Формат встреч fireside chat: ивент лайфхаки и трудности формата от Startup Grind

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


«По всему миру встречи Startup Grind проходят в едином формате – fireside chat, что-то вроде паблик-тока или неформального интервью со спикером, всегда есть часть с вопросами и нетворкингом. Именно это и отличает мероприятия Startup Grind от всех других», - о запуске проекта и сложностях формата, личном опыте и выстраданных лайфхаках читателям Event LIVE рассказывает Екатерина Ерина, координатор содружества SPECIA и официальный представитель Startup Grind Saint-Petersburg.

 

Екатерина Ерина

Екатерина Ерина,
координатор содружества SPECIA, официальный представитель Startup Grind

Как мы выбираем спикеров

Спикеров для петербургских встреч мы выбираем, ориентируясь на его проекты, достижения и репутацию – потому что каждая встреча вносит свой вклад и в формирование образа Startup Grind, и здесь нельзя допускать опрометчивых шагов.

Нашими спикерами за первые четыре месяца работы стали: Роман Горбачев (Логомашина), Даниил Щербаков (Radario), Василий Эсманов и Мила Кудрякова (Make Sense), Фёдор Скуратов (Combot).

Ближайшая встреча состоится 12 ноября – на ней эстонский предприниматель Мартин Рэнд расскажет, как создал компанию, привлек несколько раундов инвестиций и продал её крупной корпорации.

Что такое Startup Grind?

Startup Grind – крупнейшее независимое стартап-сообщество, которое объединяет более 1,5 млн предпринимателей в более чем 450 городах и 120 странах.

Основная цель Startup Grind – объединять, обучать и вдохновлять предпринимателей по всему миру, формировать тесные локальные сообщества, в которых участники помогают друг другу, и на мероприятиях находят не «новые контакты», а новых друзей.

Аудитория мероприятий – предприниматели, как начинающие, так и более опытные, занимающиеся развитием технологических стартапов или «реального» бизнеса, а также те, кто так или иначе связан с темой стартапов – акселераторы, инкубаторы, инвесторы, отраслевые медиа.

Лайфхаки подготовки

Для меня начинать этот проект – сплошное удовольствие. Я как менеджер проектов из мема «Ну теперь-то мы сделаем всё как надо», только который, действительно, начал делать «как надо» (почти во всём).

И в этом мне помогло несколько лайфхаков.

1. Стандартизация и порядок во всех файлах

Во время подготовки у нас есть:

  • общий файл, где собраны все контакты и все полезные компании, которые так или иначе могут помочь развитию Startup Grind в Петербурге,
  • есть шаблон приглашения и онбординга спикеров,
  • шаблон письма инфопартнерам,
  • шаблон материалов для анонсирования.

Когда в документах всё в порядке, можно сэкономить уйму времени на панику и поиски нужной информации.

2. Точный тайминг подготовки встречи

Когда мероприятия идут потоком, задачи часто наслаиваются друг на друга и возникает дефицит ресурсов. Именно он сильнее всего влияет на конечный результат. С ежемесячными мероприятиями такой ситуации не возникает (хотя одну из встреч и пришлось готовить за 4 дня. Такой опыт продемонстрировал, что это вполне реальный тайминг, но и выявил серьезные проблемы, о которых подробнее расскажу дальше).

Лично я при планировании всех задач пользуюсь связкой Todoist + iCal. Это позволяет видеть прогресс и оценивать, сколько в среднем занимает подготовка одного мероприятия (по средним подсчетам, от 10 до 20 часов).

3. Открытость возможностям

Практически все, что происходит в рамках Startup Grind, очень сильно взаимосвязано друг с другом: одно знакомство приводит к другому, один проект плавно перетекает в другой, и это невероятно круто.

В целом, эта открытость формируется только вами и теми ценностями, которыми вы руководствуетесь при организации мероприятия. Если ваша цель – заработать на мероприятии, к вам придут люди примерно с такими же намерениями. Если помочь и объединить – то совсем другие.

Успех – это …

Основная задача Startup Grind – объединять и обучать максимальное количество предпринимателей по всему миру. Поэтому есть две основные метрики, которые определяют, насколько успешным было мероприятие. Первая – активные участники сообщества, которые помогают друг другу и постоянно посещают мероприятия. Вторая – охватность мероприятий, над которой мы сейчас работаем.

Каких-то определенных KPI от главного офиса Startup Grind нет, каждое представительство действует в рамках своей собственной реальности. Где-то успехом будут считаться 15 участников, а где-то 100. Мы пока поставили для себя планку постоянной посещаемости в 50 человек, и маленькими шагами растим сообщество именно на привлечении активных участников, которым интересно развивать стартап-комьюнити в Петербурге.

Как подходят к вопросу эффективности мероприятий крупные бренды? Какие вопросы они хотят услышать от агентства? Своим мнением об эффективности мероприятия и возможных метриках с читателями Event LIVE эмоционально, легко и живо делится Наталья Никифоренко, CISCO «А что если не «мероприятие ради мероприятия?»

Сложности формата

Самые сложные моменты подготовки таких встреч – это как раз те самые незаметные порой для внешней аудитории вещи, от которых напрямую зависит успех мероприятия. С поиском спикеров или координацией самого события на площадке у меня проблем не возникало. Однако были и моменты, с которыми возникли сложности. На них и остановимся.

  • Представление спикера

Формат fireside chat предполагает, что у спикера нет какой-то заготовленной лекции с презентацией, поэтому обычно довольно сложно заранее определить общую тему встречи. Кроме того, большинство спикеров не могут правильно сформулировать описание самих себя, чтобы всем вокруг стало очевидно, в чем их ценность и польза.

С этой проблемой я столкнулась при анонсировании встречи с Фёдором Скуратовым, который активно занимается темой сообществ в широком смысле этого слова. Несмотря на то, что в целом довольно очевидна ценность и темы, и спикера, описание приходилось постепенно менять и трансформировать во что-то более понятное и близкое целевой аудитории.

Проблема представления спикеров решается довольно просто – общение с потенциальным выступающим нужно начинать с живой беседы. В процессе важно выявить основные темы и сильные стороны спикера. Потом на их основе самостоятельно сформулировать его описание, не полагаясь на то, которое спикер может прислать сам.

  • Подготовка интервью

В гайдах Startup Grind так и написано – «ваше мероприятие будет настолько хорошим, насколько хороша ваша подготовка к интервью». И это действительно так. Интервью со спикером создает сразу две сложности для организатора: потерю контроля над ситуацией на площадке и необходимость держать интерес аудитории на необходимом уровне.

Подготовка интервью начинается как раз с момента общения со спикером – иногда мы делаем даже два отдельных скайп-колла или встречи, чтобы обсудить, о чем пойдет речь на самом интервью. Для спикера это отличная возможность морально подготовиться к ответам, а для меня – прощупать почву, насколько те или иные вопросы вообще достойны того, чтобы их задать.

Неочевидный лайфхак – вопросы тоже нужно репетировать, проверять, насколько они понятны и хорошо звучат, привыкнуть к ним, чтобы не упустить ничего важного даже без списка вопросов на руках. И это, конечно, не «выучивание наизусть», а скорее погружение в контекст жизни и работы спикера, которое тоже позволяет сформулировать описание встречи и спикера более детально.

На самом мероприятии важно учитывать, что ведущий не может во время такого интервью перемещаться по залу, поэтому обязательно нужны хотя бы несколько волонтеров (спасибо и горячий привет моим помощникам!), чтобы контролировать ситуацию.

Ещё один важный момент — так как мы зовем очень классных спикеров, иногда может возникнуть слишком сильное давление, связанное с повышением какой-то внутренней психологической планки, которой «обязательно нужно соответствовать». Лично для себя эту проблему я решила именно тщательной подготовкой к интервью — когда ты знаешь, что ты сделал всё возможное, чтобы всё получилось, чувствуешь себя гораздо увереннее даже с очень пугающим тебя своей крутостью спикером.

  • Нетворкинг

Один из самых неочевидно сложных моментов на мероприятии – организация качественного нетворкинга. Здесь есть сразу два важных аспекта, о которых организаторы порой вообще не задумываются.

Аудитория должна быть достаточно однородной, чтобы легко находить общие темы для разговора, и достаточно разнообразной, чтобы участникам было интересно продолжить общение. И это важно планировать уже на этапе анонсирования. Если мы слишком упростим описание встречи и разместим анонс в сообществе, например, инфобизнесменов, то к нам придет слишком разная аудитория.

Кроме того, гостей важно активировать – для этого есть различные инструменты и техники. Мы на своих встречах пока используем самые примитивные из них, чтобы познакомить участников друг с другом.

К сожалению, у нас пока не так уж сильно развита культура нетворкинга, по сравнению, например, с той же Финляндией, где предприниматели легко начинают small talk и всегда готовы перекинуться парой фраз с незнакомцем на конференции.

  • Спонсорские интеграции

Мы пока не развернули работу по спонсорским интеграциям. Из первого общения со спонсорами могу отметить, что ежемесячные мероприятия на 50 человек выглядят для них менее привлекательными, чем, к примеру, ежеквартальные на 200 или ежегодные на 1000. Это логично, но создает определенные сложности для организаторов маленьких серийных мероприятий.

У нас нет задачи «привлечь столько-то спонсоров на такую-то сумму». В целом гайды Startup Grind рекомендуют привлекать спонсоров именно с позиции «очень активных участников сообщества, которые готовы поддерживать проект чуть больше, чем другие».

По опыту работы в содружестве SPECIA могу уверенно сказать – всё, что не строится на взаимном доверии и единых ценностях, рано или поздно разрушается. Касается это и спонсорских интеграций, потому что здесь вовлечены сразу две (обычно очень сильно нуждающиеся друг в друге) стороны. Любое несоответствие «ожидания-реальность» сразу ярко проявляет себя.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото в материале предоставлены Startup Grind (Санкт-Петербург).


18.10.2018

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности