Проектирование мероприятия: почему архитектор – идеальная метафора для современного организатора

Проектирование мероприятия: почему архитектор – идеальная метафора для современного организатора

Первым термин “архитектура делового мероприятия” использовал Маартен Ваннесте, описавший не только концепцию стратегического подхода к организации мероприятий, но и будущую профессию архитектора, которая спустя более 10 лет стала реальностью. Сейчас о проектировании мероприятий известно гораздо больше, практикуют его гораздо чаще, а Event Manager Blog назвал проектирование главным трендом 2017 года.

«Построение» мероприятия

Архитектура, на мой взгляд - это идеальная метафора для описания процесса организации мероприятия. Ивент, как и здание, задумывается сначала на бумаге и строится из множества разнообразных деталей, а архитектор с самого начала умеет видеть то, что его заказчики или просто обыватели не могут увидеть. Он планирует не просто каркас, а рассчитывает все так, чтобы в этом жилье было комфортно, чтобы оно соответствовало потребностям и ожиданиям - и даже превосходило их, ведь в этом случае клиенты будут довольны, и могут обратиться к нему снова или порекомендуют своим знакомым. Иными словами, он действует как стратег - с расчетом на взаимную пользу.

С мероприятиями все так же: сначала идея появляется на бумаге, потом обрастает массой деталей, и задача организатора - воплотить задуманное. На 110%.Однако до относительно недавнего времени не многие понимали стратегическую роль мероприятий и то, что организатору недостаточно уметь бронировать площадку, заказывать баннеры или составлять коммерческое предложение для спонсоров.

“Архитектурный” метод позволяет приблизиться к решению этой задачи в силу своих особенностей.

Концепция «архитектуры делового мероприятия»

Проектирование мероприятия - это стратегический подход к организации мероприятия, состоящий из 4х этапов:

• Определениецелеймероприятия
• Проектирование мероприятия, основанное на его целях
• Проведение мероприятия (с опорой на план и бюджет)
• Оценка (измеримых) результатов

Первая особенность этого подхода – в его комплексности, что позволяет создавать ивент, как 3D модель, в разных плоскостях, не упуская ни единой детали.

Другая - это заложенная по умолчанию персонализация мероприятия, когда для планирования и проведения мероприятия используется уникальный и необходимый именно для этого ивента набор средстви инструментов. Это не только уже привычные нам технологии - платформы для управления мероприятием, мобильные приложения, трекинг-системы, интерактивные голосования и презентации. Это может быть музыка, использование актеров, фасилитаторов, нестандартных форматов (например, Multi-HubMeeting). Все это позволяет достичь именно тех целей, которые заданы для конкретного мероприятия.

Кроме того, практика проектирования позволяет сконцентрировать внимание организаторов и инициаторов мероприятия на центральном звене и причине, ради которой затевается любой ивент, на участнике мероприятия.

Совсем недавно мы очень подробно разбирали тему эффективности событий , говорили о различных методах и практиках оценки, а Виктория Матей делилась с читателями Event LIVE своим видением: «Расчет ROI - основная причина, по которой большинство организаторов собирают данные. На мой взгляд, ROI - это отличная, но однобокая методика, не говоря уже о том, что часто камнем преткновения становится отсутствие знаний и понимания того, что она из себя представляет. Гораздо более глубоким и всесторонним методом анализа является мало упоминаемый Return On Event (ROE)». Подробнее в статье Return on Investment vs. Return on Event: 9 метрик реальной эффективности события

Архитектурный подход подразумевает, что организатор обладает гораздо более широким набором знаний и умеет их миксовать в соответствии с задачами. В такой набор входят совершенно далекие от профессии организатора, на первый взгляд, сферы знания: психология и нейроэкономика, математика и биология, социология и антропология.Современный организатор должен обладать пониманием того, например, что интроверты и экстраверты по-разному реагируют на предложенные способы нетворкинга, знать, какая пища будет способствовать активному усвоению информации, каким должен быть баланс естественного и искусственного освещения в помещении, чтобы участник чувствовал себя бодрым и мог продуктивно работать на мероприятии, как и какие когнитивные искажения влияют на восприятие ивента, и так далее.

Обладая такими познаниями, архитектор мероприятия может создавать нужную ему атмосферу еще до начала ивента, управлять настроением участников во времясобытияи их впечатлениями после. И, самое главное, может сделать свое мероприятие максимально продуктивным и комфортным во всех смыслах.

С чего можно начать путь в профессию архитектора деловых мероприятий?

Безусловно, в первую очередь это соответствующие тренинги и сертификация. Кроме того, рекомендую вот эти 7 книг и ресурсов:

• BrainRules, John Medina
  Обучение, получение новых знаний – это одна из основных причин посещения деловых мероприятий. Книга Джона Медины поможет понять, как работает наш мозг, чтобы сделать обучение более эффективным.
• Event Design Handbook Ruud Janssenetal
  Книга была издана в 2016 году и описывает практическую концепцию Event Canvas, позволяющую наглядно анализировать ивент от замысла до воплощения.
• Into the heart of meetings: Basic principles of meeting design,
  Mike van der Vijver &Eric de Groot Эта книгадаетпредставлениеобазовыхметодах и принципах проектирования мероприятий. Авторы называют ее учебником и практическим руководством одновременно и приводят множество примеров из своей практики
• Meeting Architecture, a manifesto, Maarten Vanneste.
  Книга Маартена Ваннесте описывает новаторскую концепцию организации делового мероприятия, ее базовые принципы и методологию и предназначена для специалистов сферы MICE, организующих деловые мероприятия в компании или агентстве, а также для специалистов по закупке товаров и услуг, руководителей высшего звена, студентов, изучающих направление event-менеджмент/MICE, исследователей и всех, кто интересуется содержательной стороной мероприятий. «Архитектура делового мероприятия» стала бестселлером и послужила началом международного движения. В 2016 году книга издана на русском языке.
• Meetovation, Bo Kruger
  Оригинальная концепция проектирования мероприятия от датского эксперта, спикера и фасилитатора Бо Крюгера. Концепция получила признание как на национальном уровне, так и от коллег по международному цеху, и основывается на 5 принципах для достижения максимально возможных ROIи ценности ивента.
• Seating Matters :State of the Art Seating Arrangements, Paul O’Radde
  Это одна из немногих книг, описывающих конкретные аспекты планирования мероприятия и их влияние на восприятие и опыт участника ивента. В данном случае Поль О’Рэддл дает практические советы по вопросам рассадки гостей, освещения, аудиовизуального оформления и т.п.
• Secrets of effective meetings and events, Steve Dewit
  Книга-руководство от практикующего специалиста станет вашим помощником в освоении профессии архитектора деловых мероприятий.

Виктория Матей, Matey Events

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото на превью http://magna-system.net/