Международный форум и интересы города: как их совместить? На примере Velo-city Global-2016, Тайбэй, Тайвань

Задача:  объединить  международное  мероприятие с  интересами города

Отождествляя себя с миссией этой организации,  город Тайбэй искал способы популяризировать велоспорт как надежный способ передвижения и показать на этом мероприятии свои достижения. Однако Тайбэй, первый азиатский город, который проводил Вело-сити, столкнулся с публикой, для которой велоспорт еще не стал естественной частью их культуры. Чтобы привлечь приемлемое количество участников, мероприятие и его тематика должны были обладать для них особой важностью. Кроме того, большинство посетителей Вело-сити – европейцы. Тайбэю необходимо было продемонстрировать свое уникальное предложение,  которое было бы достаточно привлекательным для жителей другого континента, чтобы они взяли на себя труд преодолеть тысячи километров, отделяющих их от Тайваня. Поэтому для оператора, GIS Group, самой сложной задачей являлось создание такой программы события, которая учитывала бы интересы тайваньцев и подчеркивала бы особенности Тайбэя, чтобы сделать мероприятие уникальным. Ключом к успеху оказалось внимание и к местным жителям, и к иностранным гостям.

Решение:  совмещение идей и событий

Для того, чтобы иметь полное представление о содержании мероприятия, организаторы принимали  участие в составлении его плана с самого начала. Вместе с городским управлением Тайбэя и Европейской федерацией EVF, GIS Group представила четырехдневную программу, которая подчеркивала сильную сторону Тайбэя – развитую промышленность – и совмещала ее с Тайбэй Вело Шоу – промышленной выставкой велосипедов, направленной на привлечение производителей. 

Это повлияло на выбор тем и выступающих лиц, а также организацию дополнительных мероприятий, нацеленных на интересы тайваньцев и иностранных гостей. Кроме того, предложенный инновационный подход к спонсорству повысил значение мероприятия в глазах потенциальных экспонентов. К примеру, один из спонсоров построил открытый для всех велотрек, чтобы повысить узнаваемость своего бренда. Взяв на себя роль создателя контента, а не просто исполнителя общей задумки, GIS Group делегировала задачи своим партнерам и отслеживала их соответствие общим планам. Благодаря еженедельным встречам подготовка к мероприятию совпадала с оговоренными сроками, и каждая сторона была проинформирована о происходящем. Для координации процессов организовывались регулярные телеконференции с иностранными партнерами.  Благодаря постоянному общению и своевременному решению задач, GIS Group сформулировала план, который демонстрировал сильные стороны Тайбэя и представлял мероприятие в максимально выгодном свете.

Результат: 1000 делегатов, 43 страны-участницы, 6000 участников вело-парада

Мероприятие имело колоссальный успех. Участвовало более 1000 делегатов из 43 стран – это самый большой показатель для Вело-сити мероприятий за пределами Европы. Присутствовало более 100 представителей СМИ, более трети которых не являлись тайваньцами. В Вело-параде участвовало 6000 человек – делегатов и местных жителей. Участники хорошо отзывались об организации мероприятия, в особенности о том, как оно выгодно подчеркнуло роль промышленности и поощряло активное участие аудитории. Президент EVF назвал это «выдающейся конференцией, настоящим глобальным вело-саммитом», а другие участники оценили гостеприимство и знакомство с местными вело-организациями. Глава министерства транспорта Тайваня прокомментировал, что мероприятие было «чрезвычайно успешным», с чем согласился председатель компании Giant  и мэры других городов. 

Фото:  http://velo-city2016.com/index.php/en/about/why-taipei-taiwan

Мультиязычный партнер Event LIVE -  Бюро переводов "Сфера". По материалам IAPCO