Форс-мажор на международном конгрессе: как сохранить посещаемость, если вокруг гремят взрывы

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

В том числе сюда относят забастовки, локауты, трудовые беспорядки, запрещения или иные проявления правительственной политики, война (объявленная или необъявленная), мятежи, гражданские беспорядки, пожар, стихийные.

О том, как пришлось работать в условиях жёсткого форс-мажора, рассказывает оператор международного конгресса  IEEE 802 Wireless Interim Meeting (13–18 сентября 2015, Centara Grand & Convention Centre, Бангкок) -  австралийская РСО-компания Arinex, член международной ассоциации  IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers). 

ВЫЗОВ

The IEEE 802 Interim Meeting   - регулярный «кочующий» конгресс международной ассоциации IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers, Институт инженеров электротехники и электроники – одна из крупнейших международных  некоммерческих ассоциаций специалистов в области техники, мировой лидер в области разработки стандартов по радиоэлектронике и электротехнике). The IEEE 802 Interim Meeting   проводится трижды в год: два раза на территории Северной Америки, а третий раз – в Европе или  в странах Азиатско-Тихоокеанского региона – в разные годы по-разному. Оператором IEEE 802 Interim Meeting с 2001 года является международная PCO - компания Arineх.  В качестве места проведения конгресса  в 2015 году  был выбран Бангкок, Тайланд, конгресс-центр Centara Grand & Convention Centre. Конгресс регулярно собирает 300-350 делегатов из 20 стран мира. В течение 5 дней делегаты участвуют в 14 параллельных секциях.   

ПРОБЛЕМА

17 августа 2015 года на перекрестке Ратчапрасонг в деловой и туристической части Бангкока, где находятся популярные магазины и местная святыня Erawan Shrine взрывается бомба. Есть погибшие и раненые. Перекресток Ратчапрасонг расположен е всего в 500 метрах от конгресс-центра Centara. 18 августа происходит еще два мощных взрыва. Количество жертв измеряется десятками. 

Всего три недели  до конгресса The IEEE 802 Interim Meeting. Организаторы стоят перед дилеммой: будут ли взрывы продолжаться, и не подвергнутся ли опасности делегаты, которые планируют приехать в Бангкок, не запретят ли организации и компании поездки в Тайланд для своих сотрудников, не последует ли официальных рекомендаций от Правительства США воздержаться от посещения Тайланда? Сколько делегатов отменят свое участие в конгрессе? Есть ли шансы на то, что мероприятие вообще состоится, может быть, конгресс необходимо отменить? 

РЕШЕНИЕ

Arinex и Организационный комитет Конгресса проводят экстренные оперативные встречи и переговоры со штаб-квартирой ассоциации, с управляющими органами ассоциации - IEEE Standards Association и IEEE Legal в Нью-Йорке. В результате этих переговоров принято решение: конгресс проводить в запланированные даты, в запланированном месте. Информационные бюллетени обновляются на сайте конгресса и рассылаются всем зарегистрировавшимся делегатам. В эти бюллетени организаторы включают официальные рекомендации от The International SOS – международной страховой ассистанской компании, партнером которой является IEEE, а также – от Конгрессно-выставочного бюро Тайланда. Делегатов информировали о том, что произошло, о том, что путешествия рекомендуются с осторожностью. Arinex также плотно взаимодействовала  с Конгрессно-выставочным бюро Тайланда и Centara Grand & Convention Centre, так или иначе, все стороны  были готовы к финансовым потерям, которые могли бы возникнуть при массовых отменах участия. Персонал Centara работал фактически на опережение, и в ходе планирования встречи учитывал все аспекты, чтобы конгресс прошел успешно, несмотря на сложившуюся политическую ситуацию.      

РЕЗУЛЬТАТ

Благодаря кропотливой работе команды организаторов по информированию делегатов о происходящей ситуации, свое участие в конгрессе из-за взрывов в Бангкоке отменили всего 4 человека. Более того, уже после того, как появились сообщения о взрывах, за 1-2 недели до конгресса, зарегистрировалось еще 20 делегатов, а некоторые приезжали на мероприятие даже без предварительной регистрации. Конгресс прошел с огромным успехом, а вместо прогнозированного снижения количества участников произошел даже небольшой прирост. 

Подготовлено эксклюзивно для event-live.ru
по материалам  Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter


10.05.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда событий среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности