Огонь, вода и прочие прелести неспециализированных площадок: опыт «БелЭкспо»

Если бы мы устроили стендап-вечеринку среди организаторов, то самой популярной темой были бы истории про площадки. Виктория Агафонова, заместитель директора по выставочной деятельности республиканского унитарного предприятия «Национальный выставочный центр «БелЭкспо» Управления делами Президента Республики Беларусь поделилась с Event LIVE своим опытом.

Так случилось, что в 2017 году город Минск и в целом Беларусь лишились единственной специализированной выставочной площадки – был снесен павильон ВДНХ БССР, известный как «стекляшка на Купалы».

Построенный в 1968-м, он долгие годы принимал постоянно действующую экспозицию, а впоследствии – десятки специализированных и мультиотраслевых мероприятий в год. Несмотря на то, что технически павильон уже давно не соответствовал современным требованиям, это была единственная (!) профессиональная выставочная площадка.

В общем, приехали. Все организаторы выставок в Беларуси, в том числе и мы – государственное предприятие «БелЭкспо» – оказались в ситуации, которую наверняка знают не понаслышке многие выставочные операторы в регионах России – потребность в мероприятиях есть, профессиональная аудитория имеется, а специализированных площадок нет.

Виктория Агафонова,
заместитель директора по выставочной деятельности РУП «Национальный выставочный центр «БелЭкспо»

Конечно, мы не растерялись. Площадками для выставок стали спортивные объекты – ледовые арены, футбольные и легкоатлетические манежи, конькобежные площадки, стадионы, так как только они могли предоставить достаточную площадь для экспозиций. Мероприятия проходят успешно, эффективно и красиво. Но чего это стоит, знают только организаторы (чувствую, в этот момент многие вздохнули).

В этой статье мне хочется поделиться с коллегами историями из опыта нашей команды, которые еще раз подтверждают – появление профессиональной конгрессно-выставочной площадки в регионе – это большая радость, возможности и перспективы.

Выставочные залы

В идеальном мире организатора у вас просторные бесколонные выставочные залы с качественным покрытием пола, высотой потолка от 12 метров, полным перечнем коммуникаций в лючках и большими монтажными воротами. Вы одним движением руки трансформируете зал мобильными перегородками, а акустика позволяет пригласить с концертом даже самую требовательную оперную диву. Но реальность сурова.

Казалось бы, какая разница, какой пол на площадке? Закрыл выставочным ковром, да и все – глаз радуется. Арендуя в очередной раз для проведения выставки ледовую арену, мы были уверены, что все под контролем. Лед закрывается специальным покрытием, под которым создается необходимый климат, а воздух в зале прогревается до комфортной температуры.

Что может пойти не так? Оказывается, многократно проверенная система охлаждения может выйти из строя, и именно на вашем мероприятии. Лед начнет таять, и экспозиция «поплывет». Вы когда-нибудь видели картину «Дед Мазай и зайцы», где в роли лодки – новенький авто со стенда автобренда, а ее пассажиры – потенциальные клиенты-покупатели? Мы строили «островки», оперативно откачивали воду, а ночью представители площадки чинили систему охлаждения. Мероприятие было спасено, но «Штирлиц еще никогда не был так близко к провалу».

А как насчет качественного профессионального газона в футбольном манеже, который вы не должны повредить? И да, у вас тысячи посетителей выставки, индивидуальная застройка и ранний заезд, но стоимость газона составляет несколько бюджетов мероприятия. Вы с большим трудом и в сжатые сроки (не спрашивайте, почему) находите в другом городе нужный объем покрытия, организуете его погрузку и доставку, и……узнаете, что его не почистили после использования на другом газоне, поэтому куски травы вместе с землей передают вам привет с белоснежного покрытия, которое ровно через 5 часов должно сиять на открытии мероприятия. Наверное, в те несколько часов все моющие пылесосы города и специалист по клинингу тетя Люба прошли у нас свой главный стресс-тест.

Конечно, история про полы, это еще и про коммуникации. В идеале – в лючках, достаточно часто расположенных и обеспечивающих подвод воды, канализацию, нужные электрические мощности и т.д. Но какие лючки на неспециализированных площадках? Их нет, а спрос у экспонентов есть. И тогда организатор ищет другие решения: чаще всего это подвод в кабель-каналах, и все вроде бы хорошо. До тех пор, пока вся жизнь не пролетит у вас перед глазами, когда вы будете ловить зацепившееся за кабель-канал высшее должностное лицо, или когда перед открытием важного события персонал стенда забьет трубу, и вы увидите фонтан дружбы народов аккурат между двумя национальными экспозициями.

Конечно, монтажные ворота метров 5-6 высотой, в ноль с уровнем пола, да еще и с тепловой завесой зимой – мечта организатора. Но мечтать не вредно. А вот что вредно – не уметь демонтировать винт с мини-вертолета. Потому что в центре экспозиции – летательные аппараты, и ни один из них не идентифицирует себя как Карлсон и не собирается влетать в окно, а в ворота не проходит.

Кстати, о кранах и погрузчиках. Вы сталкивались с ситуацией, когда недобросовестный подрядчик воспользовался не электрическим (как был обязан), а дизельным погрузчиком, и сработавшая система пожаротушения в зале оперативно локализовала очаг и резко повысила бюджет мероприятия?

А как вам история, когда заезд может происходить только через одни ворота, так как если открыть двое ворот одновременно, манеж сдуется?

Конференц-залы

О, это отдельная тема. Если на неспециализированной площадке есть конференц-зал, да еще и с экраном, проектором — это действительно большая удача. Но чаще всего, это история с большими вложениями и переоборудованием. Например, танцевального зала с зеркалами и станком - в зал для проведения международного совещания по вопросам безопасности. Маленького и простенького конференц-зала – в зал для проведения VIP-переговоров. Столовой санатория – в локацию для бизнес-диалога руководителей. Небольшого кинотеатра – в конгресс-зал с синхронным переводом на 6 языков.

Удобства для посетителей

И здесь опять же, как повезет. На одной из площадок мы столкнулись с ситуацией, что туалеты имелись только в спортивных раздевалках. В день открытия выставки раздевалки оказались закрыты на ключ, а ключница просто не явилась. Дубликатов у площадки нет. Экспоненты были в основном зарубежные, поэтому скандал рисковал стать международным. Ситуацию спас слесарь, деактивировавший замки силой отвертки и крепкого словца.

Входной контроль

По этой теме можно говорить долго, особенно сейчас. Как организовать доступ на мероприятие, насколько жестким должен быть досмотр, где и какие мероприятия по безопасности проводить, если площадка абсолютно не подходящая? Здесь и нам, и коллегам-организаторам не до шуток. Но позитивную историю вспомню.

Итак, проводим мероприятие на территории велотрека (в его ядре). Идет церемония открытия, присутствуют официальные лица, сцена, оркестр. И в этот момент со стороны входа (а это, по сути, въездные ворота с пандусом) со скоростью и стремлением к победе, достойными участника Тур де Франс, въезжает велосипедист в полной экипировке и, минуя опешившую охрану, скрывается на подъеме велотрека. Признаюсь, на несколько секунд мы все растерялись, так как велосипедов для преследования нарушителей не имелось, а бежать за ним явно было бессмысленно. В итоге все закончилось хорошо, и ни один велосипедист не пострадал – через несколько кругов трека он заметил знаки охраны, заподозрил неладное и съехал. Чемпионом оказался.

Конечно, опытный организатор способен провести мероприятие качественно на любой площадке. Наверняка коллеги из компаний, работающих в отсутствие профессиональных площадок в регионе, смогут рассказать тысячу подобных историй. И этот опыт для нас как организаторов – бесценен.  Но мы с нетерпением ждем появления в 2025 году у Республики Беларусь профессиональной выставочной площадки – Минского международного выставочного центра. 

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. Орфография и пунктуация автора сохранены. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив НВЦ «БелЭкспо». Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.