Организация мероприятий. Подготовка от и до.

Представить событие заранее:

• Какие будут гости
• Как будет выглядеть площадка
• Какие должны быть партнёры
• Что должно быть готово

Кейс: слетела площадка за день до мероприятия поэтому всегда нужен план Б: зачем переживать, ведь не изменится вообще ничего. Самый разумный способ просто воспринимать все накладки организации как задачи. Никаких трагедий не существует – важно только решение ситуации, а нервы не помощники.

Залог успеха – четкие коммуникации

4 минуты о работе с партнёрами до мероприятия:

Партнёры должны знать что делать на мероприятии. Идеальная организация, если вы заболели и не пришли, а событие всё равно прошло. Вы уже предусмотрели все заранее и мероприятие вполне может состояться без вас. Нужно подготовить и выслать партнёрам заранее:

• Карту
• Тайминг
• Активности
• Кто будет на событии

Как выбрать надёжных партнёров.

Рекомендации и отзывы – это здорово. Стоит прислушаться. Если хорошие отзывы, то и скорее всего партнёр достойный.

Личные ощущения. Негласное правило – если в первую встречу что-то пошло не так, то скорее всего в день мероприятия все начинает происходить в 10 раз хуже. Если вы не можете доверять до конца лучше оставить этого партнёра.

Как сделать мероприятие действительно полезным для партнёров и гостей: нужно понимать ценности людей – чего они в итоге хотят.

Что делать, если провал мероприятия очевиден:

Совет на все времена от Марины Сюткиной, опытного организатора крупных мероприятий:

Общаться лично и не бояться трудных переговоров на событии

Планирование бюджета на мероприятие

3 минуты о приоритетах:

Главные мысли про распределение финансов:

• Можно организовать мероприятие без бюджета, если вы найдёте партнёров с одинаковыми целями  
• Всегда есть такие вещи, которые не могут провалиться
• Составить список вещей, при которых мероприятие точно не состоится. И лучше за эти пункты заплатить или сделать с очень надёжными партнёрами
• В плане бюджета нужно особенно четко расставлять приоритеты.

Вывод: важно заранее продумать все важные этапы. Составить план и не паниковать! И ваше мероприятие пройдёт на 5+

Вера Бойко,
Автор блога, организатор деловых мероприятий, эксперт