«Faces & cases» и 15 миллионов PR Value: опыт SPN Communications и результаты Международного форума «Baltic Weekend»

Event LIVE продолжает публиковать истории успешных и интересных событий: как это было, какие цели и задачи ставили организаторы, какими инструментами пользовались, как оценивали эффективность события. Коротко, лаконично, в цифрах и фактах о том, как готовили и проводили Международный форум «Baltic Weekend» в 2016 году, рассказывает агентство SPN Communications.

8-9 сентября 2016 года в Санкт-Петербурге в 16-й раз был проведен Международный форум «Baltic Weekend». Форум ежегодно объединяет профессионалов в области PR и маркетинговых коммуникаций, топ-менеджеров, представителей средств массовой информации и правительства - всех, кто заинтересован в развитии коммуникационной индустрии.

ЗАДАЧА

Вызовы:

• Сжатые сроки: подготовка мероприятия начинается в мае, а основная часть организации и привлечения участников приходится на период отпусков
• Высокая стоимость участия, что, во-первых, сужает аудиторию, во-вторых, предъявляет высокие требования к качеству организации и контента мероприятия.

Цель проекта:
собрать в одном месте ведущих специалистов в области PR, маркетинга, digital и GR для обмена лучшими практиками, осмысления итогов года, обсуждения трендов и проблем отрасли и неформального общения.

Задачи проекта:
подтвердить статус центрального мероприятия в годовом цикле отрасли, организовать основную программу и сопроводительные мероприятия форума, увеличить количество участников из регионов на 10%.

Креативные решения:

• Форум построен на концепции «Faces & cases», которая предполагает участие ключевых игроков рынка коммуникаций, обсуждение острых тем и интересных кейсов, а также выступление ярких личностей, которые готовы поделиться своей историей успеха.
• Нами были заявлены наиболее актуальные темы коммуникационного рынка: «Сторителлинг: как создаются корпоративные легенды?», «Спорт и PR. Интеграция бренда и кризисное реагирование», «GR в России: кому и зачем он нужен».
• Мы использовали Telegram бота, чтобы дискуссия стала более живой и интересной, также был создан набор стикеров-матрешек, которые отражали настроение и мнения участников форума.

О том, какие еще показатели для оценки эффективности события существуют и как ставить KPI сотрудникам, рассказал Николай Андреев, генеральный директор Биг Джек, в статье Как оценить работу на мероприятии: 5 коэффициентов, о которых вы не знали

РЕШЕНИЕ

Время проведения – 7–9 Сентября 2016.

Место проведения: Санкт-Петербург, отель Corinthia St –Petersburg

УЧАСТНИКИ: Топ-менеджеры ведущих российских и зарубежных компаний; PR-директора и PR-менеджеры, директора и менеджеры в области корпоративных коммуникаций, рекламы и маркетинга; менеджеры по развитию бизнеса; представители органов государственной власти; руководители отраслевых ассоциаций; СМИ (редакторы, политические аналитики.); HR-менеджеры.

ФОРУМ: Программа форума включала пленарные сессии, панельную дискуссию и круглые столы на самые волнующие и интересные темы. Каждое выступление заканчивалось сессией вопросов и ответов. Формат круглых столов с расширенным количеством докладчиков позволил представить различные точки зрения и все возможные аспекты темы.

EVENT КАМПАНИЯ: Велась застройка и демонтаж 5 площадок, при жестком мониторинге бюджета (оптимизация расходов и стоимости услуг, работа по бартеру). Координация работы и организация проживания подрядчиков выполнялось силами 10 (!) сотрудников агентства.

КОММУНИКАЦИОННАЯ КАМПАНИЯ: Главное условие при реализации – никакого платного продвижения. Бюджет состоял из суммы аккредитации, которые приобрели участники форума. Мы анонсировали кампанию в деловых и отраслевых СМИ, привлекли медиа-партнеров, инициировали публикации и интервью о мероприятии, а также распространяли информационные бюллетени.

YANDEX: В рамках мероприятия состоялась эксклюзивная презентация нового продукта Яндекса. На пленарном заседании форума гости были действительно удивлены: «Яндекс» представил новую услугу для медиа-мониторинга «Яндекс. Медиана». Данная новость в первый час после анонса собрала 15 000 просмотров в Facebook.

СТУДЕНЧЕСКИЙ BALTIC WEEKEND: Студенческий Baltic Weekend традиционно проходил накануне главного мероприятия. В нем участвовали будущие специалисты в области связей с общественностью, рекламы и маркетинга из университетов России и СНГ.

PROBA IPRA: Мероприятие состоялось 14 сентября в Атриуме Главного штаба Государственного Эрмитажа. С 2000 года PROWA-IPRA GWA ежегодно собирает лучшие работы специалистов в области коммуникаций, заинтересованных в развитии PR рынка. В 2016 году было получено рекордное количество заявок - 352.

РЕЗУЛЬТАТ

Результаты по участникам:

• более 500 участников
• 65% клиенты
• 40% посетили мероприятие впервые
• 21% участников из регионов
• 100 спикеров

Результаты коммуникационной поддержки:

• 62 040 Facebook охват (за три дня);
• ~ 15 миллионов PR Value;
• Более 390 публикаций в федеральных и отраслевых СМИ;
• Спикеры – ведущие эксперты в области коммуникации;
• Анастасия Терехова, самый молодой спикер, выступала на круглом столе, посвященному поколению Z;
• Первое в России выступление при помощи очков виртуальной реальности;
• PROBA IPRA: 352 заявок и более, чем 250 участников.

Результаты в Telegram:

• 268 пользователей подписались на чат-бот форума
• 4000 запросов
• 13,000 ответов

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото предоставлены SPN Communications