облачные сервисы (iCloud, Google Drive и Dropbox), но есть у мессенджера и собственное облачное хранилище. По сути, у каждого обсуждения в Telegram есть свой мини-хостинг, доступный только его участникам. Отправленные файлы сохраняются в нём даже в случае удаления загруженного файла с устройства приславшего его пользователя. Ограничение только одно – размер файла не должен превышать 1,5 Гб.

Speaker

Дарья Дорофеева, менеджер проектов практики событийного менеджмента SPN Communications:
Одним из преимуществ Telegram является файловый хостинг. С его помощью любые материалы для подрядчиков можно пересылать гораздо быстрее, и не нужно помещать их в ссылку или на любые другие носители, а уже тем более скачивать с почты. Мы пользуемся этой возможностью во время подготовки отраслевого форума в Европе «Baltic Weekend» и многих других проектов агентство SPN Communications.

Для продвижения. Брендированные стикеры

Нельзя не упомянуть и о стикерах – наклейках, которые можно использовать для короткого ответа на вопрос или выражения реакции. Свой набор стикеров – стикерпак – может создать кто угодно. Координировать событие с помощью этой функции вряд ли получится, но она точно пригодится для продвижения бренда мероприятия. Например, свой стикерпак есть у белорусского эко-фестиваля «Пастернак» и у российского фестиваля «Золотая Маска».

Photo Папки позволяют группировать чаты и каналы по категориям и упорядочивать их в зависимости от приоритета
Photo Организаторы экологического фестиваля «Пастернак» совместно с дизайнером Алексеем Колбуновым разработали набор стикеров для Telegram

Для привлечения и удержания. Встроенные ссылки и встроенный браузер

Как и у многих социальных сетей, у Telegram есть собственный встроенный браузер, который позволяет экономить время на открытие сайтов. Для координаторов комьюнити участников эта функция хороша тем, что участники не покидают чаты и после просмотра контента возвращаются к обсуждениям. Также Telegram-каналы и чаты обладают короткой ссылкой, которая указана в их описании. С её помощью любой член сообщества может пригласить к коммуникации новых пользователей из числа своих коллег и друзей. Тем самым расширяется число участников мероприятия.

Кстати, новые участники чатов в Telegram видят сообщения, которые были оставлены до момента, когда они добавились в сообщество. Благодаря этому администратору сообщества не обязательно вводить новичка в курс дела, он может самостоятельно ознакомиться с историей взаимодействия.

Кстати, мы публиковали список Telegram-каналов, которые могут быть интересны организатору мероприятий.

Чат-боты – помощники для голосований, игр и полноценных тимбилдингов

Чат-боты – это простые программы, способные выполнять однотипные и повторяемые задачи по определённому алгоритму. Благодаря открытому API (application programming interface) создать чат-бот для Telegram может любой желающий, и поэтому на сегодняшний день в мессенджере уже существует множество ботов, решающих самые разные задачи. Например, есть боты для расшифровки аудиосообщений, озвучивания текста или его перевода на другой язык, а ещё боты-напоминалки, боты для проверки почты и пр.

Организаторы могут использовать боты для повышения вовлечённости или сбора обратной связи, например, с помощью ботов для голосования. Простые опросы можно сконструировать за 10-15 минут с помощью @PollBot и @VoteBot. Для более сложных опросов разработан @QuAnBot – он позволяет переназначить или удалить свой голос, оставить комментарий к ответу и отправить геопозицию. Для проведения розыгрышей также существуют специальные боты. Общаясь с ними, организатор утверждает условия конкурса – время и количество победителей. Затем бот публикует на выбранном канале пост с кнопкой и таймером. Для создания розыгрыша понадобится @VoterBiBot. Есть и другие, каждый со своими особенностями. Например, @RandomTGbot способен сгенерировать случайное число в заданном диапазоне, а @Spin_everyday_bot позволяет настроить конкурс один раз и проводить его ежедневно.

С помощью Telegram-ботов можно даже организовать полноценные корпоративные мероприятия. Взаимодействие с ботом лежит в основе квеста «Активация» – тимбилдинга агентства Night Street. Созданный сразу после объявления самоизоляции проект пришёлся по душе клиентам – за год агентство провело больше 100 подобных игр.

Speaker

Павел Рахман, управляющий партнёр агентства NIGHT STREET:
Квест «Активация» отчасти похож на квиз – мы делим участников на небольшие группы и объединяем их в чаты. Прикреплённый к чатам бот начинает игру и выдаёт разнообразные задачи – вопросы, головоломки и задания. Участникам в свою очередь нужно вместе найти правильный ответ и написать его в окно чата. Telegram-бот способен фиксировать время, принимать разные версии ответа, делиться подсказками – в общем, умеет всё, что нужно для онлайн-квеста. Создать такой продукт на другой платформе было бы невозможно – другие мессенджеры куда менее лояльны к экспериментам со сторонним софтом и плохо работают с ботами. В то же время Telegram – это достаточно популярное приложение, и благодаря этому людям не приходится ради участия в квесте ставить на телефоны тяжелый бесполезный софт. В Telegram есть только одно ограничение: количество сообщений от бота не должно превышать 20 штук в секунду. Если сообщений больше, мессенджер активирует анти-спам защиту и блокирует бот. Чтобы решить эту проблему, мы создаём несколько одинаковых ботов. Особенно полезно это, когда участников очень много.

Кстати, чат-боты можно также использовать для продажи и допродажи билетов. Как это делать, рассказала Ульяна Жеринова.

Если в Telegram ещё нет бота, который способен автоматизировать нужную задачу, можно его создать самому через посредника или на платформах вроде PuzzleBot. Например, можно создать помощника для нетворкинга или индивидуального ассистента для VIP-участников.

Зачем организаторам мероприятий Telegram? Выводы

Благодаря своим особенностям Telegram может помочь значительно повысить эффективность коммуникации с аудиторией мероприятия. Мы насчитали не менее шести задач, в решении которых может пригодиться платформа:

  • Координация аудитории (информирование, обмен файлами, обучение);
  • Координация мероприятия (онлайн-квесты);
  • Продвижение бренда мероприятия (стикеры);
  • Привлечение аудитории (с помощью открытой ссылки на каналы коммуникации);
  • Вовлечение и удержание с помощью инструментов геймификации (опросы, розыгрыши, квизы)
  • Нетворкинг (при использовании бота) и пр.

Однако следует помнить, что эффективность использования мессенджера зависит от специалистов, которые работают с ней. В конечном итоге, Telegram всего лишь инструмент – функциональный и удобный, но бесполезный в отрыве от навыков и опыта людей.


13.04.2021

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелищ искусство зрелища кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм сообщество спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности