Panda Project: как организовать корпоративный выезд на Формулу-1 в Баку

Крупные международные спортивные события — новая точка притяжения для корпоративных выездов. В этом убедилась команда ивент-агентства Panda Project, организовав поездку заказчика на Формулу-1 Гран-при Азербайджана (Formula 1 Azerbaijan Grand Prix) в Баку. Подробности кейса раскрывает основатель агентства Роман Поляков.

Найти по-настоящему эксклюзивный формат для корпоративного выезда или клиентского мероприятия — всегда задача не из простых. Мы как ивент-агентство часто смотрим в сторону международных событий, которые могут подарить гостям и сильные эмоции, и новый опыт, и при этом соответствовать задачам клиента. В частности это могут быть концерты мировых звезд, закрытые шоу или спортивные события. Безусловно, в данный момент выбор невелик, так как во многие страны требуется виза, существует слишком сложная логистика и еще целый ряд причин. Но мы нашли, активно пользуемся и предлагаем нашим клиентам — выезд в рамках этапов Формулы-1! Скажу сразу: это потрясающий и незабываемый опыт для любого гостя, даже если он впервые слышит об этих автогонках.

Из всех многочисленных этапов, а их более двадцати в году, мы бы отметили только три, подходящие для российского рынка, куда легко добраться и не нужна виза. Во-первых, Гран-при Абу-Даби — традиционно проходит с особым размахом, ведь это финальная гонка чемпионата Формулы-1, сопровождаемая масштабной развлекательной программой, выступлениями мировых звезд и атмосферой крупного международного события. Гран-при Саудовской Аравии привлекает своей закрытостью и считается одним из самых сильных этапов с точки зрения уровня сервиса, приватных зон и качества приема гостей. А Гран-при Азербайджана ценят за более камерную атмосферу: трасса проходит прямо через исторический центр и старый город Баку, создавая редкое ощущение близости к гонке и самому городу одновременно. Для нашего кейса мы выбрали именно Баку — гонка в сентябре совпадает со стартом бизнес-сезона, что было в запросе клиента.

Гран-при Баку

Когда к нам обратился один инвестиционный фонд с задачей о проведении выездного мероприятия — клиентского дня, то выбор пал на Formula 1 Azerbaijan Grand Prix в Баку по нескольким причинам.

Во-вторых, Формула-1 — это не только драйв, но и эстетика успеха, и одновременно что-то очень брутальное. Редкий мужчина, пусть и взрослый, и состоявшийся, окажется равнодушным к миру болидов, пит-стопов и гонщиков из всемирно известных команд Ferrari, McLaren, Aston Martin и др. И это удачно сочетается со светской жизнью на мероприятии: сюда съезжаются богатые и знаменитые, проводятся лучшие в мире приемы, званые ужины и вечеринки.

В-третьих, выезд в Баку — это комфортный формат с логистической точки зрения. Сюда не нужно оформлять визы, а авиаперелеты доступны из любой страны СНГ, что в случае с нашим кейсом было важно, так как участники представляли не только разные регионы России, но и разные государства. При этом перелет из центральной части нашей страны занимает всего около трех часов.

Инструменты вовлечения

Для того чтобы гости максимально быстро и легко прониклись атмосферой Формулы-1, мы пригласили участвовать в нашем проекте Алексея Попова — одного из самых известных русскоязычных голосов Формулы-1. И выбрали для него максимально живой и камерный формат общения с гостями. В уютной корпоративной атмосфере Алексей рассказал о внутреннем устройстве Формулы-1, культуре гонок, психологии пилотов, стратегиях команд и закулисных деталях, которые обычно остаются за кадром телетрансляций. Те гости, которые до этого никогда не следили за автоспортом, начали воспринимать Формулу-1 не просто как гонку, а как сложную интеллектуальную и эмоциональную систему, где важны командная работа, лидерство, скорость принятия решений и человеческий фактор.

Участников нашего проекта обслуживали на высочайшем уровне. Их кормили авторской кухней шеф-повара мишленовских ресторанов, а трасса открывалась с самых лучших сторон. Они видели не только, как машины стремительно преодолевали расстояния, но и остановки гонщиков в пит-стопах. Кроме того, гости гуляли по пит-лейну, заглядывали в «конюшни» команд, встречались с пилотами – они приходили в паддок клаб на пресс-конференции. Другими словами, была доступна масса преимуществ, интересных не только фанатам автоспорта. Все присутствующие ощутили себя не просто зрителями, а буквально соучастниками происходящего.

И так было все три дня, пока продолжались гонки. В первый день проходили тренировочные заезды, во второй была квалификация, в третий — сама гонка.

За пределами трассы

Для проживания наших гостей мы арендовали пятизвездочный бутик-отель, который находился за пределами центра города. Сделано это было с той целью, чтобы участники выезда могли спокойно пообщаться без шума и суеты, которые царили в сердце Баку. Гости могли погулять и насладиться местной природой – гостиница располагалась на побережье Каспийского моря. Причем мы полностью закрыли отель под нашу группу, других гостей не было, что сразу создало ощущение приватного пространства. В итоге встреча перестала быть формальной — люди познакомились ближе, обсудили общие вопросы и реально укрепили связи между собой.

Часть активностей мы организовали прямо в отеле — устроили кинопоказ фильма «Формула-1» с Брэдом Питтом, и здесь состоялась встреча с голосом Формулы-1 Алексеем Поповым. А в последний день переместились на виллу Нобеля, очень красивый исторический комплекс в Баку. Именно тут мы организовали стендап-концерт с довольно брутальным «отраслевым» юмором, даже с элементами прожарки. Нужно было отрефлексировать происходящее в индустрии клиента, с помощью смеха снять напряжение от рабочих проблем и настроить всех на успешное завершение года.

И, конечно, мы ходили вечерами на концерты звезд, так называемые after race concerts. В Баку в один день было выступление нашумевшего диджея «Анима», в другой день — нидерландского диджея Мартина Гаррикса.

Возможные сложности

Основная трудность, с которой мы столкнулись, — это работа с отелем и логистика в городе. Нужен был сервис высокого уровня, но из-за проведения Формулы-1 в местной ивент сфере возник дефицит всего и всех. На площадках вне гоночного трека приходилось своими силами решать технические вопросы, смириться с какими-то моментами в кейтеринге и т.п.

Что касается логистики, то требовалось организовать индивидуальный трансфер каждому гостю на машине бизнес-класса в разное время, а город постоянно перекрывали. И, несмотря на наличие вип-билетов, гостей нельзя было подвезти к самой трассе — им приходилось какое-то количество метров пройтись пешком. Для сопровождения участников мы задействовали дополнительный персонал — чтобы никто не потерялся и не смешался с толпой.

Спорт и корпоративные смыслы

Проект получился насыщенным, и мы увидели, как спорт начал усиливать корпоративную коммуникацию. После такого погружения гости уже совершенно по-другому воспринимали саму гонку: замечали стратегии, следили за командной работой, обсуждали решения пилотов, эмоционально вовлекались в происходящее. Все это создало идеальную основу для дальнейшей корпоративной программы.

Для команды Panda Project этот кейс стал примером того, как спортивное событие мирового масштаба может органично интегрироваться в корпоративное мероприятие и стать мощным инструментом вовлечения, общения и командной динамики.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив Panda Project. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.