Информационный фуршет №1, или Как сделать конференцию вкусным инфоповодом? Польза Программной дирекции.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Event LIVE начинает публикацию серии статей «Информационный фуршет, или Как сделать конференцию вкусным инфоповодом?». Как не испортить отношения с журналистами? Как сделать свою конференцию вкусным информационным поводом? Как выстроить отношения специалисту по коммуникациям не только с журналистом, но и со всей командой так, чтобы все сотрудники – от отдела продаж до руководителя проекта – понимали, насколько важно снабжать пиарщика всей информацией и даже той, которая не кажется им интересной?

Своими идеями о потенциале конференционного pr делится с организаторами деловых мероприятий Анастасия Полонская, PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия», бизнес-тренер, CEO&Founder тренинговой студии «Brave Mind Education» (BME), преподаватель Московского Государственного Университета Путей Сообщения (МИИТ), спикер учебных площадок Москвы (ИГУМО, ИКРа и другие). Анастасия работала с такими клиентами как ОАО «РЖД», Министерство транспорта РФ, Министерство экономического развития РФ, ОАО «Газпром» и другие. На ее счету более 100 проведенных деловых мероприятий.

Информационное партнерство, медиа-сотрудничество, бартер – слова, которые наводят ужас и на PR-специалиста, и на журналиста. Первые понимают, что их ждут долгие уговоры, изобретение «плюшек» и бесконечных медиа-китов, а вторые знают, что теперь их будут мучить глупыми вопросами из серии: «Ну что, вы напишете про нас?», «А вы точно придёте? У нас же фуршет, и обед, и пакет с материалами для вас». В общем, обе стороны знают, что будет весело, суетно и, скорее всего, очень не просто. Так думают и 80% pr-менеджеров и журналистов, которым приходится работать в сложном, но крайне интересном поле конференционного пиара.

Давайте разбираться.

Из чего состоит любая отраслевая конференция и что в ней может быть вкусного для media и коммуникатора?

Чтобы конференция максимально заинтересовала СМИ, важно провести тщательную работу со всеми участниками ее внутренней кухни: программной дирекцией, отделом по продажам и работе со спонсорами, технической дирекцией

Именно в рабочем цехе нужно искать всё то, что позволяет успешно и плодотворно взаимодействовать с журналистами на мероприятии, получать хорошие результаты мониторинга и увидеть название своей конференции в публикациях и на экране телевизора.

Итак, сегодня знакомимся с первым участником внутренней кухни конференции:

Программная дирекция/программный директор

Это может быть как целый отдел, так и один человек, который совмещает в себе несколько функций: контент-менеджера, аналитика и менеджера по работе со спикерами.

Что интересует СМИ в спикере конференции?

  • Финансовые показатели компании
  • Любые перемены в руководящем составе
  • Производственные показатели в процентном соотношении по сравнению с предыдущими отчетными периодами
  • Планы на будущее
  • Любые “конфликтные”/кризисные ситуации, которые компания преодолевала/преодолевает в данный период

Заметьте, в вышеперечисленных пунктах не упомянуты вопросы о теме выступления на данной конференции или причинах участия компании в данном мероприятии, а именно этого обычно ждут от пиарщика руководитель проекта Конференции и генеральный директор event-агентства.

Программная дирекция - это место, где коммуникатор может получить самые сливки для формирования пула информационных поводов для СМИ. Здесь и выступающие, которые сами по себе могут привлечь на мероприятие журналиста, и тематика выступлений, где журналисты могут увидеть “скрытую” сенсацию. В общем, есть чем полакомиться

Что надо делать?

Важные моменты, которые упускают все пиарщики при работе со спикерами конференции:

Познакомиться с каждым спикером конференции или его пресс-секретарем

Как только подтвердился тот или иной выступающий в рамках программы конференции, нужно бежать со всех ног к программному директору и умолять его дать контактный номер телефона либо самого докладчика, либо его пресс-секретаря!

Кто, как не пресс-секретарь поймет ваши цели и задачи? Именно с пресс-секретарём вы сможете наметить “правильный” Q&A, который будет выгоден и вам, и представителю компании. Сотрудничая с пресс-секретарями или менеджерами по связям с общественностью, вы сможете «вставить» в выступление спикера название конференции, причины, по которым компании интересно и важно находиться на данной отраслевой площадке, тем самым повысив возможность попадания информации о конференции в последующие публикации.

Получить медиа-кит компании спикера

Попросить у представителя компании, от которой выступает спикер, медиа-кит и получить разрешение использовать его на сайте конференции. Что это вам даст?

Во-первых, журналисты смогут заранее ознакомиться с общей информацией и прислать вам вопросы, которые они хотели бы задать спикеру на конференции, что позволит вам подготовиться самим и подготовить спикера. Важно понимать, что за репутацию спикера на вашем мероприятии отвечает не только его менеджер по связям с общественностью, но и вы.

Во-вторых, на основе медиа-кита компании вы можете подготовить пресс-релиз «до» мероприятия и выпустить его в новостной ленте на сайте конференции, разослать по отраслевой базе СМИ. Главное, не забудьте согласовать материал, так как профессиональное уважение к работе друг друга еще никто не отменял.

Отработать новостные поводы самой компании спикера

Это еще один скрытый информационный повод, который обычно никто не видит. . Что имеется в виду? Поинтересуйтесь у менеджера по коммуникациям, не планирует ли компания в ближайшее время заключение крупных контрактов с другими игроками отраслевого рынка или, скажем, вывод на рынок нового продукта или услуги?

Почему бы не объединить усилия и, например, не подписать соглашение в рамках конференции или не провести пресс-подход по любому из будущих информационных поводов?

Грамотный и опытный коммуникатор всегда увидит в этом не только отличный повод для сотрудничества, но и возможность “засветить” свой пресс-вол в кадре телевизионных СМИ, а это еще один способ получить упоминание о мероприятии в прессе.

Главный вывод в работе с программной дирекцией – это не бояться просить контакты и помощи в налаживании мостов с менеджером компании, от которой выступает спикер.

Как правило, вы всегда сможете найти общие точки соприкосновения и получить максимум информационного выхлопа, работая в команде, а не сочиняя сухие и неинтересные пресс-релизы на тему “У нас подтвердился спикер, который расскажет о…”.

Анастасия Полонская, PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия»

Присоединяйтесь на Event LIVE к Информационному фуршету №2, где мы рассказываем о том, как во благо вкусных инфоповодов дружить пиарщику конференции с отделом по продажам и работе со спонсорами. Следите за нашими обновлениями, друзья!

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При цитировании или перепечатке активная ссылка на страницу с публикацией обязательна.


30.06.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности