Фасилитируемые сессии как метод повышения эффективности обсуждений

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Совет директоров, поиск решения в новой для компании ситуации, стратегическая сессия. Часто подобные мероприятия проходят быстро, конструктивно, на позитиве. Их цель объединить топ-команду. Это мероприятия, где топы формулируют новые прорывные решения, которое не возникли бы в повседневной реальности «сами по себе». Но всегда ли так?

Бывало ли в вашей компании, что ясность в вопросе, ради которого собрались, не достигалась, а после оставался осадок «ну поговорили, мало что нового озвучили, и так все было ясно, дальше все равно действуем по ситуации…». Здесь на помощь может прийти технология фасилитации.

1. Что такое фасилитация

Фасилитация - это один из способов управления обсуждением, организации процесса групповой работы. Фасилитатор ("чистый" русскоязычный термин пока не прижился) придумывает формат подготовки и самой работы – будь то совещание, стратегическая сессия или подготовка переговоров, - организует и ведет обсуждение. Он использует технологии управления групповой динамикой, помогает выстроить коммуникацию, при этом не внося в обсуждение собственную экспертизу, не включаясь содержательно.

2. Какие задачи позволяет решить фасилитация

Если вам предстоит вовлечь в обсуждение много человек, да еще с разным темпераментом, культурой, статусом, если предстоит сблизить конфликтные позиции или выйти на решение, которое может изменить расклад интересов, то привлечение внешнего специалиста по групповой работе - очень правильный подход. Почему?

Фасилитатор – такой специалист - поможет выйти на результат, который будет создан, понят и принят каждым из участников. В этом его работа. И он справится с этим лучше, чем руководитель или кто-либо из коллег, потому что он, во-первых, профессионально владеет технологиями вовлечения, примирения, резюмирования и т. д. и, во-вторых, будучи лицом посторонним, незнакомым с миллионом нюансов и независимым от внутрикорпоративных интересов, сможет удержать нейтральную позицию.

Привлечение фасилитатора позволяет провести работу по заранее согласованной структуре, не сваливаясь в штопор пустословия, не отклоняясь от цели. Если это стратегическая сессия, например, то участие фасилитатора поможет избежать низведение поиска решений стратегического уровня до обсуждения операционных задач. Если это переговоры или их подготовка, - то приблизиться к взаимоприемлемому решению или, как это часто бывает, лучшей (действительно лучшей!) из нелучших альтернатив для каждой из сторон.

Профессиональная задача фасилитатора - дать возможность каждому высказаться и быть услышанным, зафиксировать мнение меньшинства, завершить работу на позитивной ноте, когда каждый покидает место встречи или поле боя - как уж получилось - с уверенностью, что дискуссия прошла максимально конструктивно и результат, если и не до конца нравится, то как минимум принят благодаря тому, что каждый участник реализовал возможность (не просто получил возможность, а именно реализовал!) повлиять на него. В этом основная польза привлечения профессионального фасилитатора.

Помимо проведения сессий и совещаний, фасилитацию можно использовать как эффективный способ диагностики. Сопоставить мнения и обнаружить стереотипы, выявить лидеров, области конфликтов и пути консолидации управленческой команды лучше всего получится в групповом формате. Сотрудников можно "просто поспрашивать", но в результате интервьюирования, даже правильного полуструктурированного, есть риск получить лишь собрание жалоб и предложений, не дойдя до сути и "как поступить".

3. Какие задачи не позволяет решить фасилитация

Фасилитация - это всего лишь способ организовать процесс. Понятно, что этот процесс - обсуждение - пойдет на основе тех взглядов, стереотипов и информации, которыми обладала и продолжает обладать команда. В этом ограничение фасилитации как метода проведения стратегических сессий. Если вы, например, нацелились на создание прорывной стратегии, нацеленной на завоевание лидерства или на изменения, то правильнее привлекать команду консультантов, - тех, кто в дополнение к организации процесса привнесет информацию о рынке и управленческих практиках большого числа разных компаний, будет содержательно участвовать в подготовке проектов решений.

"Помогите донести идею изменений, замотивировать людей на результат", - этот вопрос тоже не для формата фасилитации, поскольку не предполагает обмена мнениями.

В этом году случился настоящий бум открытых деловых и развивающих мероприятий. Главными стали темы: предназначение, осознанность, «люби то, что делаешь», искренний сервис, winning the hearts, развитие личного бренда. Очевиден сдвиг ценностей от материального к тому, что действительно греет сердце. О трендах грядущих мероприятий рассказала Елена Гришнева, генеральный директор бюро HUBspeakers, в материале Рынок спикеров бизнес-ивентов: тенденции и перспективы.

4. Как подготовить и провести фасилитацию стратегической сессии?

Работа должна включать 3 или 4 этапа. Первый – интервью с будущими участниками. Если группа до 10 человек, то желательно – индивидуальные часовые встречи, если больше – то можно сгруппировать людей по отделам или функциям. Задача руководителей – познакомить ведущего с бизнесом, помочь ему взглянуть на ситуацию изнутри.

Второй этап – диагностическая сессия, цель которой – вместе с ведущим попытаться сформулировать исходный взгляд на проблему или задачу, ради которой все собираются.

  • какие вопросы стоят сегодня перед управленческой командой (о чем мы больше всего говорим, что нас больше всего тревожит)?
  • как команда видит будущее компании? какие изменения ожидаются после управленческой сессии в компании?

Обычно такая сессия планируется на 3-5 часов и включает как обсуждение под руководством фасилитатора, так и короткие презентации (сообщения) руководителей или специалистов, как бы «введение в проблему».

Часто в нашей практике ведущий, проанализировав результаты обсуждения, уточняет задачу у первого лица (заказчика) и направляет команде домашнее задание на подготовку. Какого рода информацию и в каком виде необходимо подготовить. Например, ведущий скажет: «Подготовьте презентацию о тенденциях и объеме рынка. При этом все цифры дайте в динамике к предыдущему году и покажите, из каких действий каких конкретных компаний складывается каждый из трендов». От ведущего следует ожидать, что он ближе к сессии убедится в том, что материалы готовятся по заданному формату, а отклонения обоснованы.

Следующий этап – собственно сама управленческая сессия. Очень полезно, чтобы работа заняла 2 или 3 дня. Даже если на повестке простой вопрос – «как регламентировать режим удалённой работы для сотрудников», не говоря уже о стратегической сессии или, скажем, подготовке переговоров к потенциальным инвестором. Если обсуждение, например, требует 8 часов, то правильнее его организовать в два дня по 4 часа. Перерыв – важная часть фасилитации. За ночь идеи и аргументы должны дозреть и утрястись в головах, чтобы к утру стать более твёрдыми и убедительными.

Финальный, четвертый этап, - обсуждение итогов с первым лицом компании, с заказчиком фасилитации. Сделать резюме друг для друга и далеко идущие выводы за чашечкой кофе позволит зафиксировать, в какой мере достигнуты цели фасилитации и определить шаги первого лица.

Чего больше в успешной, результативной организации процесса – технологии или психологии? За последние 15 лет я провёл 110 стратегических сессий и консультаций «с погружением» для управленческих команд и собственников. По моим наблюдениям, счёт 2:1 в пользу технологии.

Безусловно, независимость фасилитатора от внутрикорпоративных интересов, способность вызвать доверие и умение разруливать сложные ситуации, преодолевать напряжение важны. Порой критичны. И все-таки фасилитатор – специалист по ведению обсуждений – в первую очередь даёт технологию подготовки и проведения обсуждения.

Технологию демократии, которая позволяет не внушить правильность того или иного варианта, не «продавить» решение, а собрать аргументы. Помочь каждому высказаться и быть услышанным. Зафиксировать мнение меньшинства и учесть его. Выйти на приемлемый компромисс (если речь идёт, например, о переговорах) или выявить решение, которое придаст компании наибольшую подъёмную силу (в случае стратегической сессии). Тем самым, помочь каждому раскрыть свой управленческий потенциал, а первому лицу компании разглядеть его в каждом из своих коллег.

Автор: Демид Голиков, руководитель направления «Стратегическое планирование», консультант ГК «Институт Тренинга – АРБ Про»

Источник: "Профессия Директор"

Фото на превью: tylerhoff


19.12.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности