Детали event-конструктора, или Как организовать мероприятие мечты

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Современная event-индустрия – это вселенная, в которой подрядчики и заказчики живут по своим особым законам. Каждое мероприятие уникально, как фигурка из конструктора лего, где одна деталь может поменять все. Рынок услуг в России на данный момент похож на огромный ящик с детскими игрушками, где среди яркого многообразия нужно отыскать те самые детали для идеальной фигурки – мероприятия мечты.

Крайне сложно в одной статье ответить на вопрос «как организовать мероприятие?». Тем не менее, можно дать эффективные рекомендации, на что стоит обращать особое внимание, что может сыграть решающую роль и о чем точно никак нельзя забывать при планировании мероприятия мечты.

Её величество идея

Или ответ на главный вопрос – «Зачем?». Идея является отражением целей и эффекта, которые желают достичь организаторы мероприятия. Даже самое простое, на первый взгляд, мероприятие должно иметь свою идею. «Но не проведете же вы конференцию в стиле пиратов карибского моря!» – скажете вы и будете правы. Нет, не проведем. Не стоит путать тематику мероприятия и его идею. Стиль события – это всего лишь инструмент для поддержания идеи, а идея, в свою очередь, – шаг к достижению цели.

Хорошей иллюстрацией является один из наших кейсов – серия мероприятий для крупной фармацевтической компании. Компания-заказчик является международной и обстановка в мире сильно сказывается на настроении сотрудников. Именно поэтому главным пунктом в брифе к этим мероприятиям была фраза: «Показать, что наша компания – единая и большая семья». Учитывая пожелания, разработали все остальное, а именно: стилистику гостеприимного национального ужина, интерактивы «на сплочение», поддержание и создание новых традиций. Подробнее об этом мероприятии можно прочитать здесь.

Тематика и стиль: нетленные гангстеры и актуалочка

Согласитесь, глупо проводить утренник в детском саду в стиле «СССР» или вечеринку а-ля «Каникулы в Мексике» для компании, где средний возраст сотрудников 55 лет. В погоне за оригинальностью многие забывают о том, что стилистика должна вписываться в общий концепт компании и быть актуальной*. Есть, конечно, несколько универсальных ходов – гангстеры, пираты, ковбои... И как бы безнадежно это не звучало, их можно организовать ярко и необычно! Хотя, как нам кажется, лучше направить свои творческие способности на создание чего-то действительно оригинального и нового.

* Что такое актуально? Это когда с выходом мюзикла «Призрак оперы» в предложениях многих ивент-компаний появилась концепция корпоративного мюзикла. Это когда весь мир ждет нового сезона «Шерлока», играя в «новые давно забытые» тимбилдинги по мотивам любимого сериала. Это когда в преддверии олимпиады в Сочи на церемонию награждения приглашают именитых спортсменов (подробнее тут). Не стоит забывать, актуальность – это не только ориентирование на тренды, но и ориентирование на темы, волнующие каждую конкретную компанию.

Партия сказала «Надо!» – комсомолу стало грустно

В своей практике мы однажды столкнулись с такой ситуацией: менеджер одной компании попросил подготовить концепцию новогоднего корпоратива в определенном стиле, сопроводив просьбу следующим комментарием: «Только сделайте плохо, чтобы ее не выбрали. Эта концепция нравится только начальству, все сотрудники хотят другого»*.

Увы, но в отечественных компаниях регулярно встречаются такие истории – выбирает не целевая аудитория, а непосредственный заказчик. Если уйти от подобного формата принятия решений при подготовке мероприятия (при этом неважно, о каком мероприятии идет речь – маркетинговом или корпоративном), то «отклик» после будет в разы выше, так как каждый участник получил то, чего хотел.

*Совместное планирование может стать эффективным инструментом вовлечения участников в процесс.

Интерактивность и вовлечение

Кстати, о вовлечении! Позвольте гостям мероприятия быть в нем на 100% и результат превзойдет все ожидания. Интерактивность – это залог успеха любого современного ивента. Внимание участника ускользает очень быстро, если ему не дать возможность повлиять на ход событий. Если же он сам создает эти события, верит в «легенду» этого мероприятия и принимает правила игры, то эти впечатления заставят его еще долго рассказывать всем окружающим о произошедшем.

Руками трогать

Так уж устроен человек, что нам хочется все познать на собственном опыте. Вспомните, как расстраиваются дети, когда в музее ничего нельзя трогать руками, а в зоопарке «зверей не кормить».

Часть этой потребности реализуется при условии интерактивности мероприятия, другая же должна быть реализована через детали, фишки и подарки.

Это можно проследить в последних тенденциях европейских свадеб. Молодожены ломают голову, чтобы изобрести как можно более оригинальный подарок для гостей. Это может быть мелочь, но такая, которую больше нельзя нигде найти.

*К примеру, компания TripAdvisor одарила своих партнеров уникальными печеньями с предсказаниями – дешево, красиво, необычно и индивидуально!

Удивляйте

Чем меньше ожидают гости, тем больше им понравится то, что они получат! Представьте ситуацию: вас пригласили на юбилей ваши друзья. Как вы представляете себе это мероприятие? 80% опрошенных нами сказали примерно следующее: «Это будет ресторан, много незнакомых людей, скучные поздравления. Ведущий, хорошо бы он был не очень пошлый. В конце все, скорее всего, сильно напьются и будут танцевать/петь караоке».

Представьте себе свое удивление, когда вы с этими ожиданиями приходите на праздник, а вам выдают защитную одежду, кисти и краски и просят нарисовать граффити-поздравление в честь юбиляров под чутким контролем настоящего художника, угощения сделаны в виде тюбиков с краской, а заканчивается вечер заездом на роликах по городу? Может, вы и не любите рисовать и ролики, но всем своим друзьям об этом точно расскажете.

*Не бойтесь смешивать и изобретать новые форматы. В конференцию можно добавить элементы игры, клиентское мероприятие провести в формате квеста на велосипедах, а презентацию нового продукта превратить в съемки фильма!

В плену социальных сетей

Если все предыдущие пункты соблюдены, то у гостей уже СТОЛЬКО впечатлений, что держать в себе всю эту информацию совершенно невозможно.

Интеграция социальных сетей в структуру мероприятия является неотъемлемой частью современного ивента.

Участники должны иметь возможность «лайкнуть» понравившееся им в реальном времени, выложить фото в инстаграм со специальным хэштегом, поделиться в фейсбуке презентацией понравившегося оратора. Существует множество различных вариантов интеграции социальных сетей в ивент. Одним из ярких примеров этой тенденции служит сайт http://eventstagr.am/, собирающий фото под нужным хэштегом со всех ресурсов и отображающий их в реальном времени.

Техника на грани фантастики

В то время, как весь мир уже бредит выходом 7-го айфона, ни один крупный ивент не обходится без достойных технических решений.

Технические новинки в ивент-сфере – это одна из основ развития бизнеса. 3D-мэппинг, технология дополненной реальности, туманные экраны, лазерные проекции, динамические декорации – это лишь верхушка айсберга невероятных технически возможностей ивента.

Самой яркой, на наш взгляд, иллюстрацией может служить инсталляция в павильоне «Мегафон» на Олимпиаде в Сочи. Технология, удивившая весь мир! А напоследок еще один яркий пример интерактивной технологии.

Удачи и незабываемых ивентов!


25.05.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда событий среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности