Гайдлайн: 9 шагов к успешному мероприятию

Меня зовут Егор, я — PR-менеджер некоммерческого партнерства в строительстве. Наша организация давно проводит огромное количество мероприятий разного рода для строителей, органов гос.власти, банков и иных представителей отрасли. Шишек на организации подобных мероприятий я набил столько, что уже можно составить по этому небольшое пособие. В общем-то, примерно это я и сделал. После детального анализа, я написал инструкцию по организации мероприятий, которая поможет при организации, пожалуй, любого более-менее серьезного и крупного мероприятия. Нашу команду эта инструкция выручает уже очень давно, поэтому надеюсь, что поможет и вам.

ШАГ 1. Определение цели и задачи мероприятия: определить какое мероприятие необходимо провести, для кого оно будет и какую конечную цель мы преследуем.

Для чего мероприятие создается? Кто нам нужен? Что необходимо донести до присутствующих? Каким образом? Методы и оценка эффективности.

ШАГ 2. Организация команды: затем необходимо собрать команду. Идеальный состав команды может быть таким:

ШАГ 3. Определение формата мероприятия: на данном этапе команда собирается вместе, чтобы продумать концепцию мероприятия, выделить главную идею, продумать детали организации, решить вопросы, распределить обязанности и составить подробный план.

Формат: форум, конференция, выставка, круглый стол, бизнес-завтрак/обед/ужин, спортивное мероприятие, семинар, собрание, корпоратив, или какое-то иное мероприятие.

Обязательные вопросы, на которые необходимо дать четкий ответ:

• Наши герои? (Участники, спикеры, выступающие, почетные гости)
• Сколько участников нам нужно?
• Какой имеется бюджет?
• Какие потенциальные площадки подходят?
• Наши партнеры?

ШАГ 4. Начало подготовки к мероприятию: после определения формата и концепции мероприятия необходимо выбрать площадку, посмотреть ее, утвердить места для welcome-drink, зоны курения, зоны фотосессии, зоны банкета/фуршета, служебного помещения, входной группы, парковки, круглых столов, интерактивной зоны и т.д.

Когда план, формат, цели мероприятия и площадка уже определены, необходимо решить вопрос с организационными моментами на самой площадке:

Необходимо определить оборудование, в т.ч. звуковое, видео, аудио, наполнение, компьютерная и печатная техника и т.д.

Далее определить визуальное оформление мероприятия, в т.ч. определить фирменный стиль мероприятия, заранее согласовав с арт-менеджером все дизайн-элементы: афиши, тейбл-тенты, рекламные флаеры, банеры, ролл-апы, видео-анонсы и т.д.

Что касается партнеров, то с ними нужно договариваться заранее. Поиск спонсоров необходимо начинать за 3-4 месяца до мероприятия, спикеров и выступающих за 1 месяц, почетных гостей за 1 месяц.

ШАГ 5. Анонсирование мероприятие и привлечение гостей: необходимо определить каналы коммуникации с ЦА (СМИ, соцсети, блоги, порталы, приглашения, холодные звонки, e-mail, ТВ, радио и т.д. ).

Начинать приглашать гостей на мероприятие, в т.ч. по средствам рекламы и PR, а также по личным связям, в зависимости от масштаба мероприятия, необходимо за 1-3 месяца.

Также стоит создать аккаунты мероприятия в социальных сетях, если это семинар или форум. Так аудитории будет проще следить за ходом мероприятия, и социальные сети также являются отличным каналом для привлечения и коммуникации с аудиторией. Также при необходимости создание лендинг-пейдж с возможностью регистрации и описанием мероприятия.

К началу анонсирования мероприятия должны быть готовы все рекламные материалы, пресс-релизы, тексты, видео-приглашения и иные материалы необходимые для продвижения и привлечения аудитории.

Также необходимо вести список зарегистрировавшихся участников, для предварительного определения количества присутствующих, с их контактными данными и перед мероприятием обязательно позвонить или отправить напоминание на электронную почту о предстоящем мероприятии. Вид, расписание и кол-во уведомлений утверждается с менеджером.

ШАГ 6. Проверка площадки: на площадку необходимо приехать заблаговременно и установить все оборудование, камеры, микрофоны, звук. Также все визуальные и рекламные материалы: плакаты, скомпоновать раздаточный материал, подарки, фирменную одежду. Проверить все службы (вода, электричество, парковочные места, зону въезда, гардероб и т.д. ).

Также важно проверить расходные материалы, батарейки, ручки, стаканы, бейджи и т.д. Мероприятие должно быть готово на 100% за 30-40 минут до его начала.

ШАГ 7. Осуществление контроля всех служб на мероприятии: провести планерку со всеми ответственными лицами и определить зону ответственности каждого участника (например, мероприятие продлится 6 часов), также определить возможные форс-мажорные ситуации и инструкции по их устранению.

ШАГ 8. Собрать отзывы: необходимо собрать отзывы о мероприятии, это поможет сделать следующее еще лучше. Для этого необходимо заранее подготовить материалы для обратной связи и раздать присутствующим до момента покидания ими площадки.

ШАГ 9. Оценка эффективности и работа над ошибками: после мероприятия необходимо провести планерку со всей командой и определить слабые места в организации, оценить обратную связь присутствующих и оценить эффективность проведенного мероприятия.

Об авторе:

Егор Парилов,

Head of PR в Ассоциация строителей и строительных организаций "Некоммерческое партнерство Саморегулируемая организация "Региональное Объединение Строительных Организаций"

Источник: http://mediabitch.ru/