Онлайн, офлайн или все-таки гибрид: какой формат мероприятия выбрать?

Онлайн-формат за последние три года из экстренной «карантинной меры» трансформировался в полноправный элемент ивент индустрии. Вместе с тем, с отменой коронавирусных ограничений аудитория активно возвращается на офлайн-площадки. Какой формат выбрать для проведения ивента сегодня? Рассказывает генеральный директор Коммуникационного агентства 4D Наталья Белкова.

Наталья Белкова,
генеральный директор Коммуникационного агентства 4D

Офлайн VS онлайн в цифрах

30% компаний в 2023 году вернулись к очному проведению мероприятий. Об этом свидетельствуют данные ежегодного исследования маркетинговой платформы Splash. 43% одновременно делают ивенты как онлайн, так и офлайн. 11% задействуют гибридный формат, и только 6% – по-прежнему остаются в онлайне.

Доля офлайн-событий постоянно растет. Так, в 2022 году 40% компаний организовали больше очных мероприятий, чем планировали. Доля виртуальных ивентов, напротив, снижается, хотя 41% организаторов признает, что эффективность таких событий часто оказывается выше ожидаемого.

Плюсы и минусы обоих форматов уже не раз обсуждались за годы пандемии. Однако рынок не стоит на месте, и в 2023 году к ним добавились новые пункты. Рассмотрим каждый из вариантов подробнее.

ОФЛАЙН-МЕРОПРИЯТИЯ

Преимущества: себя показать, на других посмотреть

Коронавирусные ограничения ушли в прошлое, но тренд на удаленную работу остался. При всех плюсах «удаленки» онлайн-активности однажды надоедают. В этом плане очные мероприятия становятся «глотком свежего воздуха» в мире совещаний по Zoom и рабочих чатов.

Офлайн любят и за наглядность в представлении бизнеса. Презентацию продукта сегодня не проблема провести онлайн, но в «реальной жизни» восприятие зачастую оказывается более глубоким и комплексным. Неслучайно, 47% маркетологов, опрошенных ивент-платформой Splash, считают, что участие в очных мероприятиях дает бизнесу наибольшую рентабельность инвестиций.

С точки зрения организаторов офлайн-события также выигрывают по зрелищности. Одно дело знать, что выступление спикера на онлайн-конференции смотрят 10 тысяч человек. И совсем другое – находиться с этими людьми в залах экспоцентра. Масштаб ощущается совсем иначе.

Можно отметить рост интереса к проведению офлайн-событий со стороны местных властей. Регионы заинтересованы в развитии делового туризма и готовы оказывать поддержку организаторам. Гостиничный и ресторанный бизнес не остается в стороне и предлагает варианты комплексных предложений с арендой площадок, необходимым оборудованием, размещением и питанием гостей.

Недостатки: минус релоканты, плюс расходы

Офлайн-мероприятия зачастую обходятся дороже онлайн-событий (хотя есть и исключения). Оплата аренды помещения и оборудования, зарплатный фонд технического и обслуживающего персонала, оплата дороги и проживания для гостей – все это требует серьезных денежных вложений. При этом траты в условиях общемировой инфляции постоянно растут, причем по каждой статье расходов: от авиабилетов до закупки продуктов к кофе-брейкам.

Очные ивенты связаны и с рядом трудностей «географического характера». Компаниям из удаленных регионов сложнее и дороже добираться до места проведения события. С аналогичной проблемой сталкиваются и спикеры, особенно те, кто живет в других странах. Так, об очном участии спикеров из числа релокантов сегодня можно только мечтать.

Офлайн несколько проигрывает онлайну и в плане аналитики. На виртуальных мероприятиях проще собирать обратную связь от гостей, проводить голосования и давать оценку выступлениям спикеров. В рамках очного события сделать это все-таки сложнее: здесь уже требуются дополнительные ресурсы и инструменты. Самый очевидный вариант – email-рассылка, более эффективный – приложение или чат-бот мероприятия.

ОНЛАЙН-МЕРОПРИЯТИЯ

Преимущества: масштабирование и удобная аналитика

Онлайн-мероприятия проще и с точки зрения организации. Они требуют меньше времени на подготовку, а часто и меньших финансовых затрат. Освободившиеся ресурсы можно потратить на продвижение ивента и совершенствование технической части. Согласно данным опросов Splash, 38% экспертов считают виртуальные ивенты более эффективными с экономической точки зрения.

Еще одно преимущество формата – открытость изменениям и улучшениям. Виртуальные события образца 2023 года сильно отличаются от ивентов 2020 года. Стало больше крутых технологий, digital-инструментов и решений. На смену Zoom пришли удобные специализированные платформы с дополнительными функциями вроде спонсорских интеграций, автоматических рассылок и отдельных приложений. Кроме того, в России сложился полноценный рынок компаний, которые занимаются подготовкой онлайн-мероприятий «под ключ». Они предлагают готовые решения: от аренды студии и написания сценария до модерации мероприятия.

Недостатки: ниже вовлеченность – меньше контактов

Главным минусом онлайн-мероприятий остается сравнительно невысокая вовлеченность гостей. Офлайн-конференция требует больше времени на подготовку, сборы и дорогу. Участнику приходится тратить собственные ресурсы, а значит он априори будет более мотивирован на то, чтобы взять от события максимум. В онлайне единственное, что от тебя нужно – вовремя подключиться к трансляции. Это делает факт причастности к событию менее ценным, снижает вовлеченность участника и мотивацию к проявлению активности. Не добавляет энтузиазма и отсутствие нетворкинга в привычном понимании. Знакомство с потенциальными клиентами онлайн и переговоры в чате пока проигрывают личному взаимодействию.

Отдельно стоит сказать и финансовой стороне вопроса. Онлайн принято считать более дешевым форматом, но на практике это не всегда так. Масштабные виртуальные ивенты бывают очень дорогими, особенно если стоит задача провести все идеально и с вау-эффектом. Затраты на привлечение профессиональной команды, аренду оборудования, внедрение VR или AR технологий, работу с сервисами по продаже билетов, разработку лендингов для регистрации могут быть крайне высокими.

Гибридный формат

Пандемия дала мощный толчок к развитию ивент индустрии. При этом главным достижением последних лет стало не развитие виртуального сегмента, а появление гибридного формата мероприятий, который сочетает элементы офлайна и онлайна. К его минусам относится разве что более кропотливая подготовка: одновременно придется прорабатывать как очную часть, так и техническую базу для организации онлайн-трансляции и выступлений «удаленных» спикеров. Гибридные мероприятия требуют и двойного бюджета: та же качественная трансляция сегодня обходится достаточно недешево. В остальном это квинтэссенция всех достоинств обоих форматов. От эффективного нетворкинга до масштабирования на любые регионы и от высокой вовлеченности участников до приглашения популярных спикеров.

Перспективы гибридного формата подтверждает и статистика. Так, по данным исследования платформы Bizzabo, 67% аудитории в 2023 году отдает предпочтение или очным или гибридными ивентам, при этом более 40% ставят на первое место второй вариант. Все говорит о том, что в ближайшие годы развитию именно этого направления в индустрии будут уделять наиболее пристальное внимание. А значит стоит ожидать появления новых инструментов и более глубокой адаптации формата к потребностям разных отраслей и типов мероприятий.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. Фото: архив Коммуникационного агентства 4D. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.