Форс-мажор на международном конгрессе: как сохранить посещаемость, если вокруг гремят взрывы

В том числе сюда относят забастовки, локауты, трудовые беспорядки, запрещения или иные проявления правительственной политики, война (объявленная или необъявленная), мятежи, гражданские беспорядки, пожар, стихийные.

О том, как пришлось работать в условиях жёсткого форс-мажора, рассказывает оператор международного конгресса  IEEE 802 Wireless Interim Meeting (13–18 сентября 2015, Centara Grand & Convention Centre, Бангкок) -  австралийская РСО-компания Arinex, член международной ассоциации  IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers). 

ВЫЗОВ

The IEEE 802 Interim Meeting   - регулярный «кочующий» конгресс международной ассоциации IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers, Институт инженеров электротехники и электроники – одна из крупнейших международных  некоммерческих ассоциаций специалистов в области техники, мировой лидер в области разработки стандартов по радиоэлектронике и электротехнике). The IEEE 802 Interim Meeting   проводится трижды в год: два раза на территории Северной Америки, а третий раз – в Европе или  в странах Азиатско-Тихоокеанского региона – в разные годы по-разному. Оператором IEEE 802 Interim Meeting с 2001 года является международная PCO - компания Arineх.  В качестве места проведения конгресса  в 2015 году  был выбран Бангкок, Тайланд, конгресс-центр Centara Grand & Convention Centre. Конгресс регулярно собирает 300-350 делегатов из 20 стран мира. В течение 5 дней делегаты участвуют в 14 параллельных секциях.   

ПРОБЛЕМА

17 августа 2015 года на перекрестке Ратчапрасонг в деловой и туристической части Бангкока, где находятся популярные магазины и местная святыня Erawan Shrine взрывается бомба. Есть погибшие и раненые. Перекресток Ратчапрасонг расположен е всего в 500 метрах от конгресс-центра Centara. 18 августа происходит еще два мощных взрыва. Количество жертв измеряется десятками. 

Всего три недели  до конгресса The IEEE 802 Interim Meeting. Организаторы стоят перед дилеммой: будут ли взрывы продолжаться, и не подвергнутся ли опасности делегаты, которые планируют приехать в Бангкок, не запретят ли организации и компании поездки в Тайланд для своих сотрудников, не последует ли официальных рекомендаций от Правительства США воздержаться от посещения Тайланда? Сколько делегатов отменят свое участие в конгрессе? Есть ли шансы на то, что мероприятие вообще состоится, может быть, конгресс необходимо отменить? 

РЕШЕНИЕ

Arinex и Организационный комитет Конгресса проводят экстренные оперативные встречи и переговоры со штаб-квартирой ассоциации, с управляющими органами ассоциации - IEEE Standards Association и IEEE Legal в Нью-Йорке. В результате этих переговоров принято решение: конгресс проводить в запланированные даты, в запланированном месте. Информационные бюллетени обновляются на сайте конгресса и рассылаются всем зарегистрировавшимся делегатам. В эти бюллетени организаторы включают официальные рекомендации от The International SOS – международной страховой ассистанской компании, партнером которой является IEEE, а также – от Конгрессно-выставочного бюро Тайланда. Делегатов информировали о том, что произошло, о том, что путешествия рекомендуются с осторожностью. Arinex также плотно взаимодействовала  с Конгрессно-выставочным бюро Тайланда и Centara Grand & Convention Centre, так или иначе, все стороны  были готовы к финансовым потерям, которые могли бы возникнуть при массовых отменах участия. Персонал Centara работал фактически на опережение, и в ходе планирования встречи учитывал все аспекты, чтобы конгресс прошел успешно, несмотря на сложившуюся политическую ситуацию.      

РЕЗУЛЬТАТ

Благодаря кропотливой работе команды организаторов по информированию делегатов о происходящей ситуации, свое участие в конгрессе из-за взрывов в Бангкоке отменили всего 4 человека. Более того, уже после того, как появились сообщения о взрывах, за 1-2 недели до конгресса, зарегистрировалось еще 20 делегатов, а некоторые приезжали на мероприятие даже без предварительной регистрации. Конгресс прошел с огромным успехом, а вместо прогнозированного снижения количества участников произошел даже небольшой прирост. 

Подготовлено эксклюзивно для event-live.ru
по материалам  Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter