КЦ «ПетроКонгресс»: когда площадка заботится об организаторах мероприятий

Современная площадка для проведения мероприятий – конгрессный центр «ПетроКонгресс» – располагается в историческом центре Санкт-Петербурга, на петроградской стороне в пешей доступности от станции метро «Чкаловская». Это оживленный деловой район, рядом находятся отели различных категорий, рестораны, банкетные залы. До основных достопримечательностей Петербурга – Петропавловская крепость, Летний сад, Зимний дворец – всего 15-20 минут на машине, поэтому обзорные экскурсии для участников конференций, гостей Санкт-Петербурга, легко планировать сразу после завершения делового дня и отправлять прямо с площадки. Рассказываем о том, какими возможностями обладает конгрессный центр «ПетроКонгресс» в Санкт-Петербурге, и каких принципов придерживается.

Тогда и сейчас

КЦ «ПетроКонгресс» был построен в 2009 году. Уже тогда он проектировался в соответствии с международными стандартами и нормами, а для работы привлекались зарубежные консультанты. При проектировании важно было учесть все детали для удобства работы как организаторов мероприятий, так и их участников. Многофункциональность и мобильность – основы, которые закладывались в строительство площадки.

В 2019 году было принято решение провести полную модернизацию центра. Изменения коснулись в первую очередь интерьера, так как визуальные тренды за десять лет серьезно изменились, а организаторам мероприятий важно приглашать своих участников на действительно современную площадку. Для оформления были выбраны спокойные пастельные тона, в каждом зале создано собственное настроение. Однако осталось и неизменное: трансформируемые залы, которые дают возможность моделировать помещение по задачам мероприятия, а также позволяют быстро изменять его конфигурацию при необходимости. Техническое оснащение конгрессного центра также было обновлено. В центре появились лазерные проекторы высокого разрешения (4К), которые обеспечивают более четкое, живое изображение, более насыщенные цвета при трансляции презентаций, видеороликов и организации онлайн подключений.

Регулярно в центре проводятся мероприятия различных форматов и направлений: от международных крупных, таких как Евразийский Ивент Форум (EFEA) и заседания Всемирного алмазного совета, до локальных тренингов, семинаров, конференций. Конгрессный центр за более чем десятилетний период принял более пяти тысяч мероприятий не только делового, но и развлекательного характера: разнообразные выставки, тематические фестивали, профильные ярмарки и выпускные вечера.

С 2019 года компания является активным членом Ассоциации «Национальное конгресс-бюро» (НКБ). Участие в НКБ дает возможность регулярно встречаться с коллегами по отрасли, получать всю необходимую актуальную информацию об ивент индустрии одними из первых.

Возможности для проведения мероприятий

В конгрессном центре располагается 14 конференц-залов, в том числе 2 трансформируемых. Конфигурацию залов можно изменить в перерыве, между сессиями деловой программы. Вместимость залов – от 5 до 450 человек. Также на площадке доступно 600 кв.м выставочного пространства.

На первом этаже расположен большой трансформируемый зал на 450 человек, и многофункциональное пространство под выставки, на 2 этаже расположены залы и переговорные комнаты вместимостью от 5 до 250 человек. Иногда организаторы миксуют форматы, занимая полностью первый этаж, включая зону конгрессного зала и фойе, под регистрацию и выставку, а круглые столы, мастер-классы планируют на втором этаже.

Площадка имеет в своем распоряжении современное техническое оснащение, включающее в себя систему звукоусиления, проекционное оборудование, системы аудиокоференции, видеосвязи и синхронного перевода. Выставки, конгрессы и конференции с 2020 года больше не проходят без подключения спикеров из разных регионов. Несмотря на то, что значимость личных встреч по-прежнему невероятно высока, использование современных технологий позволяет значительно расширить аудиторию мероприятия, в том числе за счет виртуальных участников. Оборудование, которое имеется на площадке, позволяет проводить онлайн-конференции с большим количеством спикеров и участников.

Путь устойчивого развития

В 2021 году КЦ «ПетроКонгресс» взял курс на повышение экологической грамотности, норм и стандартов. Основные принципы, которые заложены и соблюдаются в центре:

• использование энергосберегающего освещения, оборудования и вентиляции, выключение света и кондиционирования в залах, где не проводятся мероприятия, максимальное использование естественного освещения и вентиляции залов.
• экономия воды. Вода – это ценный ресурс для природы, поэтому в центре в наличии кулеры с питьевой водой, предоставление возможности использования собственных емкостей для ее набора. В туалетных комнатах установлены водосберегающая сантехника, в том числе оснащенной сенсорами и технологиями двойного смыва.
• на каждом этаже конгрессного центра располагается бак с раздельным сбором мусора. Разделение мусора по составу способствует улучшению экономики и экологии в стране. Система раздельного сбора мусора позволяет минимизировать количество свалок, общего процента отходов; уменьшить затраты на сырье; снизить количество вредных выбросов в атмосферу.

Площадка также доступна и для маломобильных категорий граждан. Входная группа оборудована пандусом, который позволяет удобно перемещаться людям с дополнительными потребностями, есть два просторных лифта и оборудованная туалетная комната.

В 2020 году компания присоединилась к международной программе по обеспечению безопасного туризма - Safe Travels. В рамках этой программы разработаны международные стандарты безопасности для туристических компаний, гостиниц, культурных площадок и объектов туристической инфраструктуры. Протоколы Safe Travels объединяют рекомендации местного и национального законодательства с предписаниями Всемирной организации здравоохранения.

Александр Островский, руководитель конгрессного центра «ПетроКонгресс»: «Какие тренды мы наблюдаем сегодня? Выставки и ярмарки играют одну из ключевых ролей в борьбе за укрепление конкурентных позиций компаний, регионов и стран, особенно в условиях кризиса. По опыту наших стендистов, сделки, заключенные на выставках, составляют до одной трети объема оборота фирм, принимающих в них участие. Для совершения обычной сделки по продаже требуются затраты, в четыре раза превышающие средние расходы на сделку, которая заключается с помощью выставки.

Демократичная динамика в организации деловых мероприятий — самые статусные и важные мероприятия становятся всё более демократичными, тенденция отхода от протокола и строгой иерархии становится стремительней год от года.

С каждым днем мы видим, как растут требования организаторов к площадке при стабильном, не увеличивающемся бюджете. Эта тенденция вызвана как нестабильностью экономической ситуации, общим стремлением к оптимизации расходов, так и развитием самой отрасли. Стоимость аренды залов в конгрессном центре не повышалась с 2020 года, при этом объем оказываемых услуг остался на прежнем высоком уровне для организаторов мероприятий» . 

Коротко о важном

Менеджеры «ПетроКонгресс» отмечают, что требования организаторов мероприятий с каждым годом становятся всё более разнообразными, но всегда остаются основные, выполняя которые, центр является востребованной площадкой для организаторов мероприятий:

• Транспортная доступность. С 1 июля 2023 года в Петроградском районе Санкт-Петербурга все улицы переходят в режим платной парковки. Для КЦ «ПетроКонгресс» это нововведение не стало проблемой, так как организаторам мероприятий предоставляется место на внутренней парковке, а шаговая доступность от метро дает гарантию того, что участники смогут комфортно добраться на общественном транспорте, оставив машину у своей ближайшей станции метро. Это снижает не только нагрузку на дорогу, но и делает воздух в городе чище за счет уменьшения выхлопных газов и уменьшения общего углеродного следа.
• Многофункциональность. На площадке должна быть предусмотрена многозадачность залов для мероприятий различного типа и масштаба с возможностью трансформирования площадей, в том числе разделения большого зала на несколько независимых друг от друга с использованием мобильных стен. Мероприятие не должно подстраиваться под возможности и ограничения площадки, поэтому организаторы в «ПетроКонгресс» знают, что за 10-15 минут из зала на 300 человек, они могут получить разделение потоков на два зала на 180 и 90 человек. Не нужно арендовать несколько залов, не нужно думать, как объединить потоки на первую часть мероприятия, например, общую часть тренинга. Достигается это благодаря мобильным перегородкам, которые просты в использовании и специально разработаны под задачи конгрессного центра. При этом у них высокая шумоизоляция и изящный внешний вид.

• Разнообразие залов. Сегодня организаторам на мероприятиях необходимы залы разной вместимости, формы и визуального оформления. Мероприятия проходят от 10 человек. Это могут быть обучающие тренинги, недельные мастер-классы или просто экстренное совещание – разнообразие залов центра позволяет принять и такие небольшие мероприятия. Для проведения масштабных событий в центре есть два просторных зала, которые могут комфортно принять до 400 участников.
• Оснащенность площадки современным мультимедийным оборудованием. Все оборудование, которое необходимо для проведения трансляций, подключений из разных мест, записи выступлений, есть в наличии в «ПетроКонгресс», и его можно дополнительно заказать. Во время проведения всех мероприятий на площадке присутствует штатный технический специалист, который помогает настроить оборудование.
• Сервис и услуги: застройка конференции/выставки, кейтеринг, клининг. Реализация всех потребностей, которые есть у организатора – задача каждой профессиональной площадки. Организаторы мероприятий в конгрессном центре работают с аккредитованным застройщиком и кейтринговой компанией – это дает им гарантию того, что все оказанные услуги будут выполнены качественно и в срок, а площадке – уверенность, что ничто не омрачит мероприятие. Типовая застройка, как и все пребывание организаторов и участников на площадке проходит в сопровождении индивидуального менеджера отдела проведения, все пожелания решаются в режиме реального времени, поэтому каждый организатор знает, что он и его мероприятие является важным и приоритетным для КЦ «ПетроКонгресс».

Материал опубликован в рамках специального проекта «Санкт-Петербург: 320 лет территории событий». Проект реализован на средства гранта Санкт-Петербурга. Фото: архив КЦ «ПетроКонгресс».