Как подобрать кейтеринг для мероприятия? 10 hot-points, которые нужно обсудить с выездной банкетной службой

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Любое мероприятие – деловое или развлекательное – не обходится без кофе-брейков, обедов, фуршетов или банкетов. Иногда на площадке есть качественный ресторан, который позволяет организаторам минимизировать головную боль касательно питания участников на мероприятии. Но так бывает далеко не всегда. Как подобрать кейтеринговую компанию с качественным сервисом, вкусными блюдами? Какие вопросы нужно задать потенциальному подрядчику? Что ему важно знать о вашем мероприятии, чтобы составить интересное коммерческое предложение? Свои советы дает Кирилл Погодин - основатель проекта CateringConsulting.ru, учредитель премии «Кейтеринг года», вице-президент Федерации Рестораторов и Отельеров по вопросам кейтеринга, автор программы аккредитации профессиональных кейтерингов Catering Professional

  1. Площадка

Грамотно проведённое мероприятие – это, конечно, успех, но оно может не состояться, если те, кто причастен к этому успеху, не обеспечены комфортабельной рабочей зоной. Профессиональный кейтеринг всегда запросит тестовый выезд на площадку, чтобы с ней ознакомиться. Поэтому имея в плане несколько площадок, обговаривайте каждую из них с кейтерингом, а еще лучше покажите воочию - проведите техническую встречу. Кейтерингам, чтобы составить грамотное коммерческое предложение и план мероприятия, стоит знать, где и как стоит разместить персонал, рассчитать, сколько этого персонала потребуется.

Если подрядчик никуда не едет и выдаёт вам сразу готовое КП – это повод хорошенько задуматься над профессионализмом выбираемой компании.
  1. Идея

Выбрав площадку и приступив к более подробному выбору кейтеринга не стоит начинать поиск с опроса коллег и друзей. Каждое мероприятие у каждой компании – индивидуально (подробно об этом – чуть позже), а потому основа и целостность мероприятия – это исключительно ваша приоритетная задача. Вы определяете, какова концепция вашего мероприятия, сколько будет гостей, чем и как будете кормить гостей. Имея на руках хотя бы эти первичные данные, не бойтесь обговаривать их с различными службами. Профессиональная компания ищет не просто большой заказ и как следствие большой профит, но успех этого мероприятия для поддержания своей репутации на бурно конкурирующем рынке. Очевидно, что если мероприятие провалится и вызовет негатив, то он обойдётся не только в деньги и нервы заказчика, но и в репутацию банкетной службы.

  1. Деньги

Грамотно рассчитывайте бюджет, как бы банально это ни звучало. И также не бойтесь его озвучить компании – на рынке давно сформировались понятных три категории: эконом, средний класс и люкс. Имея на руках цифры, вы сразу дадите понять, сможете ли вы и кейтеринг, не экономя, провести отличное мероприятие.

Если кейтеринговая служба юлит с цифрами, даёт слишком расплывчатый итог или пытается выйти за пределы своей ценовой категории – это повод задуматься о смене подрядчика.
  1. Опыт

Кирилл Погодин,
основатель проекта CateringConsulting.ru, учредитель премии «Кейтеринг года»

На сегодняшний день только в Москве насчитывается более 250 кейтеринговых компаний и выбрать себе подходящую хотя бы из 20-30 кейтерингов по своему бюджету весьма проблематично. Поэтому следует обратиться к экспертному и квалифицированному мнению, благо и такие услуги есть на рынке. Одним из критериев добросовестной работы компании может быть аккредитация экспертной комиссии, например, Catering Professional, в которую входит только «мастодонты» кейтерингового рынка. Не стоит обращаться к компаниям, которые не то что не аккредитованы, но и вообще неизвестны в экспертных кругах.

  1. Детали

Сократив выборку до минимума, начните вникать в детали. Не забывайте, что основа всей организации – это вы, а значит, ваше видение, ваша картинка в голове – это первичный фактор всего построения мероприятия. Компромиссы в данном случае могут оказаться губительны и привести к неприятным казусам, поэтому старайтесь удерживать свою позицию в максимальной степени. Помните, что кейтеринг несёт риски качественные и репутационные, вы же понесёте всю организационную и финансовую ответственность. И было бы неплохо, если кейтеринг тоже будет это учитывать (желательно юридически), а не тянуть одеяло на себя при организации, но прятать голову в кусты при первых же проблемах.

«В индустрии кейтеринга долгое время фактически вообще не было собственного отраслевого мероприятия, и когда в 2011 году наши партнеры предложили идею проведения отраслевой премии, мы решили воплотить ее в жизнь», - рассказывает Кирилл Погодин о премии Кейтеринг года
  1. Репутация

Выбирая между несколькими компаниями, обратитесь к отзывам, от которых пришлось отказаться в начале. Изучите портфолио, попробуйте узнать, нет ли в нём пробелов или приукрашиваний, просмотрите партнёров и поставщиков компании.Одним из показателей успешного кейтеринга – это имя его руководителя, которое для вашей профессии не должно звучать пустым звуком. Каждый профессионал event-индустрии знает имена ведущих российских кейтереров, пусть они даже будут ему не по карману. Поэтому не бойтесь навести справки и изучить профильные издания и сайты. Как говорилось в четвертом пункте - не стоит полностью доверять компаниям, о которых вы не можете найти информации. Да, бывают и новички на этом рынке, о которых сложно что-то найти, но тогда и отношения надо выстраивать соответствующие.

  1. Математика

Кейтеринг, несмотря на свою гастрономическую оставляющую, не лишён простых чисел. Так одним из стандартов любого мероприятия, является расчёт 10 гостей на один метр, 2 бармена на сотню человек и т.д. Было бы неплохо, если кейтеринг познакомит вас с такими вещами. Ну а заказчику стоит знать такое заведомо, чтобы, в случае чего, не предстать перед кейтерингом полным профаном и не стать жертвой недобросовестного обслуживания.

Кейтеринг, несмотря на свою гастрономическую оставляющую, не лишён простых чисел. Так одним из стандартов любого мероприятия, является расчёт 10 гостей на один метр, 2 бармена на сотню человек
  1. Ответственность

Каким бы хорошим ни был кейтеринг, не перекладывайте на него всю ответственность. Как мы говорили выше – каждое мероприятие индивидуально, а значит исполнителю нужно будет составить индивидуальное коммерческое предложение с учетом количества гостей, масштаба, формата мероприятия, логистики, количества персонала и множества других факторов. Обговаривайте меню, его сезонность, совместимость подаваемых блюд, расчёт еды на каждого гостя и, конечно же, подсобные пространства, чётко и успешно отделённые от зала, но при этом не отражающиеся на оперативности работы официантов с залом. Каждый уважающий себя кейтеринг всегда даст ответ по каждому из пунктов – это его первичная задача.

Обговаривайте меню, его сезонность, совместимость подаваемых блюд, расчёт еды на каждого гостя и подсобные пространства, отделённые от зала
  1. Неудобные вопросы

Всегда есть форс-мажоры, вопросы, которые будут задавать вам, и которые не должны бояться задавать вы. Куда будет деваться грязная посуда, чтобы гости не сидели среди грязных тарелок?Когда официантам нужно будет удалиться из зала? В какой момент вообще весь персонал должен вести себя тише воды и нижу травы? Это всё нужно обязательно обговаривать, чтобы не возникло конфликтов уже непосредственно на самом мероприятии. Это также обоюдная ответственность – ваша задача обеспечить все пути отхода, задача кейтеринга – всё это соблюсти.

  1. Результат

Не бойтесь. За этим простым советом скрывается многое. Помните, что все ваши запросы у нанимаемого кейтеринга – это дело совершенно нормальное. Особенно это касается тех, кто займётся этим впервые. Любой уважающий своё ремесло кейтеринг знает прекрасно, что организация мероприятия – процесс очень нервный, и в отношении с клиентом весь накал должен быть сведён к простому коллегиальному диалогу, который поможет выстроить не только понимание и успешное мероприятие, но и заложить фундамент для будущего сотрудничества.

Фото на превью: Flickr, SKL.Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.


29.03.2017

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда событий среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности