«Архитекторы и каменщики»: кто эти люди, что делают деловые мероприятия?

Перед организаторами мероприятий, конференций стоят самые разные задачи. Они требуют специфических навыков, которые приобретаются, конечно, в большей степени на практике. Однако важным условием является и определенный тип мышления, способность мыслить комплексно, структурно, «проектно». Если зайти на российские рекрутинговые порталы, то вакансии в области ивент менеджмента чаще всего можно найти в разделах «маркетинг, реклама, PR, продвижение». Это говорит о том, что у нас к организации деловых мероприятий в целом относятся как к одному из инструментов продвижения, а в меньшей степени - как к одному из инструментов развития экономики. И чаще всего на открытом рынке специалисты требуются для подготовки конференций на корпоративном сегменте. Хороших event-менеджеров ищут как агентства, так и компании, которые зачастую сами являются инициаторами конференций.

Сейчас мы попробуем разобраться, каковы ожидания работодателей от специалистов по организации мероприятий, одинаковы ли у всех требования, необходимо ли профильное образование, что нужно понимать, знать и уметь.

Что же происходит с подготовкой специалистов в области конгрессной деятельности, в области подготовки деловых мероприятий? В нашей стране имеются отдельные программы обучения, есть литература, проводятся семинары и обучающие курсы по ивент менеджменту, но единый стандарт, цельная система подготовки специалистов в области конгрессной деятельности отсутствует. О том, какие компетенции необходимы сегодня специалистам конгрессной отрасли в России, как и чему их обучают, как могут измениться ожидания работодателей в будущем, Event LIVE говорит с Наталией Серебровской, заместителем генерального директора Конгресс-бюро Санкт-Петербурга в статье Бакалавр конгрессный: стандарты образования и киберфизические системы в индустрии 4.0

Job description: читаем между строк

В описании вакансий мы, как правило, встретим некие общие слова вроде «опыт работы не менее…», «стрессоустойчивость», «творческое мышление», «грамотная русская речь» и т.д. В хорошем описании мы найдем обязанности сотрудника, например, «работа с ивент агентствами, администрирование на мероприятиях, продажи услуг компании (event и ресторан), организация праздников различного формата». В очень хорошем описании – задачи и функционал, например, «разработка концепции мероприятия/ программы, составление калькуляции/сметы, выезд на мероприятие и полная координация проектов, поиск и бронирование площадок/необходимых услуг в рамках запроса, заключение договоров с клиентами и подрядчиками». Что же стоит за всем этим?

Создание мероприятия – процесс многогранный, творческий, но, как и любой бизнес-проект, очень структурированный. Представим себе архитектора, прораба и каменщика. Каждый из них обладает определенной ценностью, способностью исполнять разные задачи, все они должны быть профессионалами, но сильны они только в команде. Если прораб и каменщик работают с инструментами и качественно выполняют определенные функции, то архитектор оперирует другими категориями – целями и результатами.Согласитесь, есть существенная разница между целями - постановкой задач и инструментами - решением задач. Что такое задача? Составить программу, организовать регистрацию, найти спонсоров, обеспечить логистику, кейтеринг, перевод, печать материалов и т.д. Что такое цель и результат? Это развитие и трансфер знаний, компетенций и технологий, преодоление сопротивления, формирование стратегического видения, принятие принципиальных решений или поиск компромиссов.

У мероприятий тоже бывают «архитекторы», «прорабы» и «каменщики». Разумеется, по своей идее, по подходам, по функционалу.

«Архитектор» создает мероприятие: ставит цели, ищет идеи для реализации и воплощения их в жизнь, формирует концепцию, обозначает необходимые результаты. «Архитектор» - это стратег, который «видит» мероприятие целиком. С высоты птичьего полета ему доступен пейзаж окружающей среды, эдакие карты google, где расположились конкуренты и партнеры, новые идеи, best practices по смежным рынкам. Он понимает, куда и как должно двигаться мероприятие, чтобы стать большим и взрослым. Архитектор может выступать как на стороне инициатора, так и на стороне компании-оператора. Это неважно. «Архитектор» - это не должность, это образ мышления.

«Прораб» - мощный тактик, жёсткий контролер, эффективный руководитель.Он координирует успешную реализацию проекта, соблюдение смет, сроков, держит в руках все ниточки, он в курсе всего, что происходит в рамках проектов и поставленных архитектором задач. Он мобилен, динамичен, быстро принимает решения и несет за них ответственность.Именно он управляет «каменщиками».

«Каменщики» - это специалисты в рамках конкретного направления, будь то аналитика и подготовка содержательной части мероприятия, взаимодействие с участниками, финансовый менеджмент, продвижение мероприятия в социальных сетях, продажи, привлечение спонсоров – что угодно. «Каменщиком» может быть и высокооплачиваемый менеджер по продажам, и уникальный специалист по работе со спонсорами, и делегат-менеджер, и секретарь.

Цепочка «архитектор-прораб-каменщик» не всегда должностная иерархия, а, скорее, разный формат работы, видение проекта с разных углов зрения. «Архитектор» далеко не всегда может работать «каменщиком» или «прорабом». Я встречала замечательных людей, способных глубоко вникнуть в идею, разработать гениальные стратегии, рассчитать необходимые показатели, продумать удивительные и интересные концепции мероприятий, найти наиболее эффективные форматы и уникальные нетворкинговые «фишки». Но эти люди недостаточно стрессоустойчивы, либо менее коммуникабельны, чем «прорабы». Они не так внимательно относятся к срокам, к мелочам, либо мало понимают в деталях финансовой документации. Они просто говорят: «очень нужно сделать так», и это бывает очень круто.

Поэтому, прежде чем претендовать на любую позицию в области организации мероприятий, важно подумать, кто я. Я – продюсер, стратег - «архитектор»? Или хваткий «прораб» с всё контролирующим оком? Или я профессиональный «каменщик», которому нет равных?Безусловно, в реалиях современных проектов работодатель часто ожидает увидеть в соискателе «пакет «всё включено». В российских реалиях должностной функционал, к сожалению, вообще часто смешивается. Но по моему опыту, в этом случае, скорее всего, хотят видеть «прораба» - руководителя проекта, координатора работы команды организатора и подрядчиков. В любом случае, правильнее нам подумать самим, в чем наш собственный приоритет. Если мы впервые приходим в индустрию встреч – из туризма, из СМИ, из культуры, из реального сектора экономики, из IT – в начале главное - понять, каков формат нашего мышления.

Мамы всякие нужны, мамы всякие важны

Более того, разные участники рынка, вовлеченные в проект - инициаторы, организаторы, РСО, DMC, площадки – будут, сами того не осознавая, под одними и теми же терминами в job description понимать разные вещи.

«Специалистом по организации конференции» в конгресс-центре может быть человек, который работает с клиентом – инициатором/организатором, «затачивает» площадку под его нужды, встраивает цели мероприятия в возможности площадки, отвечает за исполнение задач в конференц-центре, заключает контракт и так далее.

«Специалист по организации конференций» в PCO или DMC компании – это человек, объединяющий и координирующий работу подрядчиков – площадки, поставщиков оборудования, кейтеринга, и непосредственно команды проекта - «прораб». Или это специалист - «архитектор», аналитик содержательной части, или «каменщик» - координатор проекта, или вообще – цепкий продажник.

«Специалист по организации конференции» в PR-отделе крупной компании – скорее «архитектор», он формирует стратегию мероприятия, разрабатывает его концепцию, ставит цели, планирует бюджет, оценивает эффективность, управляет коммуникациями с PR-агентством – исполнителем проекта.

«Специалист по организации конференции» в PR-отделе небольшой компании, где на проведение мероприятий выделяются небольшие бюджеты, – и швец, и жнец, и на дуде игрец. Он и «архитектор», и «прораб», и «каменщик».

Поэтому, когда мы ищем «своё» место, то обязательно смотрим на сферу деятельности организации. Мы определяем, кто перед нами – «мама» мероприятия – его инициатор? Или «папа» - непосредственный оператор? А может быть, «воспитатель» - поставщик услуг для мероприятия? Или вообще – «бабушка с дедушкой» -профессиональная ассоциация или отраслевое сообщество? В зависимости от этого мы сможем понять, какие задачи стоят перед нашим потенциальным работодателем в конференц-проектах, что же всё-таки от нас ожидают как само собой разумеющееся.

Профессионально трансформируемся

Когда мы разобрались со своим собственным мышлением и способностями, затем - с ролью нашего потенциального работодателя в организации мероприятия, то стоит посмотреть, что же будет входить в наш функционал, решения каких задач от нас ожидают. Чаще всего, это гадание на кофейной гуще. Однако, попробуем. Если мы впервые пришли в индустрию встреч, то основное, что сейчас нам нужно знать, это:

Если наша основная ответственность будет лежать в области формирования содержательного наполнения программы, то нам придется включать угол зрения на 360^0. Мы будем посещать массу деловых мероприятий, встречаться и общаться с потенциальными спикерами и партнерами, читать регулярно обзоры и новости на отраслевых специализированных порталах, анализировать увиденное и прочитанное, аккумулировать и структурировать всю собранную информацию Мы будем выстраивать программу в соответствии с архитектурой мероприятия, согласовывать ее с актуальностью обсуждаемых вопросов, учитывая внутреннюю логику самой отрасли науки или бизнеса, к которой относится тематика мероприятия.С этими задачами хорошо справляются люди, имеющие опыт редакторской деятельности, в СМИ, в PR, в общественных организациях.

Если вы готовитесь взять на себя функции специалиста по продвижению, то тут – без комментариев, нужно быть таковым – пиарщиком, рекламистом, SMM-специалистом. При чем, скорее всего, разбираться нужно во всех каналах коммуникации. Активное взаимодействие с прессой станет нашей постоянной задачей. Если вы только начинаете свою карьеру – то посещайте семинары и конференции по PR, продвижению, рекламе, читайте книги, профессиональные журналы, популярные паблики. Если серьезный опыт работы в сфере рекламы и PR на b2b рынках у вас есть – то немного практики и погружения в тему, и вы справитесь с продвижением мероприятия.

Специалист по фандрайзингу – это по сути своей сочетание пиарщика, маркетолога и «продавца». В данном случае нужно продавать рекламные возможности мероприятия. Предложение должно быть уникальным, привлекательным, интересным – сформировать его помогут навыки работы в маркетинге.Хороший менеджер по продажам вникает в потребности своего клиента и старается их удовлетворить. Здесь, более чем в других направлениях, будет полезна ваша книга контактов, друзья и связи.

Делегат-менеджеру важна внимательность к деталям, умение работать с большими объемами информации, просто мегагиперкоммуникабельность и максисуперстрессоустойчивость. Или если вы хотите выработать в себе эти качества, то тоже можно попробовать. Я очень хорошо помню ситуации, когда общаешься с какой-нибудь госпожой из Австралии в течение полугода, помогаешь ей зарегистрироваться, объясняешь, как подать тезисы, она обращается к тебе по всем вопросам, которые ее искренне волнуют. Начиная от того, поступил ли ее платеж организационного взноса, и не «кривые» ли прошли по интернету ее тезисы, и заканчивая тем, какая обувь ей необходима в Петербурге в ноябре. Ты отвечаешь на несколько сотен писем в день, стоишь до умопомрачения за стойкой аккредитации, во время мероприятия спишь в гостинице по три часа в сутки. Но в этом есть драйв. Госпожа из Австралии приезжает, встречает тебя, как родного, дарит коралловые бусы, а потом еще долго пишет и благодарит. Бывают, конечно, и не такие приятные ситуации. Но это уже про работу над стрессоустойчивостью.

Если мы решили, что наш конек – это конференц-логистика, и хотим попробовать себя в этой сфере, то тут не обойтись без навыков управления проектом с вовлечением большого количества действующих лиц. Мы будем держать в руках все ниточки, стыковать работу площадки и типографии, отеля и транспорта, кейтеринга и конференц-оборудования. Они окажутся связаны какими-то сроками, людьми, платежами, всем, чем угодно. Знание договорного права, умение работать в команде, понимание логики движения финансовых потоков - всё это ляжет на наши плечи. Но и в этом удовольствие. В какой-то момент ты понимаешь, что из «ничего» появилось мероприятие. И оно работает, движется, существует. Это такое удивительное родительское чувство.И ты знаешь, что у твоего ребенка - мероприятия болит, что его радует, а что – печалит, в какой кофточке твое чадо сегодня идет в садик, и что у него будет на обед. Никто не знает, а ты знаешь. Ты держишь в голове, когда и во сколько у него кружок по танцам и утренник, что завтра нужно зайти к врачу за анализами, а послезавтра - сдать деньги на экскурсию. В этом много тревог и ответственности, но много и радости, и трепетного восторга.

Безусловно, во всем вышеперечисленном важны такие «избитые» вещи как стрессоустойчивость, коммуникабельность, обучаемость, грамотная речь, умение убеждать, готовность работать от заката до рассвета. И это не просто слова, которые можно легко себе приписать. За каждым этим понятием стоит масса ошибок, стрессов, семейных конфликтов и иллюзий. Будьте честны в первую очередь с собой.

В это время за рубежом

На международном рынке порядка немного больше.

Еще в 2012 году Международная Ассоциация MPI (Meeting Professionals International) в коалиции с несколькими международными советами, государственными органами и экспертами индустрии встреч, на основании многочисленных исследований разработала Meeting and Business Event Competency Standards Curriculum Guide (MBECS). Этот документ определяет суть индустрии встреч. Он создавался для помощи образовательным учреждениям в разработке обучающих программ и включает подробный каталог навыков, необходимых профессионалу индустрии встреч, а также – примеры job descriptions – неких ожиданий работодателей, требований к квалификации. Здесь речь идет скорее, о должностном функционале.

MPI классифицирует специалистов по трем уровням, отличающимся набором навыков, способностей и знаний: Director of Meetings (Director of Events); Association Meeting Planner/Corporate Meeting Planner (Meeting & Event Planner, Event Planner, Meeting Planning Associate); Meeting Coordinator (Meeting Planning Assistant, Program Coordinator, Administrative Assistant, Executive Assistant).

Знания и навыки, отличающие Director от Meeting Planner и Meeting Coordinator – это навыки консультанта, управленческие навыки, способность разрабатывать комплекс стандартных процедур и давать четкие указания, расставлять приоритеты и координировать работу команды, способность влиять на мнение других, убеждать. Такому специалисту необходимо знание стратегий и тактик управления рисками, стратегий оптимизации и рационализации, страхования рисков, делового протокола и так далее. Это специалист с опытом работы в индустрии встреч более 10 лет, с опытом управленческой деятельности свыше 5 лет. В его функции входит интеграция стратегий мероприятий в общую стратегию организации-инициатора. Он оценивает потребности и ожидания инициатора, дает рекомендации по постановке тактических целей, форматам мероприятий, формирует команду. Director of Meeting принимает принципиальные решения по архитектуре мероприятия, его содержательному наполнению, определению финансовой стратегии и стратегии снижения издержек, разрабатывает систему оценки эффективности мероприятия, формирует стратегии реагирования на внештатные ситуации и так далее.

Meeting Planner, по мнению экспертов MPI, фактически продолжает работу Meeting Director, внедряя все его разработки в непосредственный процесс организации мероприятия. Он осуществляет всё то же самое, только по отношению к поставщикам и партнерам. Он заключает контракты, знает все особенности договорного права, координирует работу подрядчиков, контролирует следование срокам, параметрам эффективности. Он управляет финансовыми потоками, следит за исполнением сметы и всего плана подготовки. Именно он несет ответственность за слаженную работу всей команды проекта.

Meeting Coordinator работает под непосредственным руководством вышестоящих лиц, чаще всего это Meeting Planner. Он обязан качественно выполнять поставленные задачи, контролировать поступления средств, управлять базами данных, решать текущие вопросы с поставщиками в рамках своих полномочий.

Международная индустрия встреч предлагает широкий ассортимент учебных программ и программ сертификации для специалистов отрасли. Портал Event LIVE знакомит читателей с подборкой международных сертификационных программ, читайте обзор Программы сертификации в индустрии встреч

Российские профессионалы индустрии встреч повышают свою квалификацию в основном на практике. Многому учат сами клиенты, которые участвуют в своих международных профессиональных конгрессах, и желают, чтобы их мероприятие прошло в России на еще более качественном уровне. Многому мы учимся, общаясь с российскими и иностранными коллегами, посещаем зарубежные конференции, выставки, семинары, посвященные индустрии встреч.На международном же рынке ситуация немного иная, там существует целый ряд сертификационных программ, созданных отраслевыми институтами и ассоциациями индустрии встреч…

Отрывок из книги «Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч», Александра Юркова ©. Фото на превью Flickr, Thomas Reincke