6 вопросов поставщику тентовых конструкций от организатора мероприятия

И к установке тента нужно подходить серьезно – проблемы в процессе подготовки или недопониманиемежду сторонами могут привести к аварийным ситуациям, штрафам и другим потерям. Задайте несколько вопросов для того, чтобы уменьшить риски и гарантировать успешную и беспроблемную установку тента на улице. Event LIVE делится со своими читателя опытом зарубежных организаторов мероприятий, компаний Stamford Tent & Event Services и Dome Guys

1. Получены ли разрешения на выполнение работ?

Получить разрешения на выполнение работ – крайне важно, но эту задачу не обязательно выполняет сторона-установщик, так что не считайте этот пункт выполненным по умолчанию. Вице-президент по продажам и маркетингу компании Stamford Tent & Event Services Рик Бисесто говорит, что компания по установке тентов подает документы на регистрацию, но не всегда, поэтому организаторы должны этот факт проверять. «Если установка тента разрешена, то пожарно-технический эксперт проверит его на соответствие необходимым стандартам и удостоверится, что тент сделан из огнеупорного материала». По его словам, разрешение может дорого стоить, но без него мероприятие могут запретить, а организаторам придется заплатить штраф.

Владелец компании Dome Guys Мэтт Очоа добавляет: «Если требования пожарной безопасности не соблюдены, пожарно-технический инспектор может остановить все работы, не принимая во внимание никакие сроки».

2. Есть ли у компании страховка?

Организаторы должны знать, застрахована ли компания, устанавливающая тенты, и на сколько. «Если рабочий получает травму на рабочем месте, вам необходимо, чтобы компания была застрахована, а владелец помещения и организаторы мероприятия не несли ответственность», говорит Бисесто. «Если что-то произошло с оборудованием, вам нужна хорошая страховка, чтобы возместить ущерб, нанесенный другой стороне».

3. Как будет обеспечена надежность тента?

Организаторам необходимо знать, как поставщик собирается гарантировать надежность тента и будет ли она соответствовать спецификациям производителя. «Задавайте вопросы о том, как будет обеспечена надежность тента и будет ли он укреплен кольями в земле», говорит Бисесто. «Тентовые компании могут использовать весовой баланс, но используемые методы достаточно разнообразны. Некоторые компании используют рекомендации производителей, другие хотят сэкономить, но иногда в ущерб безопасности».

Очоа перечисляет факторы, влияющие на надежность тента: «Можно ли для установленного на земле тента вбивать колья на 90 см? Есть ли линии водопровода или электропровода, которые можно повредить при установке тента? Можно ли установить шайбы фундаментных болтов на жестком покрытии?»

Он говорит, что если поверхность невозможно пробить, то организаторы должны рассматривать варианты с весовым балансом с осторожностью. «Кажется, что с водой все просто, но, если контейнер непригоден для транспортировки, от вас могут потребовать, чтобы вы откачали воду в водоочистное сооружение. Если нет крупного источника воды, на наполнение баков может уйти несколько часов. Бетон имеет преимущества, но его транспортировка очень дорого обходится, и обычно требует использования специального оборудования».

4. Будет ли тент доступным?

Задавайте вопросы по поводу доступности тента. «Если планируется использовать приспособления для людей с ограниченными возможностями, то необходимо, чтобы эти приспособления соответствовали нормативам», говорит Бисесто. «Пандусы должны иметь соотношение 30 см в длину на каждые 2,5 см. Скорее всего, вам не придется строить пандус с нуля, а установить правую и левую секции».

Доступность является важным фактором не только с точки зрения логистики, но и гостеприимства. «Вы почувствуете себя настоящим негодяем, если человек с ограниченными возможностями приедет на ваше мероприятие и увидит, что о его нуждах не подумали», говорит Очоа.

5. Как тент подготовлен к непогоде?

Часто организаторы откладывают приготовления на случай дождя до последнего, но к тому времени уже будет поздно что-то серьезно поменять. «Спросите тентовую компанию, есть ли у них план на случай дождя и в чем он состоит», говорит Бисесто. «Компания должна спланировать все заранее, особенно в период наибольшей нагрузки, поэтому сразу задавайте вопросы о подготовке к непредвиденным погодным условиям».

6. Сколько электроэнергии понадобится?

Очоа говорит, что температура внутри тента может быть до 7 градусов выше, чем снаружи. Поэтому организаторы должны удостовериться в том, что у тентовой компании есть план температурного контроля для комфорта посетителей.

Если поставщик тентов обеспечивает отопление, вентиляцию и кондиционирование, то, скорее всего, для работы этих систем необходимы большие генераторы. Размещение этих генераторов, а также логистика, задействованная при перевозке, очень важны для того, чтобы все мероприятие прошло гладко. Например, если грузовиком довезти генератор невозможно, то придется использовать для этого погрузочный кран.

Биесто говорит, что организаторы должны точно передать свои требования к обеспечению мероприятия энергией тентовой компании и другим поставщикам, перечислив все приборы, которые будут использовать электричество. «Если не задать этот вопрос об обеспечении энергией, то существует вероятность того, что генератор может перестать работать».

По материалам www.bizbash.com
Мультиязычный партнер Event LIVE - Бюро переводов "Сфера"