Весенний будильник для отрасли: как авантюрная идея стала традицией
MICE Excellence Rehab – в 2023 году проходит уже в третий раз. Встречу профессионалов отрасли уже можно назвать традиционной и ежегодной. Как получилось с нуля во время пандемии запустить проект, который воодушевил и объединил ивент индустрию, рассказали его создатели – Ирина Михалькова и Татьяна Конакова.
Первый MICE Excellence Rehab возник как разовый проект весной 2021 года – тогда частично сняли covid-ограничения, и мы почувствовали, что всем нужно собраться – просто посмотреть друг на друга и обменяться мыслями о том, как жить дальше. За три недели мы организовали отраслевое событие на 380 человек. Бюджет проекта составил 15% от его реальной стоимости – остальные средства удалось привлечь бартером, взносами партнеров и продажей билетов (от 1500 до 3000 руб). Это было первое отраслевое мероприятие, предполагающее регистрационный сбор со всех участников, включая корпоративных покупателей. Мы решили, что это будет справедливо и поможет точнее рассчитать количество гостей (при такой модели очень низок процент неявки).
Идея казалась нам авантюрной и рисковой – организовывать платное мероприятие для пострадавшей отрасли в период продолжающейся пандемии. Но все поняли, что финансовая сторона вопроса была не главным драйвером проекта – мы действительно хотели устроить встречу, где наши друзья и коллеги смогли бы ненадолго почувствовать облегчение после пережитого стресса и зарядиться новыми силами и идеями. Собственно, поэтому мы назвали ее «рехабом».
Ведущими первого события стали артисты из «Бригады У», и с тех пор за рехабом закрепилось название «Весенний будильник для MICE-отрасли».
Выводы по итогам первого проекта
- Мы отменили бейджи, потому что это «тусовка», а не конференция или воркшоп, но отрасль высказалась за то, что на профессиональном мероприятии бейджи нужны. Теперь их используем (исключение – квартирники и другие камерные встречи).
- В формате фуршета у нас было мало мест, где гости могли бы присесть и пообщаться, поработать или отдохнуть. На следующих мероприятиях мы стали предусматривать достаточное количество мест для сидения и тихие зоны для комфортного общения.
- Мы не были готовы к тому, что за два дня до мероприятия количество участников может увеличиться в два раза, нам немного не хватило официантов. Большую часть фотографий пришлось забраковать, так как на них оказались столы с грязной посудой и бокалами. С тех пор у нас это пунктик, и мы отдельно проговариваем его с площадками и партнерами по кейтерингу.
- Некоторые договоренности с партнерами были стихийные и «в голове». Стали вести полный комплект проектной документации и делаем отчеты о партнерских интеграциях по итогам мероприятий.
- Мы научились максимально контролировать бюджет (расходный и доходный), так как поняли, что если контролируешь бюджет, то контролируешь проект.
Кстати, ранее мы писали о секретах эффективных коллабораций от MICE Excellence
Первый MICE Excellence Forum (ноябрь 2021)
Нас очень вдохновила обратная связь коллег, и почти сразу мы придумали Форум.
Мы не первый год в ивент отрасли, но подготовка Форума была новым опытом:
- постоянная угроза локдауна (который в итоге все-таки состоялся за две недели до нашего события);
- достаточно жесткие covid-ограничения и необходимость организовать экспресс-тестирование на 500 человек (в том числе, чтобы минимизировать страх и риск заболеть у тех участников, которые придут);
- короткий горизонт планирования у всех – 60% делегатов подтвердились за неделю до события и позже;
- отсутствие каких-либо инвестиций или финансового плеча; только продажи давали нам понимание, что мы можем позволить себе на проекте, а что нет.
Самый большой вызов: сделать так, чтобы корпоративные заказчики оплачивали регистрационный сбор и назначали встречи экспонентам b2b-воркшопа. После первого форума мы решили, что со следующего года для байеров будут билеты с обязательством и без обязательств по предварительному назначению встреч. Второй билет сделали в три раза дороже, однако 30% заказчиков купили в 2022 году именно его (и при этом все равно ходили на встречи, просто никто не требовал от них назначать их заранее).
У нас кастомизированная разработанная под нас платформа для назначения встреч (плюс приложение), но она по итогам двух лет не идеальна, продолжаем «докручивать» и «допиливать», чтобы встречи были эффективнее.
Мы организовали гибридное мероприятие с удаленным доступом для тех, кто не смог приехать. Оказалось, что трансляция удобна и тем, кто находится на площадке, но по каким-то причинам предпочитает быть не в конференц-зале, а на своем стенде или в зоне кофе-брейка. Видеозаписи доступны для просмотра и после мероприятия. Правда, пока нам не удалось наладить продажу записей для тех, кто не был на форуме, хотя контент ценный.
В итоге, по отзывам коллег, нам удалось:
- ввести в индустрию тренд на партнерства при организации отраслевых деловых событий. Есть не просто партнеры, которые предоставляют набор услуг, а такие, которым мы делегируем задачи на аутсорс;
- обеспечить явку 95%, что, согласитесь, нетипичная цифра для нашей отрасли;
- задать новый стандарт уровня организации отраслевых событий.
Из сложностей: у нас очень активная и общительная отрасль, и многие пропускают образовательную программу, потому что не могут наговориться друг с другом в зоне бесконечного кофе-брейка (мы всегда заказываем формат open-coffee, чтобы напитки и закуски были доступны участникам в течение всего мероприятия). Было как-то неудобно перед спикерами за полупустой зал, но потом мы расслабились и решили, что нам важнее, чтобы у людей были альтернативы, чем заняться. Предпочитают они слушать или разговаривать – это их выбор.
Что было дальше?
По итогам первого года работы нам удалось сформировать хорошо узнаваемый бренд MICE Excellence, и мы придумали план масштабирования проекта. В 2022 году мы анонсировали новое направление работы – познавательные поездки для профессионалов отрасли для знакомства со знаковыми событиями или востребованными направлениями (MICE Excellence Experience) и заявили о себе посещением EXPO 2020 в Дубае. Группа была собрана очень быстро, и даже 24 февраля не смогло отменить нашу поездку – все участники заявили о готовности вылетать 28-го. Нас поддержала компания Atravel, отели Marriott International и офис Dubai Business Events, поэтому поездка стоила для участников в три раза дешевле, чем если бы они поехали на EXPO самостоятельно.
В течение года мы организовали более десяти поездок по разным направлениям и на мероприятия: были на Kazan Economic Summit, на Соловках, летали на вертолете, плавали с белухами, жили в самых дорогих палатках на Кольском полуострове…
Несмотря на всю, как принято сейчас говорить, «турбулентность», в начале 2022 года мы продолжили подготовку к нашим якорным проектам MEF и MER.
MICE Excellence Rehab 2022 прошел 20 мая 2022 года и стал для нас некоммерческим проектом поддержки отрасли. Взяли себе на заметку: если проводить мероприятие в пятницу в апреле, то это очень удобно и для участников, и для организаторов. Однако майские пятницы уже попадают в зону риска, и часть аудитории не доходит.
Мы снова постарались учесть уроки прошлых событий и «стать еще немного лучше». Вот что мы сделали:
- Отошли от чисто развлекательного формата и добавили два часа образовательного контента – для кого-то это аргумент, чтобы уйти из офиса в рабочее время.
- При этом обратили внимание, что все же не у каждого профессионала отрасли в роли спикера получается идеально держать аудиторию (и это особенно сложно, если в соседнем зале уже наливают напитки). На Рехабе 2023 года решили, что часть спикеров должны выступать в формате PechaKucha (20 слайдов по 20 секунд) – он помогает избавиться от воды, подразумевает репетиции и приводит к более ярким выступлениям отраслевых звезд.
- Ввели бейджи с QR-кодами для обмена контактами, сейчас все меньше участников отрасли ходят с бумажными визитками.
- Ввели практику delegate management на мероприятии – выделенную линию для участников, которые в день мероприятия не могут найти площадку, не знают, во сколько начало и пр. Это очень экономит время и нервы организаторов.
- Приняли решение, что работать надо не с тем оборудованием, которое по умолчанию на площадке, а с проверенным техническим подрядчиком.
Второй MICE Excellence Forum прошел 28 октября 2022 года и собрал 532 человека из 34 городов, несмотря на то, что в разгар подготовки случилось 21 сентября, и в итоге 50% – 287 человек –прошли регистрацию на форум за НЕДЕЛЮ до мероприятия. Правительство Москвы одобрило нашу заявку на грант на проведение форума, поэтому структуру события пришлось перестроить, но от этого форум стал еще лучше: у нас появился дополнительный образовательный день для поставщиков, программа региональных hosted buyers, экскурсионный день.
Мы завели телеграм-чат для того, чтобы делиться новостями мероприятия, а в итоге сформировали устойчивое онлайн-комьюнити – более 800 человек ежедневно общаются, спрашивают совета, обмениваются опытом, и количество подписчиков растет с каждым днем.
Чтобы не пропустить новые материалы, ключевые подборки и спецпроекты – ПОДПИШИТЕСЬ на нашу еженедельную почтовую рассылку!
С чем пришли в 2023 год?
Мы развиваем и укрепляем текущие направления деятельности: MICE Excellence Rehab, MICE Excellence Forum, MICE Excellence Marketing Support и MICE Excellence Experience.
Мы развиваем наши партнерские интеграции с коллегами по отрасли. Делаем деловую программу MITT MICE – конференцию в рамках международной туристической выставки MITT. В этом году ее смогли бесплатно послушать 609 человек, а у нас в ТГ-чате прибавилось 150 подписчиков.
Мы партнеры c BBT.News, входим в НАОМ, в состав жюри Премии «Событие года» и Russian Hospitality Awards и пр. Активно участвуем в жизни индустрии и верим в ее успешное развитие.
Как оставаться интересными для тех, кто знает о мероприятиях всё?
1) Невозможно знать о мероприятиях все: организовать мероприятие в сентябре 2021 года и в сентябре 2022 года – это две огромные разницы.
2) Мы много спорим друг с другом, и это оберегает от однобокого взгляда на программу мероприятия во время его планирования.
3) Мы смотрим по сторонам и стараемся замечать, что хорошего делают другие организаторы отраслевых событий. При этом нас сложно обвинить в копипастах: если заимствуем что-то у других, то не всю идею целиком, а ее элемент.
4) Мы стараемся привлекать коллег к созданию наших событий: регулярно проводим опросы и бизнес-завтраки на тему того, что интересно, за что готовы платить, на что идти. Берем обратную связь по прошедшим мероприятиям и учитываем ее в дальнейшем.
5) Мы действительно стараемся, чтобы на наши события приходили не только ради профессиональной пользы (хотя это самая большая ценность), а в том числе ради себя лично. Чтобы посетителям было у нас интересно и комфортно.
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив MICE Excellence Rehab. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.
18.04.2023