«Конгрессу должны быть рады все: дети и чиновники, таксисты и полиция»: Сергей Шуклин, Конгресс Визит-Бюро Сочи

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


В 2017 году Сочи принял около 300 мероприятий, более 1,2 миллиона зрителей и участников. Почти треть этих событий – международные, большая часть – всероссийского масштаба. Рост событийной активности в городе очевиден. По данным Департамента перспективного развития и проведения значимых мероприятий администрации города Сочи – в 2016 году в городе прошло 229 событий, в 2015 - чуть более 200. Но нас сегодня интересует вопрос взаимоотношений региона и события, жизнь события в контексте, в городской среде. Что первично - событие для территории или территория для события? Как долго живет событие? Как оно может развивать регион? Как городу проявить себя гостеприимным хозяином? Говорим об этом с Сергеем Шуклиным, директором Конгресс Визит-бюро Сочи.

- Сергей, и всё-таки, как вы считаете, можно ли однозначно сказать, что первично - событие для территории или территория для события? Почему?

Сложно определить первичность, это как извечный спор, что было раньше - курица и яйцо. Здесь скорее уместна аналогия про улицу с двусторонним движением. Есть события и есть территории. Некоторые события действительно «создают», трансформируют территории. На примере Сочи таким событием очевидно является Олимпиада 2014, которая своим появлением буквально перевернула весь город и представление о нем в рамках страны и мира. Благодаря единственному событию по сути появилась новая дестинация – как спортивная, так и конгрессная. Сейчас это уже совсем другая территория, здесь появилась целая событийная среда. Таким же примером является Казань.

Если мы рассмотрим другую сторону - территорию для события, то безусловно каждое мероприятие имеет набор уникальных характеристик. Набор этих характеристик и определяет преимущественное место для проведения конкретного события. В данном случае территория – это удобная и комфортная среда, где цель того или иного мероприятия может быть максимально реализована.

Среди наиболее заметных и крупных мероприятий, шоу и спортивных состязаний этого года, стоит отметить следующие: III Всемирные зимние военные игры, шоу Цирка Дю Солей «Тотем», ледовые шоу Ильи Авербуха, матчи Кубка Конфедераций FIFA 2017, XIX Всемирный фестиваль молодежи и студентов и Чемпионат мира по самбо.

Если говорить о Сочи как о площадке для бизнес-среды, то здесь определяющую роль играют скорее внешние факторы - казалось бы, не имеющие прямого отношения к бизнесу. Мягкий климат, локация, большое количество ресторанов, близость площадок к аэропорту, инфраструктурные и логистические удобства – все это сопутствующие условия, которые создают среду для полезного и эффективного общения, проведения переговоров. При наличии подобных условий место признается комфортным. Пример – ежегодное заседание Международного дискуссионного клуба «Валдай», когда мероприятие проходит в закрытом формате, обособленно, но при этом проводится фактические в центре курортной зоны.

- Как событиям удается охватить весь город и вовлечь жителей? Многомерные масштабные события: много площадок, много форматов.

Вовлечение жителей дестинации в события - это отдельная и очень серьезная работа, которая проводится как непосредственно организатором мероприятия, так и административными органами территории.

На масштабные мероприятия местные жители могут и должны быть приглашены. Сейчас часто возникают сложности, связанные с «закрытостью» мероприятий, ограниченностью или сложностью регистрационных возможностей

Хороший пример – опять же Олимпиада 2014, когда были сформированы отдельные регистрационные карты болельщиков, люди были информированы и приглашены заранее.

Из неудачных примеров – Всемирные хоровые игры, интереснейший, очень красивый проект, про который по сути мало кто знает из местных жителей Сочи.

Для информирования нужны открытые, регулярно обновляемые календари мероприятий. Конгресс Визит Бюро Сочи собирает актуальную информацию и публикует такой календарь по индустрии встреч и событиям города Сочи на своем сайте. Разумеется, такая работа должна проводиться с пониманием интересов и специфики местных жителей – это в том числе элемент дохода для любого события.

Из удачных примеров вовлечения жителей в мероприятие – акция «Бессмертный полк», которая превратилась во всероссийскую акцию. У людей возникает ощущение сопричастности, «я часть большого события».


На фото: Саммит СНГ В Сочи, 2017

- Срок жизни события, до и после: например, в преддверии крупного международного конгресса или форума в городе/регионе активизируется определенная отраслевая среда, появляются новые небольшие тематические события, ведутся встречи, появляются новые площадки и форматы бизнеса, заключаются контракты, тема развивается, подогревается и активизируется в течение нескольких лет (как в случае с научными конгрессами) или месяцев (что характерно для деловых отраслевых форумов) до мероприятия и продолжает жить после. В вашей практике были такие проекты?

Это отдельная фокусная работа, когда проводится ряд мероприятий, предшествующих событию, а также после событий. Какие-то итоговые встречи, выпуск материалов, фильмов, книг, интервью, телепередач. Некоторые события могут двигать целое направление. По-хорошему – чем более вовлечены в мероприятие разные отраслевые организации, тем длиннее у этого события жизнь. Речь идет, например, об учебных заведениях, которые привлекаются как волонтерские центры и становятся маленькими звеньями в цепи подготовки мероприятия.

Опять же на примере Олимпиады в Сочи: подготовка к ней шла по нарастающей и началась за 7 лет до проведения мероприятия. Привлекались эксперты и амбассадоры, проводились тренинги и мастер-классы, были организованы волонтерские центры, выходили сюжеты на телевидении – колоссальным потоком шло вовлечение огромного количества структур. После Олимпиады жизнь этого события также продолжалась - это вылилось в частности в создание того же Олимпийского университета, в котором учатся студенты в том числе из-за рубежа. Олимпиада дала виток развитию целых спортивных направлений – появились спортивные клубы и школы.

«Что нам сегодня нужно от власти? Если мы опустим вопрос финансирования, то это признание значимости конгресс-бюро как структуры, активное взаимодействие, привлечение к отраслевым долгосрочным проектам, привлечение к входящим заинтересованным мероприятиям, поддержка инициатив Конгресс Визит Бюро. Но главное - участие в долгосрочном планировании вместе с участниками рынка. Другая сложность это отсутствие долгосрочного планирования.

Мы не видим себя, рынок, отрасль, регион на 10 лет вперед.

И такое планирование нам очень необходимо. Не в виде красивого лозунга, а виде понятной картины будущего рынка и пошагового плана.» Сергей Шуклин, Конгресс Визит Бюро Сочи: «Главные вызовы - взаимодействие в отрасли, поддержка властей и долгосрочное планирование»

Постолимпийские объекты и сейчас остаются главными местами туристического притяжения, эксплуатируется сувенирная символика – все это пример продления жизни мероприятия. Пожалуй, это самое яркое и долгое событие последнего времени, которое было абсолютно грамотно организовано - эта работа и дала такой «длинный» эффект.


Фото: Забег «Roscongress Cup — Кубок Губернаторов», 2018 roscongress.rbc.ru

- А если говорить про деловые мероприятия?

Они должны готовиться с такой же тщательностью и такой же включенностью. Допустим, экономический форум может быть точкой привлечения огромного числа людей. Огромное количество точек применения, мощнейшая площадка точек для взаимодействия. Сейчас же это закрытое сообщество крупного бизнеса и чиновников. Но потенциал очень велик.

Похожим событием стал Фестиваль молодежи и студентов – внутри была создана шикарная среда с огромным количеством интересных кейсов, деловых сессий, уличных мероприятий. Но мероприятие было закрытое – число приглашенных ограничено. Потенциал мощнейший, богатая спортивная, культурная программа. То же про экономический форум – высокая плотность мероприятий, но и закрытость высокая.

Часто случается, что после окончания события память о нем быстро стирается. Очень важно, чтобы у каждого события были свои лица - идеологи, носители ценностей, вдохновители, которые дают жизнь проекту уже после его проведения - собирают материалы, дают интервью, работают со спикерами. И тогда результаты мероприятия становятся достоянием общественности, профессионального сообщества, тогда событие продолжает жить.

Для нас как специалистов отрасли очень важно освещение события постфактум – выработка итогов, рекомендаций, публикации в прессе с выводами, кейсами, результатами, выпуск дайджестов – фиксация интеллектуального результата. Так сохраняется история события. Но на это очень мало организаторов обращают внимание – это серьезный минус любого проекта. Чаще проекты, которые не имеют идеологов, умирают мгновенно после окончания.

15 февраля на трассе «Формулы-1» в Сочи состоялся забег «Roscongress Cup — Кубок Губернаторов», включенный в спортивную программу Российского инвестиционного форума. На старт дистанций 5555 и 11111 метров вышли участники Форума, а также жители и гости Сочи.

«Уникальная дистанция забега по „Автодрому Сочи“ охватывает знаменитые олимпийские объекты, — рассказал заместитель директора Фонда „Росконгресс“ Георгий Брюсов. — Совсем недавно CAS вернул сборной России победу в командном зачете Сочи-2014. Но никто не может отобрать у России один из главных итогов зимней Олимпиады-2014 — ее наследие. Сочи — мировой лидер среди зимних олимпийских столиц по востребованности и эффективному использованию инфраструктуры Игр. Российский инвестиционный форум пройдет на супертехнологичных объектах Сочи, в создании которых так или иначе принимали участие и ведущие компании, и регионы страны. А сейчас лидеры компаний и территорий приедут на Форум, чтобы рассказать о достижениях, презентовать уже новые прорывные проекты. При этом многие из них выйдут на старт забега, чтобы подзарядиться энергией для деловой программы».

Организатором забега выступил Фонд «Росконгресс» при поддержке Федерации триатлона России и компании Universa. В рамках спортивной программы Российского инвестиционного форума также прошли III Сочинские корпоративные игры, которые включены в Единый календарный план Министерства спорта Российской Федерации. 17 февраля команды государственных и коммерческих структур Сочи и Краснодарского края соревновались в футболе, волейболе, баскетболе, гиревом спорте, подтягиваниях, отжиманиях и других дисциплинах спортивной программы.
Источник: Фонд «Росконгресс»

- Как крупное событие может выступить импульсом для развития определенной отрасли бизнеса, науки?

При правильной планомерной работе перед мероприятием можно достичь очень высоких результатов, только при этом важно соблюсти ряд условий.

Например, правильная работа с целевой аудиторией. То есть и корректное определение целевой аудитории, и качественно выстроенный диалог. Допустим, Форум по развитию городских территорий, где фокусные группы - пенсионеры, студенты, чиновники, и т.д. Такой кейс явно мог бы быть полезным для чиновников, чтобы понять, чем может жить город, как развивать территорию – но для этого жители города должны захотеть, во-первых, приходить на такие события, а во-вторых, вообще вести диалог. С каждой аудиторией важно говорить на ее языке. Это наиболее узкое место в мероприятиях – понимание целевой аудитории.

Второе – качественная работа с фактурой события – повторюсь, фиксация результатов, обязательная работа с итоговыми материалами и т.д. – только тогда событие может закладывать точки роста. А для этого должны быть идеологи, о которых мы тоже уже немного говорили. Это должны быть идеологи - заряженные верящие, убежденные в качестве мероприятия – или это могут быть целые команды, которые зажигают своей увлеченностью всех вокруг. Это очень «живая история». Именно эти люди передают и распространяют кейсы, продлевают жизнь события, развивают его идеи.


На фото: V ежегодная конференция "Взгляд в цифровое будущее" , 2017

- А если мы говорим о «гостевых» конгрессах и конференциях, которые кочуют по городам и странам. Как городу проявить себя гостеприимным хозяином?

В первую очередь гостеприимство должно быть искренним, а не показушным.

Властям нужно вести информационную работу о важности, необходимости и значимости проведения мероприятий. Очень важно минимизировать неудобства для людей, связанные с проведением мероприятий. В идеале жители города должны почувствовать себя вовлеченными. Отличный тому пример – забег, организованный фондом «Росконгресс» на Российском инвестиционном форуме в Сочи.

Очень важна включенность всех городских сегментов в реализацию таких проектов и конференций в целом - все должны быть рады тому, что в городе проходит конгресс: чиновники, дети, таксисты, полиция. Все должны понимать, что мероприятие с каждым гостем «внутри» - это важный элемент дохода города.

Город может поддерживать проведение международных форумов и конгрессов, но при этом рассчитывать на корпоративную и социальную ответственность таких событий перед регионом. Ответственных в администрациях внутри среды за этот сегмент по сути нет.

Если город располагает конгрессными возможностями для проведения деловых мероприятий, то в городе обязательно должно быть конгресс-бюро. Эта структура как раз и выстраивает работу по привлечению международных событий, формированию комфортной среды для организаторов, настраивает связь между игроками рынка, бизнес-сообществом, партнерами, властью.

Город должен быть гостеприимным на много лет вперед, он не имеет права жить несколькими текущими месяцами. К крупным конгрессам, которые влияют и охватывают весь город, нужно заранее готовиться, такие мероприятия планируются заранее, за 2-5 лет, и город должен быть готов к этому. В этом сегменте крайне важно долгосрочное планирование.

Материал на русском языке подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации ссылка на страницу с публикацией обязательна. Александра Юркова. Фото на превью: Городской портал г.Сочи


07.03.2018

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда событий среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности