А в чем сила? Матеуш Червинский, конгресс-бюро Варшавы

Конгрессное бюро Варшавы является одним из ключевых игроков на ивент рынке Восточной Европы. Об особенностях работы ассоциации, о влиянии индустрии встреч на экономику страны, о формах сотрудничества между участниками рынка и методах привлечения инвестиций на VI Евразийском Ивент Форуме рассказывал генеральный директор Конгрессного бюро Варшавы Матеуш Червинский. Event LIVE представляет читателям ответы Матеуша на вопросы зала.

- Господин Червинский, как вы считаете, как велико влияние индустрии встреч на экономику стран?

Достаточно велико, если, например, посмотреть на индустрию США, то в этом можно легко убедиться. Ивент отрасль имеет ощутимое финансовое влияние на экономику страны. Например, доля индустрии встреч США в финансовом эквиваленте в валовом внутреннем показателе составляет около $400 млрд. Чтобы оценить масштаб, отмечу, что весь ВВП Польши составляет $393 млрд. То есть, в США индустрия встреч приносит столько денег, сколько зарабатывает целая страна Европы. В ивент отрасли США занято более 1,7 млн человек. Но говорить только о цифрах нет смысла. На собственном опыте я убедился в том, что чиновников и партнеров убеждают не большие суммы, а те факты об отрасли, которые показывают какую пользу те или иные мероприятия приносят обществу. Как говорится, не в деньгах счастье. Главное сколько инноваций появилось благодаря проведению мероприятию, какую пользу оно привнесло в город, другие отрасли.

- Но все-таки деньги - один из важных моментов в любом бизнесе, для проведения мероприятия нужны средства. Как ваша организация привлекает инвестиции в проекты?

Индустрия встреч – это бизнес правильно выстроенных коммуникаций между различными людьми и компаниями. Как мы можем использовать такой инструмент? В процесс подготовки события надо вовлекать всех потенциальных участников. Например, вы как ассоциация хотите привлечь в город международное мероприятие, которое явно принесет региону прибыль, повысит уровень знаний и компетенций местных специалистов. И как следствие, такое событие будет чрезвычайно полезным для экономики города. К кому вы обратитесь за поддержкой? Вы отправитесь на переговоры с представителями администрации города. Также поступили и мы. Мы решили провести в Варшаве крупный спортивный конгресс для 2000 специалистов. Мы тщательно подготовились, обратились в местный департамент поддержки спорта. Нам предоставили бесплатно площадку дворца конгрессов, обеспечили бесплатные трансферы, а также были выделены деньги на рекламу. И наш первый урок – привлекайте административный ресурс.

Второй урок: ваши помощники – представители научных кругов. Когда речь идет о проведении научных и медицинских конференций, вам не обойтись без услуг профессиональных консультантов. Так, для участия в тендере на проведение пяти крупных международных мероприятий мы обратились за помощью к местным ученым и предоставили организаторам актуальный научный контент. Участие профессионалов в проекте в дальнейшем гарантировало нам победу. Мы выиграли право проведения пяти научных конференций у таких сильных дестинаций как Испания и Чехия.

Презентация Матеуша Червинского на VI Евразийском Ивент Форуме (EFEA) 2017,
сессия «Международные конгрессы ассоциаций: синергия науки, бизнеса и отраслевых профессиональных ассоциаций»

Мы создали Варшавский инновационный совет, в котором работают специалисты из 25 ведущих институтов и компаний. Заседания экспертов проводятся ежемесячно, и специалисты предоставляют необходимые консультации администрации города. Мы со своей стороны помогаем получить дотации и привлечь партнеров из-за рубежа.

Фото: EFEA/ Сессия «Региональный маркетинг» на VI Евразийском Ивент Форуме (EFEA) 2017

- Как строится диалог с партнерами?

Если вы знаете, как вести дискуссию и умеете построить разговор, то вы можете получить больше помощи от партнеров. Отмечу, что многие польские научно-исследовательские центры и институты обладают прорывными идеями, а крупные концерны заинтересованы в новых технологиях и продуктах. Мы работаем с крупнейшими игроками рынка, более 80% организаций – это известные бренды. Если мы участвуем в тендере на право проведения мероприятия, мы используем предложения наших членов. В том случае, если событие связано с отраслями, специалисты которых не входят в нашу ассоциацию, мы обращаемся к сторонним исполнителям. Стараемся выиграть право проведения конгрессов от 400 участников.

- Конгрессное бюро Варшавы создано на условиях государственно-частного партнерства. Каково распределение капитала в организации?

В настоящее время доля государственных средств в бюджете составляет 85%. Мы работаем над тем, чтобы увеличить долю частного капитала. Идеально если соотношение государственных и частных инвестиций распределяется 50/50, но такую схему очень сложно создать. Мы стремимся к формуле 60/40.

- Как конгрессное бюро принимается отраслью? Вы уже доказали собственную необходимость и важность? Сколько времени вам понадобилось?

С первого дня создания ассоциации мы работаем над этим ежедневно. Когда Конгрессное бюро только появились на свет, на нас смотрели с любопытством. Надо отметить, что в Польше есть дестинации, которые уже известны как крупнейшие туристические центры. Например, в Кракове очень хорошо развита индустрия туризма и деловых мероприятий и нам понадобилось 2,5 года для того, чтобы выйти на хороший уровень и завоевать сердца партнеров.

Наряду с проблемой поиска финансирования маркетинговых организаций и программ развития дестинаций, существует и вопрос о системе поддержки конгресс-бюро. Подробнее читайте в статье В поисках финансирования: успешные модели привлечения средств для дестинаций

- Какой проект ассоциации вы считаете наиболее успешным?

Мы провели цикл из пяти научных конференций, бюджет которых превысил $1 млн. Нам удалось добиться успеха, задействовав во время подготовки и проведения мероприятий три составляющие – административный ресурс, научные круги и частные инвестиции. Партнерские отношения помогают нам решать многие вопросы. Например, мы предлагаем организовать для участников конференций бесплатные экскурсии, фортепианные концерты во дворцах. Такие позиции всегда красиво смотрятся, а когда вы вставляете данные об этом в таблицу Excel, понимаете, сколько вы сэкономили.

Наша сторона силы – это сотрудничество.

Фото на превью: VI Евразийский Ивент Форум (EFEA) 2017. Текст: Константин Збаровский. По материалам ответов на вопросы аудитории на выступления М.Червинского на VI Евразийском Ивент Форуме (EFEA) 2017, сессия «Международные конгрессы ассоциаций: синергия науки, бизнеса и отраслевых профессиональных ассоциаций». Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.