Цифровой ивент: чек-лист и 18 сервисов для онлайн-события

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Индустрия встреч активно перебирается в онлайн. С чего начать подготовку своего цифрового ивента? Какую площадку выбрать для проведения, и в каком сервисе общаться с коллегами? Как не превратить конференцию в лекцию? Генеральный директор Коммуникационного Агентства 4D Наталья Белкова поделилась опытом с порталом Event LIVE.

Speaker

Наталья Белкова,
генеральный директор Коммуникационного Агентства 4D

Выбор формата «онлайн» для проведения корпоративных встреч и больших конференций имеет много плюсов.

  • Отпадает географический вопрос, абсолютно неважно становится, в каких городах будут находиться все участники такого мероприятия. Это позволяет сэкономить на командировках сотрудников и спикеров, вовлекает новых партнеров, которые ранее не могли добраться до места проведения конференции из-за отсутствия времени, высокой стоимости или значительного расстояния
  • «Онлайн» значительно облегчает формат проведения мероприятия: так все участники могут быть вовремя у своих компьютеров, и нет необходимости соблюдать строгий дресс-код, при этом не страдает главное - содержательность
  • Благодаря использованию аудио- и видеорежимов, ваша аудитория сможет отлично усвоить транслируемый материал
  • Многие платформы позволяют автоматически сохранять нужный контент, что постфактум избавляет от лишней суеты с передачей всем информации.

Безусловно, перечисленные выше плюсы должны сработать на вас, правда лишь при условии грамотного подхода к организации и проведению онлайн-мероприятия. Процесс подготовки может отнять больше сил и времени, чем кажется на первый взгляд. Вот наши рекомендации, как сделать такое мероприятие максимально продуктивным.

Подготовительный этап

  • Выбор площадки

Проанализируйте доступные платформы и пакеты услуг, которые предлагают разные сервисы.

Проверьте, на какое число пользователей и длительность конференции они рассчитаны, какой объем информации на них можно загрузить, потребуется ли от участников установка дополнительных программ и плагинов, имеется ли опция записи видео и аудио, а также другие технические возможности.

  • Выбор даты и времени

Не забудьте заранее оповестить вашу аудиторию о том, когда и во в какое время состоится конференция. При выборе помните о часовых поясах – ведь среди участников могут оказаться люди не только из других городов, но и других стран.

  • Подготовка материалов

Подготовьте всё необходимое – иллюстрации, таблицы, документы, презентации. По сути, по сравнению с привычными конференциями здесь ничего не меняется, однако опять-таки следует учитывать технические характеристики платформы.

  • Проверьте готовность площадки

Заранее протестируйте качество звука и видео на выбранной платформе. Это абсолютное must do для онлайн-конференции вне зависимости от ее масштаба.

  • Проверьте свою готовность

Невероятно, но порой к срыву онлайн-мероприятия может привести даже такая мелочь, как не вовремя севший ноутбук или отсутствие зарядного устройства. Возможность таких форс-мажоров следует исключить.

Photo Photo

Во время онлайн-мероприятия

  1. В начале видеоконференции обязательно убедитесь, что у участников нет проблем с трансляцией звука и видео. Проверка поможет избежать технических накладок, и вашей аудитории не придётся отвлекаться по ходу мероприятия.
  2. Начните с позитивной ноты! Ёмкое вступительное слово поможет определить ожидания участников от конференции, вовлечёт их в процесс и настроит на нужный лад. Это особенно важно сейчас, когда из-за зашкаливающего уровня стресса и информационного шума многим людям сложно отвлечься от угнетающих мыслей и переключиться на рабочую волну.
  3. Отслеживайте активность аудитории. Мы бы рекомендовали привлечь к онлайн-конференции двух наблюдателей-модераторов. В обязанности одного войдут технические аспекты, а другой будет заниматься мониторингом вовлеченности участников и поступающими от них вопросами.
  1. Помните о важности коммуникации. После каждого блока информации обязательно уточняйте у гостей, всё ли им понятно, и отвечайте на возникшие вопросы. Участников с наиболее интересными вопросами нелишним будет подключить к трансляции и дать им высказаться. Стимулируйте гостей делиться своими мыслями, обращайтесь к участникам по имени, позволяйте прерывать себя. Словом, делайте всё, чтобы конференция оставалась конференцией, а не превращалась в онлайн-лекцию.
  1. Не бойтесь делиться личным опытом! Совет, рабочий для любых форматов конференций. Ведь ничто так не вовлекает аудиторию, как рассказ спикера о собственных взлётах, ошибках и пробах.
  2. Объясните гостям, как и где они смогут получить доступ к нужному контенту после окончания конференции. Будет ли это привычная e-mail рассылка, использование облачных сервисов или загрузка напрямую с платформы конференции.

Платформы для видеоконференций и онлайн-встреч

Photo

Браузерная платформа ClickMeeting – позволяет проводить вебинары, видеоконференции и обучающие тренинги. В переговорной комнате могут одновременно работать четыре докладчика. На одном мероприятии присутствуют до 5000 слушателей. Спикер получает широкие возможности для работы с аудиторией. Платформа собирает информацию об участниках, мероприятиях и оформляет подробные отчеты для клиентов. Сервис ClickMeeting можно бесплатно тестировать на протяжении 30 дней. Этого хватит, чтобы объективно оценить возможности платформы.

  • Прямые трансляции в YouTubeLive – наиболее очевидный и простой инструмент. Подкупает простотой доступа и различными полезными функциями, например, чатом и разделом статистики. Кроме того, с помощью YouTube можно легко поделиться вашим эфиром с пользователями в других социальных сетях. Важно лишь учесть, что для проведения трансляции необходимо подать заявку. На ее рассмотрение уйдет около суток.
  • Zoom – один из современных лидеров в области конференцсвязи. Подходит для проведения видеоконференций, онлайн-встреч и групповых чатов. Максимальное количество участников в бесплатной версии – 50 человек. Явным преимуществом Zoom является его скорость и стабильность связи: он способен работать на меньшем объеме оперативной памяти. Поддерживает проведение трансляций с мобильных устройств, обмен документами, аудиофайлами и изображениями, а также работу с Google Диском, Dropbox и Box.
  • WebEx – одна из наиболее востребованных в мире платформ для поддержки видеосвязи, принадлежащая компании Cisco. Подойдёт как для организации масштабных онлайн-конференций, так и для проведения совещаний и тренингов внутри компании. Уделяет большое внимание кибербезопасности. К слову, представители Cisco уже заявили о рекордном росте числа пользователей в условиях пандемии и о готовности поддерживать стабильную работу своих сервисов. Впрочем, за стабильность, конечно, придётся платить. Цены на услуги WebEx могут показаться «кусачими», особенно для малого бизнеса.
  • Webinar.ru – площадка с широким функционалом, позволяющая проводить конференции любого масштаба численностью до 10 тыс. человек. В зависимости от цели мероприятия, будь то обучение, маркетинг или бизнес, можно использовать разные пакеты услуг. Поддерживает различные типа документов, возможность демонстрации рабочего стола, интерактивную доску для рисования в процессе доклада и удобный чат с модерацией вопросов. Есть круглосуточная поддержка. Также можно воспользоваться помощью при подготовке мероприятия, включая автоматическую рассылку уведомлений участникам, мониторинг поведения участников во время конференции, подключение и анализ Google Analytics и Яндекс.Метрики.
  • Webinar от Мегафон – платформа для проведения онлайн-конференций, презентаций и тренингов от одного из лидеров рынка мобильной связи России. Участие в мероприятиях могут принимать до 1000 пользователей одновременно. Из полезного – виртуальная «доска для рисования», функция опросов и голосований, обмен файлами и функция демонстрации рабочего стола. Мероприятие можно также записать в высоком качестве и сохранить для дальнейшего использования. На время пандемии МегаФон предоставил компаниям возможность бесплатно пользоваться некоторыми пакетами услуг для проведения вебинаров и онлайн-конференций.
  • Proficonf – сравнительно молодой, но уже успевший зарекомендовать себя сервис видеоконференций. Бесплатная версия позволяет проводить конференции продолжительностью до 45 минут и с числом участников до 25 человек. Платная версия поддерживает до 250 участников. К плюсам относятся простой и удобный интерфейс и HD-качество видео. Кроме того, платформа работает на базе браузера, не требуя от участников установки каких-либо дополнительных плагинов.
  • TrueConf – платформа от российских разработчиков, лидирующая на рынке видеоконференцсвязи в Восточной Европе. Подходит не только для проведения конференций, но и для работы в корпоративных сетях с поддержкой видео UltraHD. Программное обеспечение TrueConf совместимо с популярными западными сервисами – все тем же Zoom Meetings или Cisco Webex и позволяет подключаться к проходящим на них конференциям из «родного» клиентского приложения.
  • GoToMeeting – сервис для проведения онлайн-встреч и конференций с неограниченным количеством мероприятий по фиксированному тарифу. Поддерживает демонстрацию презентаций, совместную работу над документами, рассылку приглашений, а также запись мероприятия и его воспроизведение. Минус – отсутствие русскоязычной поддержки.
  • Whereby– простой и интуитивно понятный сервис для организации небольших видеовстреч. Не требует предварительной регистрации участников – им достаточно перейти по присланной ссылке. В платной версии поддерживает до 50 участников, запись и загрузку мероприятия.
  • Jitsi Meet – еще одно простое решение, когда онлайн-встречу нужно провести «прямо сейчас», а на подготовку чего-то более масштабного нет времени. Работает на разных устройствах и с любыми браузерами, не требуя ни дополнительной регистрации, ни загрузки. Число участников в чате неограниченно. Из полезного – функция показа рабочего стола, работа с общим документом и возможность транслировать свой чат в YouTube. Из минусов – отсутствие записи аудио и видео встречи.

Кстати, мы рассказывали, каким может быть онлайн-форум

Photo Photo

Напоследок, 7 сервисов, которые будут полезны при переходе на «удалёнку»

Hangouts Meet – популярный сервис для обмена сообщениями и онлайн-конференций. Есть возможность организации групповых видеочатов до 100 человек. История чатов синхронизируются между устройствами пользователей. Кстати, на время пандемии коронавируса Google сделал бесплатным доступ к функциям премиум-аккаунта Hangouts.

Microsoft Teams – корпоративный сервис, включающий в себя чат, заметки, встречи и календарь. Входит в пакет Office 365 и по корпоративной подписке все его функции доступны без дополнительной платы. Есть функция проведения корпоративных семинаров численностью до 5000 человек и прямых трансляций собраний.

Skype – классика жанра. Самый очевидный вариант для видеокоммуникации внутри небольшой компании. Бесплатная версия поддерживает видеозвонки с участием до 50 человек и совместным использованием экрана.

Slack – корпоративный мессенджер с каналами для личных и деловых переписок. Возможность интеграции с десятками сторонних сервисов, включая Google Hangouts, Google Drive, Dropbox, Twitter, Trello и другими. В первую очередь, хорош тем, что у сотрудников в нем нет никаких сторонних каналов и чатов кроме рабочих. Поэтому продуктивность будет значительно выше, чем при использовании обычных мессенджеров.

Trello – сервис для организации дистанционной работы в команде. Удобен для создания задач, которые размещаются в виде карточек на систематизированных по темам досках.

Discord – голосовой мессенджер с текстовым чатом. Изначально был разработан для геймеров, но и для решения бизнес-задач тоже будет полезен.

Glip – инструмент для управления командными задачами. Объединяет в себе чат, возможность обмена файлами, календари и расписания.

Как долго продлится пандемия коронавируса, сказать пока не решается никто. Но одно понятно уже сегодня – мир стремительно меняется, и вряд ли станет прежним. Поэтому бизнесу не стоит воспринимать новые реалии как нечто временное. Извлеките из них максимум пользы для своего дела, не скатываясь в хаос и не поддаваясь панике.


08.04.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности