Заявка на грант: как правильно составить смету

Написание понятной и подробной сметы для гранта – ключ к успеху в его получении. Как подойти к этому процессу правильно и не допустить ошибок, рассказывает продюсер «RADI SVETA» Яна Вишневская.

С 2021 года компания получила девять грантов на общую сумму свыше 21 млн рублей. Среди мероприятий с грантовой поддержкой: Международный фестиваль-резиденция современного искусства RADI SVETA BAIKAL, Междисциплинарная лаборатория науки и искусства IZOTOP.LAB, а также Образовательные лаборатории современного театра RADI SVETA в г. Уфа, Тюмень, Казань, Владивосток, Петропавловск-Камчатский.

Яна Вишневская,
продюсер «RADI SVETA»

У каждого фонда есть свой вариант заявки, но везде обязательно есть раздел «Смета» или «Бюджет». Чтобы грамотно его заполнить, важно учитывать:

• последовательность, благодаря которой становится ясна суть проекта,
• четкое оформление заработных плат,
• подробный календарный план,
• фиксацию заявленных количественных показателей,
• обоснование к позициям сметы.

Рассмотрим основные статьи бюджета и лайфхаки по их заполнению.

1. Оплата труда

Необходимо прописать расходы на штатных сотрудников, которые работают в компании-соискателе гранта по трудовому договору. Если к работе на проекте привлекаются самозанятые граждане или просто физические лица (за исключением индивидуальных предпринимателей), то их нужно учесть в отдельном подпункте с указанием услуг, за которые будут осуществляться выплаты в рамках гражданско-правовых договоров. Внесение в смету расходов на узких специалистов покажет экспертам вашу компетентность.

Подпункт «Страховые взносы» заполняется только относительно штатных работников. Премии и социальные выплаты включать в заработную плату нельзя. Налоги на самозанятого и НДФЛ на штатных сотрудников учитываются сразу. В позициях сметы вы прописываете сумму уже с учетом налогов.

2. Командировочные расходы

Необходимо подробно расписать цель, маршрут, стоимость виз, стоимость билетов, продолжительность командировки, суточные расходы на питание и проживание. Данные траты относятся только к сотрудникам, которые работают на проекте по трудовым договорам. Для всех остальных, включая ИП, есть пункт №7 «Расходы на проведение мероприятий».

3. Офисные расходы

Здесь нужно указать среднюю рыночную стоимость аренды помещения и коммунальных услуг, если у компании уже имеется свой офис или вы только планируете его снять под проект. Кроме того, сюда можно отнести оплату телефонной связи, интернета и др.

4. Приобретение или аренда специализированного оборудования, инвентаря и сопутствующие расходы

Самая важная тонкость этого раздела в том, что приобретать оборудование можно только в том случае, если его аренда будет сильно дороже на момент реализации проекта.

5. Разработка и поддержка сайтов, информационных систем и иные аналогичные расходы

В этом пункте прописывается:

• создание сайтов,
• их продвижение,
• SEO- оптимизация.

Также можно указать услуги таргетированной рекламы в социальной сети, которая сейчас доступна. Необходимо указать и бюджет самой рекламы, не пренебрегая заранее продуманной отчетностью.

6. Оплата юридических, информационных, консультационных услуг

Для успешной реализации проекта и дальнейшей отчётности необходимы квалифицированные юрист и бухгалтер. Это поможет вам избежать финансовых неточностей.

Важно подумать и о рекламе с продвижением. В данном пункте сметы могут быть позиции, доказывающие размещение проекта в СМИ. Например, статья в журнале.

В положении Президентского фонда культурных инициатив есть пункт о необходимости прописать медийную рекламу. Таким образом, позиция пиар-специалиста будет максимально обоснованной.

7. Расходы на проведение мероприятий

Это, пожалуй, самый важный и большой раздел сметы. К его оформлению нужно подойти особенно внимательно.

В разделе указываются все основные расходы:

• транспортировка всех членов команды,
• проживание,
• аренда площадки,
• услуги подрядчиков и гонорары,
• зарплаты ИП.

В гонораре, который вы выплачиваете на ИП также необходимо учитывать налог 6%. В данной позиции вы прописываете все, что касается самого мероприятия (аренда площадки, звук, свет). В транспортировке (авиа, ж/д билеты) необходимо брать только эконом-класс, также как и проживание спикеров, организаторов, и всех участников, чье присутствие необходимо в городе, где реализуется проект.

Важно в комментариях прописывать, кто, где, в каких числах едет.

8. Издательские, полиграфические и сопутствующие расходы

В этом пункте четко указаны ограничения. Заявителям не рекомендуется включать в смету печать флаеров и прочей бумажной атрибутики, если аудитория может пользоваться интернетом. Эти расходы лучше указывать как софинансирование. Следовательно, данный пункт является необязательным.

9. Прочие прямые расходы

Спешить с составлением этого раздела не стоит. По возможности лучше вообще избежать его заполнения. У экспертов достаточно времени, чтобы проверить стоимость тех или иных услуг, поэтому завышать какую-либо стоимость нежелательно.

Другими словами, смета должна быть реалистичной, лаконичной и последовательной.

Зарплатные нюансы

Существует миф о том, что нельзя писать зарплаты (гонорары) в смете. Это делать можно как в случае с творческими проектами, так и с социальными и культурными. Нужно только обоснование к каждой позиции.

На аффилированных лиц рекомендуется планировать не более 30% бюджета. Это значит, что вы не можете выплатить одному лицу (юридическому или физическому) 30% и более от запрашиваемой суммы. Условно, если запрашиваемая сумма 300 тыс. рублей, нельзя одному специалисту выплатить 150 000 руб.

Если заявка подается от индивидуального предпринимателя, то гонорар владельца ИП указывать нельзя – вы не сможете его получить.

В остальных случаях размер гонорара должен быть адекватным и соответствовать региону реализации проекта. Если мы, например, организуем мероприятие в Уфе, то гонорар одного специалиста не может составлять 150 тыс. рублей, потому что в этом городе средняя стоимость данной работы – 50–60 тыс. рублей.

Софинансирование

Например, вы договорились со своими знакомыми провести мероприятие бесплатно на их площадке. Таким образом, вы можете указать в разделе «Софинансирование» сумму аренды этого помещения, которую вам возмещают партнеры.

Сюда же можно отнести услуги волонтеров, так как их привлечение имеет безвозмездную основу.

В положениях различных конкурсов нет точных цифр, какой размер софинансирования должен быть. По нашему опыту, стоит ориентироваться на 30-40% от общего бюджета.

Календарный план

Чтобы качественно и грамотно заполнить финансовую часть проекта, нужно составить подробный календарный план. Он поможет пошагово спланировать как реализацию проекта, так и необходимые на каждом этапе расходы. Сюда будут включены даты, место проведения, количество участников и имена спикеров.

Однако любой проект, особенно мероприятие — это всегда живой процесс, и возможны изменения. Их стоит обговаривать с куратором фонда грантов и финансовым аналитиком. Вы можете изменить город, площадку, экспертов и даже сроки, но количественные показатели, которые вы указали, зафиксированы.

И последний совет – обязательно внимательно читайте договор с грантодателем. В нем вы прописываете ключевые точки мероприятия, KPI, которые будете обязаны выполнить. В договоре указано, какое количество публикаций должно быть в СМИ, какая отчетность по проекту и другие важные условия.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Работа с базовой фактурой: Александра Смирнова. Фото: towfiqu-barbhuiya/unsplash.com и vardan-papikyan/unsplash.com. Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.