Чек-лист идеального брифинга: как готовить волонтеров к мероприятию

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Ни одно крупное мероприятие не обходится без помощи волонтеров, и зачастую им приходится решать очень непростые задачи. Чтобы волонтеры трудились максимально эффективно, их нужно тщательно подготовить. Советами безукоризненного брифинга волонтеров поделилась менеджер корпоративного отдела Grata Adv Елена Чернышова, а мы создали из ее рекомендаций чеклист – ищите его в конце материала.

Speaker

Елена Чернышова,
менеджер корпоративного отдела Grata Adv

Волонтеры нужны на любом крупном мероприятии, будь то городской фестиваль или деловой форум. Добровольцы провожают посетителей, отвечают на их вопросы, регистрируют участников и помогают организаторам. При этом волонтеры – это чаще всего обычные студенты, которые трудятся бесплатно ради опыта участия в крупных проектах, у них не так много опыта – как профессионального, так и жизненного. Поэтому важно уделить достаточно времени брифингу и не бросать ребят на произвол судьбы во время события.

Пишем бриф

Заблаговременно подготовьте основной документ для построения работы волонтеров – бриф, который включает в себя все нюансы проекта: название форума или фестиваля, адрес места проведения, перечисление задействованных локаций и всех мероприятий, а также тайминг, форма одежды и другие подробности.

Бриф должен содержать очень конкретные инструкции для всех групп волонтеров. Каждый человек на площадке события – винтик в большом механизме проекта. Чем точнее вы поставите задачи, чем подробнее проработаете регламенты поведения во всех возможных ситуациях и форс-мажорах, тем безукоризненнее будут работать волонтеры. Стоит уделить внимание также скриптам приветствий и ответов на наиболее частые вопросы участников.

Например, участник обращается за помощью: он не может получить доступ на площадку. В этом случае волонтеру стоит уточнить, регистрировался ли он на мероприятие, и получал ли письмо о подтверждении аккредитации. Вероятно, при регистрации произошла ошибка, или сервер определил письмо как спам. Вероятный выход из ситуации – пригласить участника к стойке регистрации и помочь заполнить анкету. После регистрации данные гостя заносятся в базу, а доброволец печатает наклейку и клеит ее на бедж соответствующей категории.

Не стоит опираться на типовые брифы, пишите свои. Не бывает двух одинаковых мероприятий, даже если они проходят каждый год и не меняют свой формат. Каждый раз у вас будут новые вводные, и потому бриф нужно готовить самостоятельно, учитывая все нюансы.

Чтобы избежать неприятных сюрпризов, уделите внимание описанию дресс-кода. Если вы предоставляете брендированные футболки или худи, уточните размер одежды волонтера. Не забудьте прописать требования к остальным деталям гардероба: например, обувь должна быть только белой или только черной, брюки –черными или синими, без аппликаций и рваных дыр. Если мероприятие будет проходить на улице, напомните волонтерам о необходимости взять теплые вещи, которые они смогут надеть под брендированную одежду.

Отдельно стоит проработать пункт о правилах поведения добровольцев на площадке. Волонтер – это лицо мероприятия, именно они чаще всего поддерживают коммуникацию с участниками. От добровольцев требуется проявлять приветливость и гостеприимство, улыбаться в любой ситуации, не использовать бранную лексику, не курить и не распивать спиртные напитки, следить за чистотой помещений. Важно подчеркнуть, что правила поведения распространяются и на то время, когда ребята находятся за пределами площадки, если они одеты в брендированную одежду мероприятия.

Питание волонтеров должно быть организовано в отдельном месте в выделенные для этого часы, поэтому стоит упомянуть, что в другие часы мероприятия употреблять пищу запрещено.

Также вам пригодится описание тайминга каждого волонтера, так будет удобнее контролировать зоны ответственности. Кажется, что документов слишком много, но помните: чем больше времени вы потратите на их подготовку до мероприятия, тем проще пройдет сам ивент.

Photo Photo

Готовим тим-лидеров

После утверждения проекта брифа, его нужно распространить среди тим-лидеров. Тим-лидеры – это руководители волонтерских групп, каждая из которых отвечает за одно конкретное направление, например, за работу в зоне регистрации. Чаще всего такие группы включают около 10 – 20 ребят.

Перед брифингом волонтеров полезно организовать отдельную встречу с тим-лидерами. Там можно дать руководителям групп более сложные инструкции и ответить на них вопросы. Не пренебрегайте этим, ведь тим-лидеры помогают организаторам в коммуникации с волонтерами, именно с них вы будете спрашивать за результат работы всей группы. На общем брифинге стоит пройти с волонтерами все локации и попросить их ответить на проверочные вопросы или разыграть с ними несколько форс-мажорных ситуаций.

Количество волонтеров на мероприятии зависит от особенностей проекта, а именно числа локаций на площадке и общего количества участников мероприятия. Обычно менеджеры, ответственные за конкретные зоны на мероприятии, заранее сообщают, какое количество помощников им необходимо.

По ходу мероприятия могут происходить корректировки в работе волонтеров, ведь любой проект – это живая структура. По возможности снабдите тим-лидеров рациями, по которым с ними легко можно будет связаться. Еще один вариант – создать в Telegram общий чат для тим-лидеров, где они смогут оперативно получать инструкции.

Даем обратную связь

Как деловые форумы, так и крупные фестивали обычно длятся несколько дней. Помните, что каждый из этих дней надо завершить встречей с волонтерами. Обсудите все сложные ситуации, похвалите ребят за смекалку и обратите внимание на ошибки, а потом расскажите, как следовало действовать. Не забывайте о том, что главная цель волонтера – опыт и знания.

Контролировать работу волонтеров стоит также и в течение дня. Направляйте, хвалите, делайте замечания. Волонтеры – это не профессиональный промо-персонал, а молодые энтузиасты. Даже если вам кажется, что добровольцы работают идеально, все равно уделите им немного внимания, а после завершения события обязательно поблагодарите всех, кто работал над проектом. Так вы покажете, что действительно цените их добровольную помощь.


28.06.2022

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование волонтерство волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелищ искусство зрелища кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм сообщество спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности