Гайдлайн: 9 шагов к успешному мероприятию

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Меня зовут Егор, я — PR-менеджер некоммерческого партнерства в строительстве. Наша организация давно проводит огромное количество мероприятий разного рода для строителей, органов гос.власти, банков и иных представителей отрасли. Шишек на организации подобных мероприятий я набил столько, что уже можно составить по этому небольшое пособие. В общем-то, примерно это я и сделал. После детального анализа, я написал инструкцию по организации мероприятий, которая поможет при организации, пожалуй, любого более-менее серьезного и крупного мероприятия. Нашу команду эта инструкция выручает уже очень давно, поэтому надеюсь, что поможет и вам.

ШАГ 1. Определение цели и задачи мероприятия: определить какое мероприятие необходимо провести, для кого оно будет и какую конечную цель мы преследуем.

Для чего мероприятие создается? Кто нам нужен? Что необходимо донести до присутствующих? Каким образом? Методы и оценка эффективности.

ШАГ 2. Организация команды: затем необходимо собрать команду. Идеальный состав команды может быть таким:

Должность

ФИО

Мобильный телефон

Примечание

1

Менеджер мероприятия

Контроль за всеми аспектами мероприятия, а также координацию действий всех участников, привлечение спикеров

2

Известное лицо компании/GR/руководство

Ответственный за привлечение, почетных гостей, VIP-гостей, партнеров, спикеров (личные связи) спонсоров (личные связи)

3

Модератор выступлений

Слежка и корректировка за выступлениями, контроль следования четкому расписанию выступлений

4

Менеджер по рекламе и PR

Организация рекламной компании и медиа сопровождения, а также привлечение журналистов при необходимости

5

Арт-менеджер

Активность на площадке, промо акции, дизайн, разработка рекламных материалов, листовок, раздаточный материал, видео, презентации, подарки, награждения и т.д.

6

Event-менеджер

Поиск площадки, ведущих, диджеев, ответственный за аппаратуру, звук, свет, видео, фото, компьютерную и иную технику

7

Клиент менеджер

Ответственный за входящий и «холодный» поток клиентов, а также за подтверждение участия и повторные обзвоны с напоминанием, привлечение спонсоров (холодная база)

8

Хостес

Ответственные за встречу и регистрацию гостей, за кофе-брейк, банкет, зоны для курения, координацию перемещения гостей, контроль рассадки и т.д.

9

Водитель

Ответственный за доставку и забор грузов

+

Человек с «золотыми» руками

Мастер на все руки, ноги, голову (что-то починить, поднять неподнимаемое и т.д. )

ШАГ 3. Определение формата мероприятия: на данном этапе команда собирается вместе, чтобы продумать концепцию мероприятия, выделить главную идею, продумать детали организации, решить вопросы, распределить обязанности и составить подробный план.

Задача

Ответственные

Примечания

Определение формата мероприятия

Вся команда

Формат мозгового штурма

Формат: форум, конференция, выставка, круглый стол, бизнес-завтрак/обед/ужин, спортивное мероприятие, семинар, собрание, корпоратив, или какое-то иное мероприятие.

Обязательные вопросы, на которые необходимо дать четкий ответ:

  • Наши герои? (Участники, спикеры, выступающие, почетные гости)
  • Сколько участников нам нужно?
  • Какой имеется бюджет?
  • Какие потенциальные площадки подходят?
  • Наши партнеры?

ШАГ 4. Начало подготовки к мероприятию: после определения формата и концепции мероприятия необходимо выбрать площадку, посмотреть ее, утвердить места для welcome-drink, зоны курения, зоны фотосессии, зоны банкета/фуршета, служебного помещения, входной группы, парковки, круглых столов, интерактивной зоны и т.д.

Задача

Ответственные

Примечания

Выбор площадки

Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Event-менеджер.

Выезд на площадку, фотографии площадки, площадь, доп. помещения, утверждение меню и т.д.

Когда план, формат, цели мероприятия и площадка уже определены, необходимо решить вопрос с организационными моментами на самой площадке:

Необходимо определить оборудование, в т.ч. звуковое, видео, аудио, наполнение, компьютерная и печатная техника и т.д.

Задача

Ответственные

Примечания

Необходимое оборудование

Event-менеджер

Определить количество необходимого оборудования, найти подрядчиков, осуществить заказ

Далее определить визуальное оформление мероприятия, в т.ч. определить фирменный стиль мероприятия, заранее согласовав с арт-менеджером все дизайн-элементы: афиши, тейбл-тенты, рекламные флаеры, банеры, ролл-апы, видео-анонсы и т.д.

Задача

Ответственные

Примечания

Разработать фирм. стиль всех визуальных элементов мероприятия, разработка рекламных и POS-материалов, подарков и т.д.

Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Менеджер по рекламе и PR;

Разработать концепцию (вся команда), разработать ТЗ (Арт-менеджер), найти подрядчиков, осуществить заказ (Арт-менеджер)

Что касается партнеров, то с ними нужно договариваться заранее. Поиск спонсоров необходимо начинать за 3-4 месяца до мероприятия, спикеров и выступающих за 1 месяц, почетных гостей за 1 месяц.

Задача

Ответственные

Примечания

Определить спонсоров, партеров, спикеров, VIP-гостей

Известное лицо компании; Менеджер мероприятия;Модератор;Арт-менеджер;

Клиент менеджер.

Определить списки гостей и распределить, кто кого приглашает, кто за кого ответственный. Арт-менеджер берет на себя визуальные оформления приглашений и КП

ШАГ 5. Анонсирование мероприятие и привлечение гостей: необходимо определить каналы коммуникации с ЦА (СМИ, соцсети, блоги, порталы, приглашения, холодные звонки, e-mail, ТВ, радио и т.д. ).

Начинать приглашать гостей на мероприятие, в т.ч. по средствам рекламы и PR, а также по личным связям, в зависимости от масштаба мероприятия, необходимо за 1-3 месяца.

Также стоит создать аккаунты мероприятия в социальных сетях, если это семинар или форум. Так аудитории будет проще следить за ходом мероприятия, и социальные сети также являются отличным каналом для привлечения и коммуникации с аудиторией. Также при необходимости создание лендинг-пейдж с возможностью регистрации и описанием мероприятия.

К началу анонсирования мероприятия должны быть готовы все рекламные материалы, пресс-релизы, тексты, видео-приглашения и иные материалы необходимые для продвижения и привлечения аудитории.

Задача

Ответственные

Примечания

По определенным каналам коммуникации с ЦА начать анонсирование мероприятия и привлечение клиентов

Менеджер мероприятия;Менеджер по рекламе и PR;Клиент менеджер.

Заранее подготовленные рекламные материалы используются для привлечения ЦА. Клиент менеджер работает с входящими заявками, и «холодными» звонками

Также необходимо вести список зарегистрировавшихся участников, для предварительного определения количества присутствующих, с их контактными данными и перед мероприятием обязательно позвонить или отправить напоминание на электронную почту о предстоящем мероприятии. Вид, расписание и кол-во уведомлений утверждается с менеджером.

ШАГ 6. Проверка площадки: на площадку необходимо приехать заблаговременно и установить все оборудование, камеры, микрофоны, звук. Также все визуальные и рекламные материалы: плакаты, скомпоновать раздаточный материал, подарки, фирменную одежду. Проверить все службы (вода, электричество, парковочные места, зону въезда, гардероб и т.д. ).

Также важно проверить расходные материалы, батарейки, ручки, стаканы, бейджи и т.д. Мероприятие должно быть готово на 100% за 30-40 минут до его начала.

Задача

Ответственные

Примечания

Осуществить техническое обеспечение площадки, а также контроль всех помещений на соответствие ТЗ, в т.ч. кофе-брейк, кухня и т.д.

Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Event-менеджер;

Водитель;

Человек с «золотыми» руками;

Хостес.

Доложить о готовности менеджеру, в случае форс-мажора найти решение проблемы.

ШАГ 7. Осуществление контроля всех служб на мероприятии: провести планерку со всеми ответственными лицами и определить зону ответственности каждого участника (например, мероприятие продлится 6 часов), также определить возможные форс-мажорные ситуации и инструкции по их устранению.

Должность

1 час

2 час

3 час

4 час

5 час

6 час

1

Менеджер мероприятия

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

2

Известное лицо компании

Встреча VIP-гостей

Общение с VIP-гостями

Общение с VIP-гостями

Общение с VIP-гостями

Общение с VIP-гостями

Провожание VIP-госте

3

Модератор выступлений

Модерация выступлений спикеров

Модерация выступлений спикеров

4

Менеджер по рекламе и PR

Подсчет кол-ва гостей, оценка эффективности рекламной компании

Сбор обратной связи (анкеты, отзывы)

Сбор обратной связи (анкеты, отзывы)

5

Арт-менеджер

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

6

Event-менеджер

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

7

Клиент менеджер

8

Хостес

Встреча гостей, регистрация, контроль подачи кофе-брейка

Рассадка, контроль подачи блюд и напитков

Координация перемещения гостей, Контроль подачи блюд и напитков

Координация перемещения гостей

Координация перемещения гостей

Координация перемещения гостей

9

Водитель

Привезти оборудование

Увезти оборудование

+

Человек с «золотыми» руками

На подхвате

На подхвате

На подхвате

На подхвате

На подхвате

На подхвате

ШАГ 8. Собрать отзывы: необходимо собрать отзывы о мероприятии, это поможет сделать следующее еще лучше. Для этого необходимо заранее подготовить материалы для обратной связи и раздать присутствующим до момента покидания ими площадки.

Задача

Ответственные

Примечания

Собрать обратную связь

Менеджер по рекламе и PR

Обеспечить гостей анкетами, собрать анкеты визитки

ШАГ 9. Оценка эффективности и работа над ошибками: после мероприятия необходимо провести планерку со всей командой и определить слабые места в организации, оценить обратную связь присутствующих и оценить эффективность проведенного мероприятия.

Задача

Ответственные

Примечания

Работа над ошибками

Вся команда

Формат мозгового штурма

Оценка эффективности мероприятия в разрезе поставленных целей

В зависимости от целей мероприятия

Отчет о мероприятии

Об авторе:

Егор Парилов,

Head of PR в Ассоциация строителей и строительных организаций "Некоммерческое партнерство Саморегулируемая организация "Региональное Объединение Строительных Организаций"

Источник: http://mediabitch.ru/


06.04.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда событий среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности