Идеальный ивент менеджер? Да-да, я существую!

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Ивент индустрия – это прежде всего люди. Люди, которые делают события. Здесь и «самоучки» из прошлого века, и наивные Z-ивенторы, которые искренне верят в образ креативной профессии. Но от всех требуется дотошная техничность и опыт в менеджменте, а иногда – знания искусствоведа и психолога. Хорошим организаторам не присуща лишняя гордость, зато в обязательном порядке свойственно чувство юмора.

Наш постоянный автор, директор по маркетингу и развитию ГК НЕОЛАНТ и основатель ЭКСПОшколы Елена Конвисар рассказывает о компетенциях, которыми пока обладают лучшие профессионалы. А мы уверены, что уже завтра они станут базовыми требованиями к любому соискателю в сфере ивента.

Speaker

Елена Конвисар,
директор по маркетингу и развитию ГК НЕОЛАНТ и автор ЭКСПОшколы

Ивентор – профессия синтетическая, требующая владения очень разными навыками. Но есть определённые компоненты, при отсутствии которых ивент менеджера нельзя назвать профессионалом.

Ремесло на кончиках пальцев. О базовых навыках.

Я ставлю владение техническими азами ремесла на первое место. Если без креатива деловое мероприятие ещё может состояться и быть успешным с точки зрения бизнес-результатов, то небезупречные логистика или сервис на площадке чаще всего пойдут не в плюс, а во вред бизнесу.

А логистика и сервис – это то, что легче всего описать в виде чек-листов и регламентов. Именно они для меня – основа ремесла, как собрание многократного опыта, реестр всех уже совершённых ошибок и концентрат полезных находок. Именно поэтому наши многочисленные стажеры говорят, что за месяц практики у нас узнали о профессии больше, чем за годы учёбы в институте. Потому что институт даёт знания, а мы – навык! Прелесть регламентов для бизнеса в том, что при их наличии мы можем очень быстро погрузить ассистента в задачу – и он может начать выдавать результат буквально в тот же день. А через месяц – уже иметь востребованную профессию логиста в руках.

И, забегая вперед, лично я считаю, что отрасли не хватает обучения именно азам. Потому что мы – индустрия самоучек, рождённых в СССР - и я в том числе. Мы все проскочили этап погружения в основы ремесла и начинали, сразу делая сложные мероприятия, не успев отточить базовые технические навыки до автоматизма.

Какой базой нужно владеть?

  • Техническое и ИТ-обеспечение мероприятий – от проекционной техники и звука, до электронной регистрации и мобильных приложений.
  • Дизайн и эргономика пространств, мебель, застройка, производство декораций
  • Транспорт, логистика, кейтеринг
  • Полиграфия, сувениры, подарки
  • Визовая поддержка, протокол, безопасность и так далее, в зависимости от типа мероприятия.

Когда организатор не имеет ремесла, въевшегося в кончики пальцев, то в погоне за креативом как раз и упускает базовые составляющие мероприятия, а на фоне масштабных декораций нам в лицо буквально кричат досадные мелочи.

Творческие задатки. Ищите людей с хорошим вкусом.

При взгляде со стороны может казаться, что ивент менеджер – креативная профессия. С таким наивным представлением в неё приходит большинство молодых людей. Но мы с вами знаем, что по большей части это скучная, рутинная, к тому же грязная и физически тяжёлая работа, основанная на табличках, планах, занудном выяснении деталей и секвестировании рисков. И сопряжённая с ранними подъемами, перетаскиванием тяжестей и собственноручным мытьём полов при необходимости. А основная доля креатива достаётся идеологам мероприятия, а не его исполнителям.

Но в то же время, ивентор обязан обладать чувством вкуса и стиля, уметь видеть цвет, форму, линию пространства и плоскости, чтобы воплощать творческие задумки креативной команды и не разрушать концепцию события неуместными деталями.

Я довольно долго шла к этому, но через многократную боль разочарований убедилась, что плохой вкус – это профнепригодность для ивентора. Это как человек без музыкального слуха в оркестре. Он искренне не понимает, что он делает не так и почему вы злитесь на эту жеваную скатерку на сцене или переполненные мусорки на кофе-брейках. Потому что для него это норма, а не нонсенс, ему так красиво и ему так порядок. И если уже на собеседовании вы видите, что человек не умеет оформлять свою внешность уместно и гармонично – знайте, он не сможет выигрышно преподнести и компанию – вашу или заказчика.

Об умении договариваться и стрессоустойчивости

Бюджетировать проекты должен уметь каждый ивент менеджер, это не обсуждается. Но ожидаете ли вы от него поиска финансирования, например, через спонсоров, партнёров или государственные гранты? Приветствуете ли вы умение торговаться с подрядчиками или договариваться о бесплатных бонусах с площадкой?

Умение договариваться – в принципе важнейший навык в любом бизнесе. А для этого нужно уметь встать на место другого, понимать рыночную ситуацию, найти вариант win-win. И, идя навстречу заказчику или подрядчику, не упускать и свою выгоду.

Далее, ожидаете ли вы от работника, что он лично будет исполнять все работы или же выступит менеджером проектов и будет нанимать внешние компании или частных подрядчиков на организацию мероприятий? Тогда ему нужно уметь их выбирать, формировать технические задания, планировать, делегировать и контролировать. В любом случае базовые знания по управлению проектами нужны – работает он в одиночку или с исполнителями.

Умение оттачивать процессы и логистику, оптимизировать бюджеты и сроки, защищаться от рисков – полезный в вашем бизнесе навык. При прочих равных вам выгоднее тот, кто может делать больше, быстрее и дешевле – без потери качества и эффекта.

Дополнительным плюсом будут навыки не только управления, но и влияния – то есть умение добиваться от людей нужного результата тогда, когда у тебя нет реальных рычагов давления. Да и просто умение нравится очень разным людям – от грузчика до генерального директора – поможет вашему сотруднику разрешить многие вопросы быстрее и дешевле.

Чем занят ивент менеджер во время мероприятия? Работает один за десятерых – немного хостес, немного уборщица и официант в одном лице, немного кризис-менеджер, много – переговорщик, часто – массовик-затейник и фотограф. Ему нужно быть готовым подхватить любую задачу и решить любую проблему. Ведь площадка мероприятия – это минное поле. Поэтому здесь нет места гипертрофированному чувству собственного достоинства. И, конечно, важно уметь работать под давлением и сохранять трезвость суждений. Ведь как бы хорошо вы не готовились, неожиданности случаются всегда.

Фото

Человек Возрождения. Зачем ивентору история искусств?

Для меня хороший ивент менеджер должен обладать широким кругозором и иметь личный опыт, скажем так, «красивой жизни», чтобы уметь воссоздать её для гостей мероприятия. Именно поэтому в ассистенты я бы рекомендовала брать «девушек из хороших семей». Они с детства путешествовали, видели мир во всем разнообразии культур, их водили по музеям, театрам, ресторанам, обучили этикету, им успели привить хороший вкус, дали попробовать хороший алкоголь. У них уже наработана очень нужная в профессии культурная эрудиция, насмотренность и чувство уместности.

Во взрослом состоянии формировать эти качества придётся в ускоренном темпе с дополнительными усилиями. А для этого нужно быть заинтересованным и жадным до жизни. Изучать искусство, в том числе современное и уличное, путешествовать, заниматься спортом, дегустировать кухни и развлечения, бывать на фестивалях, смотреть кино и спектакли. Всё это – источник вдохновения, в том числе и для бизнес-мероприятий.

И для меня странно, когда наши молодые менеджеры не знают и не хотят знать историю искусств. Кстати, этот предмет я бы точно включала в программу высшего образования по событийному маркетингу.

Мы живём в эпоху постмодернизма, где всё придумано до нас, надо просто загрузить в себя визуальный и телесный опыт человечества, чтобы в нужный момент из своей внутренней картотеки извлечь максимально подходящий под задачу образ или создать комбинацию. Тем более никто и не ожидает от вас всепланетных художественных прорывов на рядовом подмосковном корпоративе, не так ли?

Ну, и необходимое для выживания в профессии качество, это, конечно, чувство юмора, причём часто злого и чёрного. Когда всё идёт не так, или напряжение в команде грозит взрывом, спасёт способность высмеять себя, коллегу, подрядчика или заказчика.

Об ориентации на бизнес-результат и заботе о людях

Ни один ивент не создаётся ради него самого, за ним всегда стоит какая-то задача. Но это не всегда бизнес-цель компании-заказчика – иногда это реализация личных амбиций её руководителя или творческих – исполнителя. Иногда – желание поразить западное руководство, иногда – просто реализовать заложенный бюджет, а то в следующем-то году урежут.

Часто заказчик не смеет признать эти цели вслух, часто – не в состоянии их сформулировать, а если и ставит цели, то не может подобрать адекватные KPI.

И это, пожалуй, главная особенность российского ивент рынка – мы до сих пор плохо считаем. Но долго это не продлится – тучные времена закончились, идёт волна банкротств в разных отраслях – выживут только те, кто умеет считать.

Если мы не формулируем цель и не доносим её до команды – внутренней и внешней – это заканчивается тем, что каждый ставит перед собой личные цели – в разбеге от поскорее отмахнуться до наворовать. И то, что получается в итоге – это непривлекательный и неэффективный конгломерат из чаяний людей, не заинтересованных в результате для заказчика ивента.

Лично мне хотелось бы работать с людьми, которые умеют работать на поставленную цель и умеют сопоставлять принимаемые ими решения с конечной задачей. Это позволяет снизить административную нагрузку – вам не нужно контролировать людей по мелочам, они в состоянии решать задачи на своём уровне ответственности, не транслируя её наверх.

С другой стороны, мне бы хотелось, чтобы, ориентируясь на решение серьезных бизнес-задач компании, ивент менеджер не забывал о людях и их человеческих потребностях. Забота – это важнейшее качество, которое я ищу в сотрудниках. Почему? Потому что оно тоже напрямую работает на бизнес! Приходилось ли вам слышать от своих менеджеров рассуждения в духе «зачем мы будем тратиться на ланч для участников, они же на мероприятие не есть пришли»? Нужно понимать, что мы кормим посетителей ровно для того, чтобы не выпускать из поля мероприятия и тем самым их не терять. Это типичный принцип Икеи – детская комната и ресторан нужны для того, чтобы люди провели в магазине как можно больше времени и больше купили. Точно так же нам надо, чтобы участники провели больше времени с нами, услышали и «купили» больше идей. И для этого нам нужно обеспечить им максимальный физический и эмоциональный комфорт – чтобы ничто не отвлекало людей от нашего потрясающего контента.

Именно на этом основан мой авторский метод бизнес-хюгге – умение через опыт пребывания в нашем пространстве создать нужное для нашего бизнеса впечатление в умах гостей. Скучные, неудобные мероприятия продают плохо. А все посетители деловых мероприятий хотели бы если и инвестировать своё время, то именно в безупречно организованные, стильные, комфортные и полезные события.


04.09.2019

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки премии продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности