6 лайфхаков против очередей на мероприятиях

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Никто не любит очереди, но в 2020 году как никогда важно избегать их появления на мероприятиях. Задача эта усложняется, если учесть влияние отложенного спроса и временные затраты на регулярную дезинфекцию помещений и проверку температуры у посетителей. Как ивентерам распределить потоки людей и предотвратить скопления на площадках? Помогут сервисы предварительной записи, маркеры и тщательная проработка программы.

Согласно требованиям Роспотребнадзора, организаторы обязаны обеспечить для участников возможность соблюдения дистанции в 1,5 метра. Важно помнить, что не все люди готовы соблюдать дистанцию – из-за рассеянности или пренебрежения правилами. Ответственность, однако, лежит на организаторе. Чтобы предусмотреть появление очередей, можно запросить информацию у площадки. Уточните, использует ли оператор систему мониторинга Wi-Fi – она сохраняет историю перемещений подключённых устройств и позволяет определить, в каких местах образуются скопления людей.

Кстати, в какие технологии сегодня инвестируют площадки? Ответил отчёт IACC Meeting Room of the Future-2020

1. Используйте все входы в помещение

Если у помещения есть несколько входов, постарайтесь задействовать каждый. Для удобства пронумеруйте их или присвойте им разные литеры. Вы можете расставить перед разными входами отдельные стойки регистрации и заранее сообщить посетителям, к какому входу им следует подходить, например, в зависимости от буквы, на которую начинается фамилия участника.

2. Распределите временные промежутки для регистрации

Регистрация на мероприятие может быть открыта в течение всего дня, но плотность потока посетителей, как правило, можно предугадать. Проанализируйте отчёты о количестве и времени появления первых участников на мероприятии за прошлые годы, чтобы представлять, как много желающих зарегистрироваться вы увидите в каждый час первого дня. В рассылках и социальных сетях так же можно устроить открытый мини-опрос, попросив участников отметить сессии, на которые они собираются прийти. По результатам вы сможете выделить временные промежутки (и даже дни!) для регистрации групп участников – вручную или с помощью сервисов предварительной записи.

3. Пересмотрите порядок сессий

Часто сессию со спикером-хедлайнером ставят утром первого дня, чтобы привлечь аудиторию на мероприятие как можно раньше. Однако в 2020 году нужно пересмотреть принцип формирования программы. Возможно, первый день стоит открыть сессиями на узкоспециализированные и радикально отличающиеся друг от друга темы, которые вызывают интерес у ограниченного числа посетителей. Так вы получите постепенно прибывающий на площадку поток людей. А доклад хедлайнера можно оставить напоследок, это поможет удержать участников до конца мероприятия и избежать скопления желающих зарегистрироваться непосредственно перед сессией.

Photo Photo

4. Организуйте электронные очереди

Системы электронных очередей существуют давно – в банках, аптеках и автосервисах, поэтому организаторам не придётся придумывать способ их организации с нуля и знакомить с ним участников. Участник сможет получить талон для регистрации и подождать вызова в свободном холле, где сидения предварительно можно расставить с учетом социальной дистанции. Поставщики предлагают разные решения: одни устанавливаются на компьютеры, другие работают без подключения, только на базе терминала. Некоторые из них включены в Единый Реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, а значит рекомендованы для госзакупок. Стоимость установки такой системы стартует от 45 000 рублей и доходит до 200 000 рублей.

5. Используйте пространство снаружи

Исследователи Центров по контролю и профилактике заболеваний США указывают, что риск распространения вируса на открытом пространстве ниже. Если погода и время года позволяет, максимально задействуйте территорию вокруг вашего здания для размещения ожидающих регистрации. Там же можно расставить столы для выдачи бейджей и организовать мобильную выставку.

6. Размещайте указатели и маркируйте направления движения

Везде, где ожидается скопление людей, разместите визуальные индикаторы. Даже если карта объектов доступна в мобильном приложении для участников и напечатана на программе, указатели пригодятся: они смогут уменьшить время, которое посетители проводят в поисках нужного маршрута в своем смартфоне и среди печатных материалов.

Разместите указатели в направлении залов, туалетов, зоны кофе-брейков и гардероба, холла, выставки, медпункта и пресс-центра. Пригодятся такие индикаторы рядом со стойкой регистрации, лифтами и лестницами, гардеробом и входами в залы. Не лишним будет указать короткие пути к объектам, если они имеются. Углубленный брифинг для работников на площадке тоже не помешает: не только расположение объектов, но и программа должны отлетать у них от зубов, ведь часто посетители спрашивают не конкретный зал, а где проходит сессия с определённым спикером.


20.08.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности