Как работать с волонтерами на мероприятии

Каждый организатор знает, что для успешной реализации любого мероприятия важна каждая мелочь. И чем крупнее проект, тем больше важных мелочей необходимо учесть.

Как уследить за всем процессом в одиночку, сохранить рентабельность проекта и, при этом, уберечь свою нервную систему – расскажу в этой компактной статье.

Волонтёры – неочевидное спасение организатора мероприятий, с одной стороны. Но иногда эти увлеченные и жаждущие опыта люди могут превратиться в настоящий кошмар.

Как облегчить себе жизнь и при этом не навредить ни себе, ни мероприятию, ни волонтёрам, мы и поговорим.

Главное правило, которым я всегда пользуюсь, при работе с волонтёрами, условно звучит как «соблюдение границ доброй воли человека». Важно понимать, что понятие «наш волонтёр» – не равно понятию «наш раб» или даже «наш подчиненный».

Волонтёр – это, прежде всего, свободный человек. Который, по своей доброй воле, готов безвозмездно выполнять какую-либо общественно полезную работу. При этом наш многоуважаемый волонтёр совершенно не обязан нам НИЧЕГО. А это значит, что мы не можем выстраивать с ним отношения по системе «директор-подчиненный».

ВОЛОНТЁР НЕ ОБЯЗАН НАМ НИЧЕМ. ОН ВЫПОЛНЯЕТ НАШИ ПОРУЧЕНИЯ ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО ИСХОДЯ ИЗ ДОБРОЙ ВОЛИ И ЛИЧНОЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННОСТИ.

Вот несколько основных правил, которыми я пользуюсь при работе с волонтерами и, которые, возможно, могут помочь вам:

1. Вдохновляйте волонтёров

Самое первое, на что стоит обратить внимание при подключении к проекту волонтёров – это их мотивация. Логично предположить, что если человек соглашается на какую-либо работу в добровольном и безвозмездном порядке, значит опыт, который он получит должен принести ему пользы в несколько раз больше, чем оплата, которую он мог бы получить за аналогичную работу. Постарайтесь наделить миссию волонтёра на проекте максимумом получаемых выгод.

В идеале сочетать несколько видов вознаграждения, например:

  • небольшой денежный бонус,
  • фирменная футболка,
  • оригинальная сувенирка,
  • возможность сфотографироваться с ключевыми персонами мероприятия,
  • возможность чему-то обучиться у лидеров рынка
  • щедрое рекомендательное письмо,которое поможет при устройстве на работу в дальнейшем .

В качестве вознаграждения можно использовать любую оригинальную идею, на каждом мероприятии таких возможностей огромное множество. Потрудитесь выявить навыки и потребности каждого волонтера в отдельности, и дайте им именно ту работу, о которой они мечтают.

2. Подготовьте подробную информацию

Понятная и чёткая инструкция на старте очень облегчит жизнь и вам, и вашим волонтерам на проекте. Распределите обязанности среди волонтеров, чтобы каждый понимал, где его зона ответственности. Выберите главных среди волонтеров, которые будут руководить и отвечать за прикрепленные к ним группы. Таким образом, вам не придётся держать в голове весь список волонтеров, а достаточно будет набрать номер одного из 1-2-3х главных и попросить что-то оперативно сделать.

3. Не бойтесь доверять этим «несмышлёнышам» самые ответственные задачи

Чем ответственнее задачу вы поручите волонтёру, тем замечательнее он с ней справится! Не надо забывать, что в волонтеры, как ни крути, идут самые активные, целеустремлённые и неравнодушные люди. Они, как правило, имеют уже недюжинный опыт в разных других проектах, любят интересные и неординарные задачи, умеют «шевелить мозгами» (хоть иногда и не подозревают об этом). Примите этот факт за данность!

Кстати, неплохо бы еще сказать волонтёру обо всей важности и ответственности задачи, которую вы ему поручаете, иначе фокус может не получиться ;)

4. Волонтёрам благодарности много не бывает!

Обязательно. Запомните! Обязательно и беспрекословно. Хвалить и благодарить.

Хвалить и благодарить.

Хвалить и благодарить!!! Всегда помните, что волонтёр вам ничего не обязан. Он помогает вам исключительно из личного интереса. Что означает, в переводе на простой язык: «ему просто по кайфу тусоваться на вашем мероприятии и быть важным звеном в проекте». Необходимо это понимать.

Так же необходимо запомнить, что ни в коем случае нельзя ругать волонтёра за некачественно выполненную работу, тем более лишать награды, штрафовать и применять всевозможные способы «наказания». Вы спросите, почему? Отвечу – потому что это глупо. Волонтёр не может выполнить некачественно свою работу, потому что ему это «по кайфу»!!!

Если вы недовольны качеством – это значит, что было изначально неверно составлена инструкция и неправильно дано распоряжение как её выполнять. Это, в первую очередь, «звоночек» организатору, который говорит о необходимости доработать инструкцию на будущее.

Если рассматривать компанию как живой организм (каким по сути она и является), то она проходит все основные этапы развития: зарождение, активное развитие, пожинание плодов, стагнация.
То есть по сути это сезоны: весна-лето-осень-зима. Каждый сезон несет в себе определенные ценности и задачи, обозначить и решить которые помогает тот или иной сезонный ритуал. Значит, учитывая стадию развития компании клиента, мы можем подобрать идеальную модель корпоративного мероприятия, решающего текущие задачи команды этой конкретной компании...
Подробнее читайте в статье режиссера мероприятий Юлии Козеевой Концепции мероприятий: психологическая теория сезонности

5. Давать подробные и развёрнутые указания

И немного, о важности чётких инструкций. Почему так необходимо составлять инструкции для каждого волонтера в отдельности? Всегда помните, что вы работаете над проектом полгода/год/10 лет… неважно. Но, в любом случае, гораздо дольше, чем ваш волонтёр.

Вы знаете о проекте и людях, которые в нём участвуют минимум в 100 раз больше, чем ваш волонтёр. Как правило, «армию волонтёров» подключают на этапе непосредственной реализации проекта. За 2-4 недели до старта, а иногда и того позднее.

А теперь представьте, как тяжело волонтёру вливаться в новый для него проект и сколько информации разом на него сыпется?

Будь он хоть нобелевский лауреат и человек с феноменальной памятью – это серьезный объем информации. Поэтому, чтобы не мучить ни себя, ни волонтера, я рекомендую всегда потратить время на подробные инструкции, прочитав которые, волонтер может войти в курс дела за полчаса и приступить к работе.

Вывод: грамотная работа с волонтерами может значительно облегчить подготовку мероприятия любого масштаба. Главное – это позаботиться об этом вопросе заранее и ответственно подойти к подбору кандидатов.

Отличных вам волонтёров и мероприятий!

Автор статьи Марина Элькинд, организатор мероприятий в Ural Drive Club - Автопутешествия по Уралу

Источник: http://kipisholog.ru/


06.05.2016

PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество билетные технологии бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция научные конференции обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности