Как обработать базу контактов, чтобы достучаться до участников перед мероприятием

Среди тех, кто зарегистрировался на мероприятие, всегда есть сомневающиеся: им интересно, но лень, дорого, некогда. Эти люди придут, только если организатор их дополнительно «подогреет».

При этом неясно, как связаться с некоторыми участниками: они оставили в анкетах телефоны с опечатками, одноразовые емейлы, неизвестные почтовые адреса. Непонятно, что это вообще за люди.

Мы в DaData.ru знаем, как сделать из плохих данных хорошие, и расскажем об этом в статье. Вы узнаете, как обработать базу контактов, найти канал связи с каждым участником и привлечь на мероприятие тех, кто колеблется.

Почему важно работать с контактами

Я часто заполняю анкеты в онлайне кое-как:

• отвлекаюсь, потому что мне пишут в фейсбуке;
• ленюсь, потому что в номере телефона слишком много цифр;
• скрываю емейл, потому что боюсь спама.

В интернете все торопятся, поэтому не особенно следят за тем, как пишут

Организатору мероприятия лучше сначала поработать с моей анкетой, а потом уже звонить, писать электронное письмо или смс.

Правильно обратиться — простая, но важная задача. Если письмо начинается со слов «Здравствуйте, maxim», я понимаю, что отправителю нет до меня дела. Я для него — строка в Excel, а не живой человек.

Безличное приветствие «Добрый вечер» спасло бы ситуацию, но отправитель не проанализировал имя.

Чтобы сообщение было «теплее», в имени исправляют опечатки и переписывают его кириллицей. Затем по имени определяют пол, чтобы уйти от канцелярского обращения «Уважаемый(ая)».

Найти канал связи со мной — сложнее.

Сначала номер стоит переписать так, чтобы его было удобно набирать. Мой телефон (423) 232.12.94 превратится в +7 423 232-12-94.

Хорошо бы перед звонком определить мой часовой пояс. +7 423 232-12-94 — телефон во Владивостоке, где время на 7 часов опережает столичное. Если организатор позвонит в 16:00 по Москве мне во Владивосток, я буду не очень расположен к беседе, потому что уже сплю.

А еще на номер +7 423 232-12-94 бесполезно отправлять смс. Я не получу сообщения, потому что это городской телефон.

Теперь посмотрим на мой email tirovida@binka.me. Кажется, с ним все в порядке, но это ошибка: я написал в анкете одноразовый адрес. Такие емейлы живут по 10—30 минут.

В интернете много сайтов с одноразовыми емейлами. Чересчур много, чтобы вручную составить черный список

Почтовые адреса — большая проблема, потому что люди пишут их как хотят. Я оставил адрес «ПЫШМА уральских рабочих 37, оф 22», но с ним нельзя идти на почту или в курьерскую службу. Посылку или письмо не примут.

Адрес можно восстановить, если есть немного эрудиции и время. Тогда строка «ПЫШМА уральских рабочих 37, оф 22» превратится в «624090, Свердловская обл, г Верхняя Пышма, ул Уральских рабочих, д 37, оф 22».

Итак, если организатор изучил мои контакты, вот что он знает про способы связи со мной:

• звонить нужно с учетом времени во Владивостоке;
• бесполезно писать электронные письма и отправлять смс;
• письмо можно отправить в офис в Верхней Пышме Свердловской области.
   

Какими способами чистят базу

Ручная чистка контактов — старый, проверенный способ. Не видел статистики, но уверен: большинство ивент-агентств идет по этому пути.

Ручная обработка понятна, к ней не нужно привыкать. Опечатки видны на глаз, пол проставляют по имени. Телефон проверяют через kodcity.ru, а полный адрес ищут в ФИАС.

Плохо, что такая проверка слишком медленная. Еще хуже, что она ненадежна: исполнитель быстро устает от монотонной работы и ошибается. Результат нужно перепроверять.

А еще за ручную проверку придется платить. Сэкономить и отдать работу фрилансерам, которые работают за копейки — опасная затея. Никогда не угадаешь, где потом всплывет твоя база данных.

Чистка данных макросами в Excel — способ посовременнее.

Макрос — это программа, которая мгновенно «пробегает» по файлу и исправляет записи. Макросу не нужно платить, он не устает. При этом данные остаются у организатора, поэтому их не украдут.

Проблема в том, что написать макрос не каждому по силам. Даже сильный программист не предусмотрит всех проблем с данными, поэтому макросы приходится постоянно дополнять.

Правки для макроса придумывают в ответ на новую ошибку. Чем больше возраст макроса, тем лучше он исправляет имена, телефоны, емейлы, адреса

С некоторыми задачами excel-макрос вовсе не справится. Например, не распознает пол по имени и фамилии, потому что понятных программе критериев не существует.

Макрос испортит базу, если его запрограммировали с ошибками. Самые коварные ошибки проявляются только от случая к случаю, поэтому их сложно исправить. Если не дублировать каждую базу перед проверкой, можно внезапно потерять все контакты.

Онлайн-сервисы для обработки контактов берут excel-файл, чистят его, добавляют дополнительную информацию и возвращают владельцу. Такие сервисы почти не используют в ивент индустрии, зато они популярны в банках, колл-центрах, емейл-маркетинге.

В результатах есть все, чтобы связаться со мной. Видно, когда звонить и стоит ли отправлять смс. Машина отметила одноразовый емейл, хотя даже Google не знает ничего плохого про адрес@binka.me

Если вписать данные на сайте DaData.ru, машина обработает их бесплатно. А можно загрузить excel-файл с контактами, тогда проверка каждой записи обойдется в 5—10 копеек.

Человек со справочниками и долей эрудиции тоже найдет точный адрес, но машина сделает это быстрее

Онлайн-сервисы не подойдут организатору, который принципиально против передачи базы на сторону. В ивент бизнесе это встречается, потому что контакты — критически важный ресурс.

В договоре должно быть четко прописано, как онлайн-сервис хранит и передает данные

Машина не избавит от ручной проверки на 100%. Например, не распозна́ет адрес «8 Марта 1 12», потому что это может быть и «1-я ул. 8 Марта, д. 12», и «ул. 8 Марта, д. 1, кв. 12». Из 100 контактов 5—10 останутся для ручной проверки, зато с остальными можно работать сразу: отправлять емейлы, звонить, рассылать смс.

Пусть с контактами работает машина

Главная мысль этой статьи: отдайте монотонную работу машине. Не тратьте свое время и не жертвуйте качеством данных:

• автоматически можно исправить любой компонент контактной информации: имя, телефон, емейл, почтовый адрес;
• из контактной информации, записанной в самой общей форме, машина получит новые данные: пол человека, тип телефона, часовой пояс, GPS-координаты;
• машина легко найдет подозрительных участников.

Максим Пименов, редактор DaData.ru