Экспериментальный формат: как разнообразить программу долгоживущего события
Организуя деловое событие из года в год, ивенторы сталкиваются с проблемой: количество актуальных и «вечнозелёных» топиков для обсуждения ограничено. А ведь повторение тем снижает востребованность мероприятия и уменьшает интерес аудитории к участию. Внести разнообразие помогут эксперименты с форматами.
Кейсы Древнего Мира на конференции для юристов
Конференция «Антимонопольное регулирование» проводится с 2008 года. Её участниками ежегодно становятся примерно 300 человек – юристы, практикующие в антимонопольном праве и представители Федеральной антимонопольной службы. «Задача – удержать эту аудиторию и год от года продолжать наращивать количество участников», – объясняет Юрий Сухоруков, старший руководитель проектов Forbes Congress.
Из года в год темы, которые волнуют участников конференции, остаются теми же – картели, недобросовестная конкуренция, суды, доминирование, платформы. Количество рекомендованных рейтингами практикующих юристов, которых приглашают выступать на конференциях, также неизменен. Однако организаторы обязаны каждый год обновлять деловую программу. Для этого на конференции экспериментируют с форматами и концепциями сессий.
«Как часто бывает, идею подсказал случай. Мы изучали историю торговых сетей применительно к теме доминирования на локальных рынках и вспомнили о картине “Изгнание торговцев из храма”», – рассказывает Юрий Сухоруков.
Сюжет об изгнании торговцев из храма широко распространён в изобразительном искусстве. Он содержит эпизод из жизни Иисуса Христа. Как описано в Евангелиях, на Пасху верующие были обязаны приносить в жертву скот. Животных и всё необходимое для жертвоприношения продавали в Иерусалимском храме, однако купить их можно было только на еврейские деньги – сикели. Жители города же пользовались римскими монетами и потому прибегали к помощи менял. «Менялы в какой-то момент смекнули, как можно максимизировать прибыль, и создали валютообменный картель, а потом взвинтили курс», – объясняет Юрий Сухоруков. Согласно писаниям, Иисус Христос отправился в храм и бичом изгнал оттуда как торговцев, так и менял. В этой истории Спаситель выступил своего рода борцом с монополистами.
Организаторы конференции, вдохновившись этим сюжетом, посвятили отдельную сессию антимонопольным кейсам в мифах, религиозных текстах и исторических источниках. Спикеры рассматривали обстоятельства и способы борьбы с монополиями на примерах мифа о Прометее, «Сказки о золотом петушке» А. С. Пушкина, а также исторических свидетельств о запрете на использование определенных цветов в Японии, Древнем Риме и Европе.
Эксперимент удался: доклады получились яркими и запоминающимися. Юрий Сухоруков отмечает, что сессия позволила отстроиться от конкурентов, удержать внимание аудитории и заручиться интересом участников к следующим конференциям.
Контекст события: площадка как продолжение деловой программы
Смена места проведения может также внести разнообразие в традиционный сценарий события. Переезд из конгресс-центра в планетарий, газгольдер или театр вынуждает организаторов адаптировать формат проведения сессий и экспериментировать с рассадкой.
Нестандартная площадка может стать отражением концепции мероприятия или его миссии, а ещё позволит добавить в расписание события необычные активности. Например, хорошим дополнением к деловой программе конференции на промышленную тематику станут экскурсии на профильное предприятие. Предприятия и сами зачастую являются инициаторами масштабных событий, рассматривая их как канал для привлечения внимания к своему бренду. Многие фабрики и заводы располагают конгресс-залами, которые подойдут для проведения выездных сессий.
Например, в рамках XI Евразийского Ивент форума в 2022 году состоялись две выездные сессии на тему промышленного туризма. Площадку для их проведения предоставили завод «Русские самоцветы» и Музей уличного искусства, расположенный на территории действующего завода слоистых пластиков. В ходе сессий эксперты по развитию туризма на предприятиях поделились своим опытом с аудиторией. Также для всех желающих состоялись экскурсии. Тем самым площадки продемонстрировали собственный опыт по развитию промтуризма, а участники получили уникальные впечатления без отрыва от деловой программы.
Не только конкурс. Интеграция развлекательных активностей
Фестивализация деловых мероприятий привела к тому, что в программе подобных событий можно встретить разнообразные конкурсы и розыгрыши. Однако важно, чтобы развлекательные активности гармонично сочетались с форматом ивента и не воспринимались в отрыве от его концепции.
Удачный пример интеграции конкурса продемонстрировал всё тот же XI Евразийский ивент форум. За несколько месяцев до события Оргкомитет объявил конкурс на лучший плакат, анонсирующий мероприятие. В конкурсе приняли участие конгрессы, гастрономические фестивали и медицинские конференции. Их плакаты украсили стены площадки проведения форума – конгрессного центра «ПетроКонгресс». Другие участники EFEA отмечали наиболее понравившиеся работы наклейками, которые получали вместе с беджем. Организаторам событий, чьи плакаты набрали больше всего голосов, вручили награду.
Тема конкурса получила свое развитие и в деловой программе EFEA: на форуме работала Креативная лаборатория по созданию фирменного стиля мероприятий. Под руководством эксперта в области брендинга Максима Бузина, организаторы тренировались формулировать задачи для дизайнеров и составлять брифы, а ещё отгадывали по разнообразным примерам айдентики тематику мероприятий, для которых они были созданы.
Форсайт: формат для поиска решений
Организаторы всегда находятся в поиске эффективных подходов к проведению дискуссий. Одним из таких форматов является форсайт (от англ. Foresight – «предвидение»), который позволяет проработать предметную область с большим количеством стейкхолдеров и учесть максимум мнений. В России этот формат популяризовало Агентство стратегических инициатив (АСИ), разработав в 2017 году методологию для проведения событий в форме Rapid Foresight.
Форсайт смещает фокус коммуникации с существующих проблем на образ желаемого будущего в представлении разных сторон. Этот подход позволяет выстроить дискуссию экологичным образом и перейти к поиску конкретных действий, которые могут улучшить ситуацию в выбранной сфере.
Традиционно форсайт начинается с выступления экспертов. «Эксперты обозначают платформу для коммуникации», – рассказывает Елена Варданян, модератор форсайт-сессий, – «Не давая оценок, они предоставляют данные о текущей ситуации в обсуждаемой сфере, приводят факты и показывают динамику. Не менее важно перечислить практики, принятые в других компаниях, регионах, отраслях и странах».
Эксперты содействуют в выработке участниками трендов по заданной к обсуждению на форсайте темы. На основе согласованных трендов участники совместно определяют угрозы и возможности, которые несет будущее всем заинтересованным сторонам. Например, цифровизация регионов позволит сделать доступнее помощь врачей за счет развития телемедицины. Однако внедрение цифровых технологий может стать причиной уменьшения количества рабочих мест для некоторых специалистов, например, учителей, продавцов-кассиров, служащих банков.
Перед участниками форсайта стоит задача высказать собственные идеи о том, как нивелировать риски и использовать преимущества обсуждаемых трендов. В ходе дискуссии они договариваются о совместной работе, закладывают основу для нормативных актов, которые будут регулировать их общее будущее, инициируют проекты. «Инициативы, родившиеся на форсайтах, складываются в дорожную карту развития обсуждаемой сферы. В дальнейшем участники поддерживают взаимодействие, поддерживают друг друга в реализации задуманных проектов. Так событие позволяет участникам осознать важность личной инициативы и личной ответственности за желаемые изменения», – объясняет Елена Варданян.
Например, в основу дорожной карты проекта «Стратегия региона до 2030 года» в Ростовской области легли наработки участников форсайт-сессии, состоявшейся в 2017 году. Тогда в дискуссии приняли участие представители регионального делового сообщества, общественных организаций, органов исполнительной власти, объектов инфраструктуры поддержки предпринимательства, банковского сектора и вузов.
Рынок бизнес-конференций определяет высокая конкуренция, и для того, чтобы сохранить позиции на нем, организаторам следует проявлять креативность в составлении программ. Необычные форматы для отдельных сессий или полноценных событий внесут в программу разнообразие и помогут поддержать интерес участников на высоком уровне.
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. Актуализация ранее опубликованной статьи (от 2021 г). При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото превью: Картина «Изгнание торгующих из храма», Эль Греко; Конференция «Лучшие антимонопольные практики 2021», Forbes.Congress. Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям
18.07.2024
