Формат встреч fireside chat: ивент лайфхаки и трудности формата от Startup Grind

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


«По всему миру встречи Startup Grind проходят в едином формате – fireside chat, что-то вроде паблик-тока или неформального интервью со спикером, всегда есть часть с вопросами и нетворкингом. Именно это и отличает мероприятия Startup Grind от всех других», - о запуске проекта и сложностях формата, личном опыте и выстраданных лайфхаках читателям Event LIVE рассказывает Екатерина Ерина, координатор содружества SPECIA и официальный представитель Startup Grind Saint-Petersburg.

 

Екатерина Ерина

Екатерина Ерина,
координатор содружества SPECIA, официальный представитель Startup Grind

Как мы выбираем спикеров

Спикеров для петербургских встреч мы выбираем, ориентируясь на его проекты, достижения и репутацию – потому что каждая встреча вносит свой вклад и в формирование образа Startup Grind, и здесь нельзя допускать опрометчивых шагов.

Нашими спикерами за первые четыре месяца работы стали: Роман Горбачев (Логомашина), Даниил Щербаков (Radario), Василий Эсманов и Мила Кудрякова (Make Sense), Фёдор Скуратов (Combot).

Ближайшая встреча состоится 12 ноября – на ней эстонский предприниматель Мартин Рэнд расскажет, как создал компанию, привлек несколько раундов инвестиций и продал её крупной корпорации.

Что такое Startup Grind?

Startup Grind – крупнейшее независимое стартап-сообщество, которое объединяет более 1,5 млн предпринимателей в более чем 450 городах и 120 странах.

Основная цель Startup Grind – объединять, обучать и вдохновлять предпринимателей по всему миру, формировать тесные локальные сообщества, в которых участники помогают друг другу, и на мероприятиях находят не «новые контакты», а новых друзей.

Аудитория мероприятий – предприниматели, как начинающие, так и более опытные, занимающиеся развитием технологических стартапов или «реального» бизнеса, а также те, кто так или иначе связан с темой стартапов – акселераторы, инкубаторы, инвесторы, отраслевые медиа.

Лайфхаки подготовки

Для меня начинать этот проект – сплошное удовольствие. Я как менеджер проектов из мема «Ну теперь-то мы сделаем всё как надо», только который, действительно, начал делать «как надо» (почти во всём).

И в этом мне помогло несколько лайфхаков.

1. Стандартизация и порядок во всех файлах

Во время подготовки у нас есть:

  • общий файл, где собраны все контакты и все полезные компании, которые так или иначе могут помочь развитию Startup Grind в Петербурге,
  • есть шаблон приглашения и онбординга спикеров,
  • шаблон письма инфопартнерам,
  • шаблон материалов для анонсирования.

Когда в документах всё в порядке, можно сэкономить уйму времени на панику и поиски нужной информации.

2. Точный тайминг подготовки встречи

Когда мероприятия идут потоком, задачи часто наслаиваются друг на друга и возникает дефицит ресурсов. Именно он сильнее всего влияет на конечный результат. С ежемесячными мероприятиями такой ситуации не возникает (хотя одну из встреч и пришлось готовить за 4 дня. Такой опыт продемонстрировал, что это вполне реальный тайминг, но и выявил серьезные проблемы, о которых подробнее расскажу дальше).

Лично я при планировании всех задач пользуюсь связкой Todoist + iCal. Это позволяет видеть прогресс и оценивать, сколько в среднем занимает подготовка одного мероприятия (по средним подсчетам, от 10 до 20 часов).

3. Открытость возможностям

Практически все, что происходит в рамках Startup Grind, очень сильно взаимосвязано друг с другом: одно знакомство приводит к другому, один проект плавно перетекает в другой, и это невероятно круто.

В целом, эта открытость формируется только вами и теми ценностями, которыми вы руководствуетесь при организации мероприятия. Если ваша цель – заработать на мероприятии, к вам придут люди примерно с такими же намерениями. Если помочь и объединить – то совсем другие.

Успех – это …

Основная задача Startup Grind – объединять и обучать максимальное количество предпринимателей по всему миру. Поэтому есть две основные метрики, которые определяют, насколько успешным было мероприятие. Первая – активные участники сообщества, которые помогают друг другу и постоянно посещают мероприятия. Вторая – охватность мероприятий, над которой мы сейчас работаем.

Каких-то определенных KPI от главного офиса Startup Grind нет, каждое представительство действует в рамках своей собственной реальности. Где-то успехом будут считаться 15 участников, а где-то 100. Мы пока поставили для себя планку постоянной посещаемости в 50 человек, и маленькими шагами растим сообщество именно на привлечении активных участников, которым интересно развивать стартап-комьюнити в Петербурге.

Как подходят к вопросу эффективности мероприятий крупные бренды? Какие вопросы они хотят услышать от агентства? Своим мнением об эффективности мероприятия и возможных метриках с читателями Event LIVE эмоционально, легко и живо делится Наталья Никифоренко, CISCO «А что если не «мероприятие ради мероприятия?»

Сложности формата

Самые сложные моменты подготовки таких встреч – это как раз те самые незаметные порой для внешней аудитории вещи, от которых напрямую зависит успех мероприятия. С поиском спикеров или координацией самого события на площадке у меня проблем не возникало. Однако были и моменты, с которыми возникли сложности. На них и остановимся.

  • Представление спикера

Формат fireside chat предполагает, что у спикера нет какой-то заготовленной лекции с презентацией, поэтому обычно довольно сложно заранее определить общую тему встречи. Кроме того, большинство спикеров не могут правильно сформулировать описание самих себя, чтобы всем вокруг стало очевидно, в чем их ценность и польза.

С этой проблемой я столкнулась при анонсировании встречи с Фёдором Скуратовым, который активно занимается темой сообществ в широком смысле этого слова. Несмотря на то, что в целом довольно очевидна ценность и темы, и спикера, описание приходилось постепенно менять и трансформировать во что-то более понятное и близкое целевой аудитории.

Проблема представления спикеров решается довольно просто – общение с потенциальным выступающим нужно начинать с живой беседы. В процессе важно выявить основные темы и сильные стороны спикера. Потом на их основе самостоятельно сформулировать его описание, не полагаясь на то, которое спикер может прислать сам.

  • Подготовка интервью

В гайдах Startup Grind так и написано – «ваше мероприятие будет настолько хорошим, насколько хороша ваша подготовка к интервью». И это действительно так. Интервью со спикером создает сразу две сложности для организатора: потерю контроля над ситуацией на площадке и необходимость держать интерес аудитории на необходимом уровне.

Подготовка интервью начинается как раз с момента общения со спикером – иногда мы делаем даже два отдельных скайп-колла или встречи, чтобы обсудить, о чем пойдет речь на самом интервью. Для спикера это отличная возможность морально подготовиться к ответам, а для меня – прощупать почву, насколько те или иные вопросы вообще достойны того, чтобы их задать.

Неочевидный лайфхак – вопросы тоже нужно репетировать, проверять, насколько они понятны и хорошо звучат, привыкнуть к ним, чтобы не упустить ничего важного даже без списка вопросов на руках. И это, конечно, не «выучивание наизусть», а скорее погружение в контекст жизни и работы спикера, которое тоже позволяет сформулировать описание встречи и спикера более детально.

На самом мероприятии важно учитывать, что ведущий не может во время такого интервью перемещаться по залу, поэтому обязательно нужны хотя бы несколько волонтеров (спасибо и горячий привет моим помощникам!), чтобы контролировать ситуацию.

Ещё один важный момент — так как мы зовем очень классных спикеров, иногда может возникнуть слишком сильное давление, связанное с повышением какой-то внутренней психологической планки, которой «обязательно нужно соответствовать». Лично для себя эту проблему я решила именно тщательной подготовкой к интервью — когда ты знаешь, что ты сделал всё возможное, чтобы всё получилось, чувствуешь себя гораздо увереннее даже с очень пугающим тебя своей крутостью спикером.

  • Нетворкинг

Один из самых неочевидно сложных моментов на мероприятии – организация качественного нетворкинга. Здесь есть сразу два важных аспекта, о которых организаторы порой вообще не задумываются.

Аудитория должна быть достаточно однородной, чтобы легко находить общие темы для разговора, и достаточно разнообразной, чтобы участникам было интересно продолжить общение. И это важно планировать уже на этапе анонсирования. Если мы слишком упростим описание встречи и разместим анонс в сообществе, например, инфобизнесменов, то к нам придет слишком разная аудитория.

Кроме того, гостей важно активировать – для этого есть различные инструменты и техники. Мы на своих встречах пока используем самые примитивные из них, чтобы познакомить участников друг с другом.

К сожалению, у нас пока не так уж сильно развита культура нетворкинга, по сравнению, например, с той же Финляндией, где предприниматели легко начинают small talk и всегда готовы перекинуться парой фраз с незнакомцем на конференции.

  • Спонсорские интеграции

Мы пока не развернули работу по спонсорским интеграциям. Из первого общения со спонсорами могу отметить, что ежемесячные мероприятия на 50 человек выглядят для них менее привлекательными, чем, к примеру, ежеквартальные на 200 или ежегодные на 1000. Это логично, но создает определенные сложности для организаторов маленьких серийных мероприятий.

У нас нет задачи «привлечь столько-то спонсоров на такую-то сумму». В целом гайды Startup Grind рекомендуют привлекать спонсоров именно с позиции «очень активных участников сообщества, которые готовы поддерживать проект чуть больше, чем другие».

По опыту работы в содружестве SPECIA могу уверенно сказать – всё, что не строится на взаимном доверии и единых ценностях, рано или поздно разрушается. Касается это и спонсорских интеграций, потому что здесь вовлечены сразу две (обычно очень сильно нуждающиеся друг в друге) стороны. Любое несоответствие «ожидания-реальность» сразу ярко проявляет себя.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото в материале предоставлены Startup Grind (Санкт-Петербург).


18.10.2018

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелища кейтеринг коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности