Формат встреч fireside chat: ивент лайфхаки и трудности формата от Startup Grind

«По всему миру встречи Startup Grind проходят в едином формате – fireside chat, что-то вроде паблик-тока или неформального интервью со спикером, всегда есть часть с вопросами и нетворкингом. Именно это и отличает мероприятия Startup Grind от всех других», - о запуске проекта и сложностях формата, личном опыте и выстраданных лайфхаках читателям Event LIVE рассказывает Екатерина Ерина, координатор содружества SPECIA и официальный представитель Startup Grind Saint-Petersburg.

 

Екатерина Ерина,
координатор содружества SPECIA, официальный представитель Startup Grind

Как мы выбираем спикеров

Спикеров для петербургских встреч мы выбираем, ориентируясь на его проекты, достижения и репутацию – потому что каждая встреча вносит свой вклад и в формирование образа Startup Grind, и здесь нельзя допускать опрометчивых шагов.

Нашими спикерами за первые четыре месяца работы стали: Роман Горбачев (Логомашина), Даниил Щербаков (Radario), Василий Эсманов и Мила Кудрякова (Make Sense), Фёдор Скуратов (Combot).

Ближайшая встреча состоится 12 ноября – на ней эстонский предприниматель Мартин Рэнд расскажет, как создал компанию, привлек несколько раундов инвестиций и продал её крупной корпорации.

Лайфхаки подготовки

Для меня начинать этот проект – сплошное удовольствие. Я как менеджер проектов из мема «Ну теперь-то мы сделаем всё как надо», только который, действительно, начал делать «как надо» (почти во всём).

И в этом мне помогло несколько лайфхаков.

1. Стандартизация и порядок во всех файлах

Во время подготовки у нас есть:

• общий файл, где собраны все контакты и все полезные компании, которые так или иначе могут помочь развитию Startup Grind в Петербурге,
• есть шаблон приглашения и онбординга спикеров,
• шаблон письма инфопартнерам,
• шаблон материалов для анонсирования.

Когда в документах всё в порядке, можно сэкономить уйму времени на панику и поиски нужной информации.

2. Точный тайминг подготовки встречи

Когда мероприятия идут потоком, задачи часто наслаиваются друг на друга и возникает дефицит ресурсов. Именно он сильнее всего влияет на конечный результат. С ежемесячными мероприятиями такой ситуации не возникает (хотя одну из встреч и пришлось готовить за 4 дня. Такой опыт продемонстрировал, что это вполне реальный тайминг, но и выявил серьезные проблемы, о которых подробнее расскажу дальше).

3. Открытость возможностям

Практически все, что происходит в рамках Startup Grind, очень сильно взаимосвязано друг с другом: одно знакомство приводит к другому, один проект плавно перетекает в другой, и это невероятно круто.

Успех – это …

Основная задача Startup Grind – объединять и обучать максимальное количество предпринимателей по всему миру. Поэтому есть две основные метрики, которые определяют, насколько успешным было мероприятие. Первая – активные участники сообщества, которые помогают друг другу и постоянно посещают мероприятия. Вторая – охватность мероприятий, над которой мы сейчас работаем.

Каких-то определенных KPI от главного офиса Startup Grind нет, каждое представительство действует в рамках своей собственной реальности. Где-то успехом будут считаться 15 участников, а где-то 100. Мы пока поставили для себя планку постоянной посещаемости в 50 человек, и маленькими шагами растим сообщество именно на привлечении активных участников, которым интересно развивать стартап-комьюнити в Петербурге.

Как подходят к вопросу эффективности мероприятий крупные бренды? Какие вопросы они хотят услышать от агентства? Своим мнением об эффективности мероприятия и возможных метриках с читателями Event LIVE эмоционально, легко и живо делится Наталья Никифоренко, CISCO «А что если не «мероприятие ради мероприятия?»

Сложности формата

Самые сложные моменты подготовки таких встреч – это как раз те самые незаметные порой для внешней аудитории вещи, от которых напрямую зависит успех мероприятия. С поиском спикеров или координацией самого события на площадке у меня проблем не возникало. Однако были и моменты, с которыми возникли сложности. На них и остановимся.

• Представление спикера

Формат fireside chat предполагает, что у спикера нет какой-то заготовленной лекции с презентацией, поэтому обычно довольно сложно заранее определить общую тему встречи. Кроме того, большинство спикеров не могут правильно сформулировать описание самих себя, чтобы всем вокруг стало очевидно, в чем их ценность и польза.

Проблема представления спикеров решается довольно просто – общение с потенциальным выступающим нужно начинать с живой беседы. В процессе важно выявить основные темы и сильные стороны спикера. Потом на их основе самостоятельно сформулировать его описание, не полагаясь на то, которое спикер может прислать сам.

• Подготовка интервью

В гайдах Startup Grind так и написано – «ваше мероприятие будет настолько хорошим, насколько хороша ваша подготовка к интервью». И это действительно так. Интервью со спикером создает сразу две сложности для организатора: потерю контроля над ситуацией на площадке и необходимость держать интерес аудитории на необходимом уровне.

Подготовка интервью начинается как раз с момента общения со спикером – иногда мы делаем даже два отдельных скайп-колла или встречи, чтобы обсудить, о чем пойдет речь на самом интервью. Для спикера это отличная возможность морально подготовиться к ответам, а для меня – прощупать почву, насколько те или иные вопросы вообще достойны того, чтобы их задать.

На самом мероприятии важно учитывать, что ведущий не может во время такого интервью перемещаться по залу, поэтому обязательно нужны хотя бы несколько волонтеров (спасибо и горячий привет моим помощникам!), чтобы контролировать ситуацию.

Ещё один важный момент — так как мы зовем очень классных спикеров, иногда может возникнуть слишком сильное давление, связанное с повышением какой-то внутренней психологической планки, которой «обязательно нужно соответствовать». Лично для себя эту проблему я решила именно тщательной подготовкой к интервью — когда ты знаешь, что ты сделал всё возможное, чтобы всё получилось, чувствуешь себя гораздо увереннее даже с очень пугающим тебя своей крутостью спикером.

• Нетворкинг

Один из самых неочевидно сложных моментов на мероприятии – организация качественного нетворкинга. Здесь есть сразу два важных аспекта, о которых организаторы порой вообще не задумываются.

Кроме того, гостей важно активировать – для этого есть различные инструменты и техники. Мы на своих встречах пока используем самые примитивные из них, чтобы познакомить участников друг с другом.

К сожалению, у нас пока не так уж сильно развита культура нетворкинга, по сравнению, например, с той же Финляндией, где предприниматели легко начинают small talk и всегда готовы перекинуться парой фраз с незнакомцем на конференции.

• Спонсорские интеграции

Мы пока не развернули работу по спонсорским интеграциям. Из первого общения со спонсорами могу отметить, что ежемесячные мероприятия на 50 человек выглядят для них менее привлекательными, чем, к примеру, ежеквартальные на 200 или ежегодные на 1000. Это логично, но создает определенные сложности для организаторов маленьких серийных мероприятий.

По опыту работы в содружестве SPECIA могу уверенно сказать – всё, что не строится на взаимном доверии и единых ценностях, рано или поздно разрушается. Касается это и спонсорских интеграций, потому что здесь вовлечены сразу две (обычно очень сильно нуждающиеся друг в друге) стороны. Любое несоответствие «ожидания-реальность» сразу ярко проявляет себя.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото в материале предоставлены Startup Grind (Санкт-Петербург).