6 лайфхаков против очередей на мероприятиях

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Никто не любит очереди, но в 2020 году как никогда важно избегать их появления на мероприятиях. Задача эта усложняется, если учесть влияние отложенного спроса и временные затраты на регулярную дезинфекцию помещений и проверку температуры у посетителей. Как ивентерам распределить потоки людей и предотвратить скопления на площадках? Помогут сервисы предварительной записи, маркеры и тщательная проработка программы.

Согласно требованиям Роспотребнадзора, организаторы обязаны обеспечить для участников возможность соблюдения дистанции в 1,5 метра. Важно помнить, что не все люди готовы соблюдать дистанцию – из-за рассеянности или пренебрежения правилами. Ответственность, однако, лежит на организаторе. Чтобы предусмотреть появление очередей, можно запросить информацию у площадки. Уточните, использует ли оператор систему мониторинга Wi-Fi – она сохраняет историю перемещений подключённых устройств и позволяет определить, в каких местах образуются скопления людей.

Кстати, в какие технологии сегодня инвестируют площадки? Ответил отчёт IACC Meeting Room of the Future-2020

1. Используйте все входы в помещение

Если у помещения есть несколько входов, постарайтесь задействовать каждый. Для удобства пронумеруйте их или присвойте им разные литеры. Вы можете расставить перед разными входами отдельные стойки регистрации и заранее сообщить посетителям, к какому входу им следует подходить, например, в зависимости от буквы, на которую начинается фамилия участника.

2. Распределите временные промежутки для регистрации

Регистрация на мероприятие может быть открыта в течение всего дня, но плотность потока посетителей, как правило, можно предугадать. Проанализируйте отчёты о количестве и времени появления первых участников на мероприятии за прошлые годы, чтобы представлять, как много желающих зарегистрироваться вы увидите в каждый час первого дня. В рассылках и социальных сетях так же можно устроить открытый мини-опрос, попросив участников отметить сессии, на которые они собираются прийти. По результатам вы сможете выделить временные промежутки (и даже дни!) для регистрации групп участников – вручную или с помощью сервисов предварительной записи.

3. Пересмотрите порядок сессий

Часто сессию со спикером-хедлайнером ставят утром первого дня, чтобы привлечь аудиторию на мероприятие как можно раньше. Однако в 2020 году нужно пересмотреть принцип формирования программы. Возможно, первый день стоит открыть сессиями на узкоспециализированные и радикально отличающиеся друг от друга темы, которые вызывают интерес у ограниченного числа посетителей. Так вы получите постепенно прибывающий на площадку поток людей. А доклад хедлайнера можно оставить напоследок, это поможет удержать участников до конца мероприятия и избежать скопления желающих зарегистрироваться непосредственно перед сессией.

Photo Photo

4. Организуйте электронные очереди

Системы электронных очередей существуют давно – в банках, аптеках и автосервисах, поэтому организаторам не придётся придумывать способ их организации с нуля и знакомить с ним участников. Участник сможет получить талон для регистрации и подождать вызова в свободном холле, где сидения предварительно можно расставить с учетом социальной дистанции. Поставщики предлагают разные решения: одни устанавливаются на компьютеры, другие работают без подключения, только на базе терминала. Некоторые из них включены в Единый Реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, а значит рекомендованы для госзакупок. Стоимость установки такой системы стартует от 45 000 рублей и доходит до 200 000 рублей.

5. Используйте пространство снаружи

Исследователи Центров по контролю и профилактике заболеваний США указывают, что риск распространения вируса на открытом пространстве ниже. Если погода и время года позволяет, максимально задействуйте территорию вокруг вашего здания для размещения ожидающих регистрации. Там же можно расставить столы для выдачи бейджей и организовать мобильную выставку.

6. Размещайте указатели и маркируйте направления движения

Везде, где ожидается скопление людей, разместите визуальные индикаторы. Даже если карта объектов доступна в мобильном приложении для участников и напечатана на программе, указатели пригодятся: они смогут уменьшить время, которое посетители проводят в поисках нужного маршрута в своем смартфоне и среди печатных материалов.

Разместите указатели в направлении залов, туалетов, зоны кофе-брейков и гардероба, холла, выставки, медпункта и пресс-центра. Пригодятся такие индикаторы рядом со стойкой регистрации, лифтами и лестницами, гардеробом и входами в залы. Не лишним будет указать короткие пути к объектам, если они имеются. Углубленный брифинг для работников на площадке тоже не помешает: не только расположение объектов, но и программа должны отлетать у них от зубов, ведь часто посетители спрашивают не конкретный зал, а где проходит сессия с определённым спикером.


20.08.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение онлайн-ивенты онлайн-мероприятия отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности