От президентов до звезд футбола: как обеспечить транспортом вип-гостей на международных мероприятиях

Скоро в Санкт-Петербурге в очередной раз состоится Петербургский международный экономический форум (ПМЭФ). В условиях нарушенного авиасообщения, трудностей с пересечением границ и особенностей геополитической обстановки риски, что что-нибудь пойдет не по плану, возрастают, как никогда. На что обратить внимание при аренде автобуса для гостей? Как сохранить деловую репутацию и показать город в лучшем свете? Своими рекомендациями и кейсами из опыта работы на ПМЭФ и чемпионате мира по футболу FIFA делится генеральный директор петербургской транспортной компании «Интерсервис» Дмитрий Петров.

Особенности логистики

Дмитрий Петров,
генеральный директор компании «Интерсервис»

В 2022 году во время ПМЭФ мы встречали многочисленную делегацию из небольшой арабской страны, которая посещала Россию в первый раз. Как оказалось, у первых лиц этого государства сформировалось неправильное мнение о Санкт-Петербурге. Они думали, что город маленький, провинциальный и, по сути, в нем нечем заняться.

Как же они удивились, когда увидели масштаб Петербурга, его дороги, достопримечательности, и поняли, какое расстояние делегации придется преодолевать каждый день, чтобы посетить многочисленные мероприятия форума – побывать в ЭкспоФоруме, присутствовать на завтраке и утренних спортивных ивентах, а еще познакомиться с ночной жизнью. И это все в разных частях города!

Многие иностранные гости, как и партнеры с Ближнего Востока, не рассчитывают, что на мероприятиях уровня ПМЭФ им придется находиться в рабочем режиме целый день. Из-за загруженного графика первые лица часто не успевают заочно познакомиться с городом, а, следовательно, не подозревают, что кроме рабочей программы их будет ждать и культурная: посещение театров, музеев, прогулка по Неве.

Водитель – лицо города и страны

При аренде автобуса с водителем необходимо обращать внимание не только на цену услуги, но и на отзывы о сотрудниках транспортной компании. Ведь они являются «лицом» города. Сотрудники встречают иностранных гостей и всюду их сопровождают, поэтому именно по ним у представителей других стран формируется впечатление о России и Санкт-Петербурге. Вежливые и отзывчивые водители убеждают иностранцев, что все россияне такие приветливые, несмотря на разные стереотипы.

Чем это полезно? Кроме создания положительного образа отечественных компаний и России в целом, такой подход может открыть новые бизнес-возможности, недоступные ранее.

Так, три года назад ПМЭФ посещала делегация из Катара. Благодаря профессионализму и доброжелательности встречающей стороны гости убедились, что российские компании способны успешно организовывать международные мероприятия. В итоге катарцы пригласили наших коллег из России для помощи в организации FIFA-2022 в Катаре.

Еще один пример – FIFA-2018 в Санкт-Петербурге. Наша и другие транспортные компании внесли свой вклад в успешное проведение чемпионата мира. В итоге в 2019 году туристический поток в город вырос на 40%.

Ключевые обязанности транспортного провайдера

ПМЭФ – это не только деловое событие, но и культурная программа по Санкт-Петербургу. Как правило, именно транспортные провайдеры показывают знаковые места, подсказывают, куда сходить, что посмотреть.

Главная проблема заключается в том, что время ограничено. Иностранные делегации приезжают всего на четыре дня. Рабочая программа каждой из них начинается примерно в 9:00 и заканчивается в 18:00. А ведь гостям еще нужно посетить вечерние мероприятия, поужинать в ресторане, сходить в театр, насладиться ночным городом.

Работая в таком графике, люди, сопровождающие первых лиц, обычно спят по два-три часа. Из-за недосыпа накапливается усталость, происходит перенасыщение информацией, а, следовательно, возникают дополнительные организационные риски – можно что-то забыть, не предусмотреть, упустить из внимания.

Главное о планировании

Любое масштабное мероприятие уровня FIFA и ПМЭФ требует основательной подготовки и планирования, чтобы минимизировать форс-мажоры.

В первую очередь, транспортной компании следует продумать оптимальные маршруты, с учетом изменения погодных условий (Петербург – город не самого стабильного климата) и других важных обстоятельств. Транспортный провайдер премиум-класса должен проявлять гибкость, чтобы подстроиться под высокий райдер: найти резервный транспорт, в непогоду обеспечить проезд до ресторана, даже если он находится в 100 метрах от конференц-зала, проложить идеальный маршрут до Петродворца, если «метеоры» перестанут ходить из-за шторма, быть готовым к перекрытию улиц, задержке рейсов и даже столкновению с болельщиками.

Например, на Чемпионате мира по футболу 2018 года в Санкт-Петербурге у нас был случай, когда фанаты начали хвататься за зеркала автобуса, пытались его поднять и раскачать. Так как наш водитель проходил специальные курсы подготовки к непредвиденным ситуациям, он не допустил, чтобы автобус перевернули, и смог продолжить движение в штатном режиме.

Также транспортный провайдер должен быть готов к работе в режиме неопределенности. Опять же из опыта работы на FIFA-2018: команды прибывали в Санкт-Петербург частными рейсами – точной информации о приземлении не было, могли возникать задержки.

По плану бразильская команда должна была приземлиться в Пулково в 8:00 по МСК. Чтобы ее встретить, мы начали подготовку автобуса уже в 3:00. Транспорт, прошедший техосмотр, помыли и подготовили к посадке пассажиров, а водитель прошел медосмотр, получил инструкции и все необходимое для комфортной работы, в том числе питание. К 7:00 наш автобус был подан к аэропорту.

В тот день бразильская команда прибыла по расписанию. Однако даже если бы рейс задержали, компания все равно справилась бы с задачей. В этом случае водитель находился бы в ожидании не более 12 часов (включая подготовительный этап с 3:00), после чего его бы заменили, чтобы не нарушать время поддержания допустимого состояния здоровья для безопасной работы по закону. На такой случай у транспортной компании всегда должен быть запасной вариант.

Еще один важный момент – изучение культурных особенностей гостей и подготовка к взаимодействию с ними. Согласно российскому законодательству, пассажиры должны быть пристегнуты. Это кажется очевидным, но не всем. Например, в странах Латинской Америки вообще не пользуются ремнями безопасности. Мы в этом убедились, когда сопровождали бразильскую команду. Но как вежливо попросить звезд мирового футбола пристегнуться, и кто на это имеет право?

Чтобы решить эту проблему, мы «прикрепили» к автобусам стюардов. Они помогали футболистам рассаживаться, а заодно вежливо и ненавязчиво следили за исполнением российского законодательства.

Страховка рисков при аренде автобуса

Впрочем, форс-мажоры могут быть связаны не только с таймингами, но и с координацией группы. С такими рисками транспортный провайдер тоже должен умело справляться.

Например, пару лет назад во время ПМЭФ на стоянке ЭкспоФорума возникла такая ситуация. Наш водитель дожидался группы президента одной из бывших союзных республик, у которого была запланирована встреча с руководством нашей страны. По стандартному регламенту, за несколько минут до выхода лидера государства из здания, его помощник должен связаться с водителем или диспетчером транспортной компании и сообщить, к какому входу необходимо подъехать для встречи. Но в тот раз все пошло не по плану – из-за непредвиденных проблем со связью звонка не последовало.

Тем не менее, президент самостоятельно добрался до места, где его ждала машина. И это на стоянке, рассчитанной на 1200 парковочных мест! Как у него это получилось? Все просто: наш водитель на всякий случай предварительно подсказал главе государства и его сопровождающим местонахождение автомобиля на парковке и тем самым минимизировал возможные риски.

По определенным причинам группа президента не смогла дозвониться до водителя. Наш сотрудник, опираясь на предыдущий опыт работы, предвидел возможные проблемы, поэтому сразу предупредил, что делать в случае, если дозвониться не удастся. И в момент, когда группа осталась без связи, благодаря своевременно полученной информации и профессионализму водителя, ей удалось скоординироваться и не допустить опоздания важного гостя на следующую встречу.

От качества услуг зависит не только ее деловая репутация, но и репутация заказчика – организатора мероприятия. А если это событие международного значения, уровня ПМЭФ или FIFA, – то это касается инвестиционного и туристического имиджа территории, где оно проходит.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив компании «Интерсервис». Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.