Мероприятие в отеле: чек-лист для организаторов

Нет таких агентств и заказчиков, которые бы не проводили ивенты в отелях. Конференции, конвенции, итоговые собрания, цикловые совещания, партнерские мероприятия – любым форматам найдется своя площадка в индустрии гостеприимства. Но не каждая гостиница одинаково справляется с поставленной перед ней задачей. На что обратить внимание? Рассказывает Валерия Морозова, руководитель проекта рейтинга Top 100 Business Hotels. Meetings & Events Service.

Валерия Морозова,
руководитель проекта рейтинга Top 100 Business Hotels. Meetings & Events Service

Менеджер отеля – 99% успеха

Выбирая локацию, первым делом смотрите на сервис. Как показывает опыт, успех мероприятия на 99% зависит от менеджера отеля. Скорость его ответа на письменный запрос не должна превышать трёх дней.

Попросите у менеджера фотографии предлагаемых залов и площадок для мероприятий. Уточните меню кофе-брейков и банкетов/фуршетов. В коммерческом предложении он обязан предоставить полную информацию.

Во время инспекции убедитесь, что представитель отеля хорошо знает всю инфраструктуру и честно отвечает на все вопросы. Попросите его показать номера и залы, отведенные для мероприятия.

Уточните, есть ли в отеле багажная комната и имеется ли возможность ее предоставления для участников события. Это актуально, когда планируется ранний заезд или поздний выезд гостей. Кроме того, многие отели предоставляют услугу отдельной регистрации группы и электронные руминг-листы.

Осматриваем зал

Обследуйте непосредственно конференц-зал. Оцените соответствие его площади заявленной. Для 100 человек и больше необходимо помещение не менее 180 м2. Площадь зала рассчитывается по коэффициенту 1,7-1,8 от количества гостей, так как важно учесть подходы и площадь под рекламные материалы участников: ролл-апы, поп-ап стенды, банеры и т.п.

Какая там мебель? Подходит ли она для вашего события? Мебель должна соответствовать статусу, тематике мероприятия, а иногда и брендбуку заказчика. Например, рассадить сотрудников и гостей Альфа-Банка на синие стулья — это провал. Ну и, главное, мебель должна быть удобной. Если мероприятие подразумевает рассадку театром/классом и длится более часа без перерыва, то стулья никак не могут быть пластиковыми.

Есть ли колонны? Их наличие всегда сокращает площадь рассадки, так как рядом с ними и за ними никого не посадить, — не будет обзора. Для комфорта участников должна работать система кондиционирования.

Проверьте наличие необходимого оборудования, включая проекторы, экраны, микрофоны. Сколько их? Устраивает ли вас качество звука и света? Предоставляется ли компьютер со звуковой картой? Уточните, есть ли у отеля штатный технический специалист, чтобы заблаговременно связать его с сотрудником из своей команды.

Также учитывайте, что если в отеле не хватает звукового оборудования, плазмы, мультимедийных экранов, то чаще всего заказать их можно только у принудительного подрядчика. В противном случае площадка вам выставит большой штраф.

Фуршет на любой вкус

Отдельного внимания заслуживает банкетная служба отеля. Уточните, какие у нее возможности по кухне. Может ли она предоставить кроме традиционного меню безглютеновый и вегетарианский рацион? А если гости захотят чего-то необычного?

Узнайте, сколько официантов будут обслуживать фуршет или банкет. Средний расчет количества официантов на фуршет — 1/18, на банкет — 1/15. Другими словами, фуршет на 100 человек потребует 5-6 официантов, банкет — 7-8.

Сколько будет кофе-станций на фуршетной линии, и какая у них их проходимость? Важно избежать очередей и успеть всех накормить/напоить.

Спросите о возможности дозаказать кофе-брейк или обед в день заезда, увеличив или уменьшив количество.

Что касается алкоголя, то уточните, есть ли пробковый сбор и нужен ли минимальный заказ горячительных напитков. Как учитывается алкоголь клиента: по пробкам или бутылкам. И можно ли открыть бар отеля в ночные часы. На практике пик запросов приходится на 02:00-03:00 часа ночи.

Авансы и штрафы

И самое интересное – условия оплаты. Аванс за аренду залов и размещение в номерах не должен превышать 30% от итоговой суммы, а аванс банкетной части не может быть более 50%. Обычно средства вносятся за один-два дня до мероприятия.

Узнайте, какие условия в вашем отеле. И не забудьте уточнить про штрафы, которые могут взиматься.

Например, в одном отеле крупной сети, где проходило мероприятие, была очень низкая люстра. Когда рабочие заносили реквизит, то поцарапали ее подвеску. Вроде бы недоразумение, но отель выставил штраф на шестьсот тысяч рублей. Только благодаря подключению юриста, службы безопасности и собственному умению вести переговоры команда смогла избежать штрафа.

Чтобы таких ситуаций не возникало, в договоре между вами и вашими подрядчиками необходимо прописать все возможные риски. Для отеля вы конечный исполнитель, и спрашивать будут с вас, а не с третьих лиц.

Самое важное

Учитывая все перечисленные риски, можно сформулировать краткий чек-лист по выбору отеля для делового события.

1. Познакомьтесь с менеджером отеля. Оцените его оперативность и компетентность. Долгие ответы на письма, незнание собственного отеля – это ред флаги. Спросите про багажную комнату, отдельную регистрацию групп, электронные руминг-листы.
2. Проговорите с техслужбами площадки застройку мероприятия. Проверьте заранее, что все оборудование есть в наличии, работает, справляется с нагрузками. Не забудьте разобраться с мебелью, колоннами, системой кондиционирования.
3. Обсудите меню и обслуживание банкета. Сколько точно будет официантов? Можно ли дозаказать кофе-брейк или обед в день заезда? Какие правила по алкоголю?
4. Узнайте про условия оплаты: размеры и сроки внесения аванса. Какие могут быть штрафы?
5. Учтите сменность персонала отеля. В день проведения события проведите повторный брифинг.
6. Поделитесь собственным опытом по организации событий с сотрудниками площадки.
7. Проведите инспекцию. На сутки раньше заселитесь в отель, особенно если он новый, и лично проверьте готовность площадки к мероприятию.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Photogenica.ru. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.