Организаторы мероприятий в США, Великобритании, России: в чем разница?



Работа в индустрии встреч, ивент менеджменте, ивент маркетинге всегда манила и вдохновляла молодежь. Действительно, на первый взгляд, какие творческие задачи – продумывать интересные события, объединять людей – сплошной драйв и креатив! Так и и хочется влиться в этот поток счастья. В нашем информационном поле колоссальное количество мероприятий, вокруг происходит столько всего интересного: фестивали, тусовки, вечеринки, презентации; крупные корпорации проводят массу встреч, конференций с международными партнерами – романтика, да и только! Мы в Event LIVE решили выяснить, так ли это на самом деле. Чем вы будете ежедневно заниматься, если станете ивент менеджером? Под маской каких должностей и вакансий могут на самом деле прятаться задачи организатора событий? Чем отличается организатор мероприятия от планировщика? Как складываются карьеры ивент специалистов в США, Великобритании, в России? Каких сотрудников хотят видеть работодатели? Как всегда, Event LIVE смотрит на зарубежные практики и интересуется ситуацией в России.

Организаторы мероприятий – кто они?

Как пишет американский портал the balance, всё очень просто. Чаще всего вы будете заниматься согласованием места для проведения мероприятия, отвечать за встречу гостей и участников события, трансферы и размещение в гостиницах.

При выборе места для проведения мероприятия важно его расположение, также помещении должно быть достаточно вместительным и удобным для участников встречи. Вы можете выбрать отель недалеко от аэропорта, конгресс-центра или главного офиса компании. Но именно вы должны узнать стоимость услуг, справиться о наличии необходимых помещений и условиях аренды.

От вас могут также потребовать доставку аудиовизуального оборудования и сделать все, что необходимо для проведения мероприятия, включая такие мелочи, как бейджи, ручки и блокноты. Вас попросят организовать настройку оборудования – компьютеров, мониторов, подключить Интернет. Еще ваша помощь пригодится за стойкой регистрации участников и гостей мероприятия, а также во время кофе-брейка и обеда для координации работы кейтеринга.

В крупных компаниях существуют отделы, которые занимаются корпоративными встречами, но обязанности могут быть возложены и на одного человека. У вас может быть своя специализация: кейтеринг, техническое обеспечение, подбор площадки. Как организатор мероприятий вы сможете работать в компании, которая предоставляет услуги по планированию и проведению мероприятий, работать подрядчиком или стать фрилансером, обслуживая несколько заказчиков.

Рассказывает Наталья Волкова, основатель агентства событийного маркетинга «CORPUS»

- Какое у вас базовое образование?

Калининградский институт международного бизнеса. Дополнительно Institute of Commercial Management в Англии по количественным методам статистики (Quantitative methods); Финансовое и маркетинговые дипломы IBS (International Business School)

- Часто ли вы обучаетесь дополнительно? Курсы, бизнес-школы, бизнес-программы, стажировки?

Можно сказать – постоянно. Вначале были реальные курсы, тренинги и пр. Постепенно перешла на онлайн, теперь это либо очень особые мероприятия, о которых есть положительные отзывы, либо специальная литература. Чащеиностранная. Причем, в компании обязанность каждого сотрудника – совершенствоваться и самообразовываться каждый день!

- Какой была ваша первая работа? Сразу ли после вуза вы пришли в индустрию встреч, в ивент индустрию?

Первая работа была связана с маркетингом. Я пошла в отдел маркетинга крупной торговой компании. Спустя пол года нашла странное объявлениетребуется контент-менеджер. Оказалось, что это новая эпоха смс-контента. Я ушла в эту фирму, проработала там 3 года и была с руками и ногами вырвана в другую подобную организацию. Обязанности мои напоминали ивент, да)) Я разрабатывала всевозможные сервисы для смс, вела чаты, регулировала СМИ-партнеров по всей России. Это была грандиозная эпоха!!

- Чем непосредственно Вы занимаетесь сейчас? Должность, пул основных задач, которые Вы решаете, зона ответственности.

Я основатель и партнер в Компании. Основные обязанности – стратегия развитие и развитие регионов. Так же, ввиду большого опыта в сфере продаж, контролирую отдел продаж, веду крупных постоянных Клиентов и их проекты. Активно участвую в креативных сессиях.

- Какие плюсы и минусы в работе в области организации мероприятий для вас существуют?

Самый большой плюс в том, что моя работамоя страсть. Она заряжает меня, вдохновляет и дает силы. Минусы – ха! Наверное, когда на твой перфекционизм у Клиента нет бюджета, а красивые идеи кладутся в ящик, так как сознание не каждого допустит некоторых экстравагантных предложений J А самый кайф в нашей профессии в том, что у Мира нет границ.

А еще большой минус для нас, как для DMC (в случае, когда нас нанимает Агентство из России) в том, что агентства часто диктует свое видение программы на нашей территории, никогда прежде здесь не бывав. И, игнорируя наш опыт, проигрывают в тендерах.

Агентство CORPUS Global MICE, MICE and DMC в Калининграде и Европе. Клиенты: все операторы связи (Мегафон, Билайн, Теле2), банковский сектор ( Альфа-банк, Райффайзен Банк), фарма: GS Healthy, Unipharm, Bayer и пр; нефте-газовый сектор: Газпром, АчимГаз, крупные строительные объекты и спортивные фестивали.

Требования к образованию

Как правило, заказчики мероприятий не интересуются вашей квалификацией и тем, какое образование вы получили. Однако по данным Бюро трудовой занятости США (BLS) работодатели предпочитают, чтобы у сотрудников была специальная подготовка в области планирования мероприятий и встреч. В США, действительно. многие колледжи предлагают сертификаты и программы для получения степени бакалавра в сфере планирования мероприятий и событий или гостеприимства и туризма. Здесь можно прослушать курс по организации мероприятий, законам, регулирующим проживание и питание, санитарным правилам и управлению бюджетом события.

Сертификат качества

Вы можете получить сертификат в области планирования мероприятий и конгрессов. Профессиональные организации, такие как Convention Industry Council (www.conventionindustry.org), выдают сертификат квалификации CMP. Требования сертификации обычно включают в себя опыт работы в области планирования мероприятий и сдачу экзамена с оценкой профессиональных навыков.

Совсем скоро читайте на Event LIVE комментарии экспертов крупнейших международных ассоциаций индустрии встреч о том, где и как учатся ивент менеджменту в США и Европе.

Заработные платы: США, Великобритания, Россия

В 2014 году средняя годовая зарплата организаторов мероприятий в США составляла $50 910. Специалисты, участвующие в политических кампаниях, зарабатывали $56 660. Как отмечают эксперты BLS, самые высокооплачиваемые специалисты трудятся в нефтегазовых и телекоммуникационных компаниях. По данным BLS, ожидается, что к 2024 году занятость планировщиков встреч и их вознаграждение вырастет на 10%.

Заработная плата на базовой должности координатора мероприятий в Великобритании в 2016-2017 гг составляет в среднем £ 19 897 в год. Большинство специалистов переходят на другую работу, если у них более 10 лет опыта в этой области. Основные компетенции на той позиции это управление бюджетом, логистикой и маркетинговыми коммуникациями. Заработная плата на следующей ступени менеджера мероприятий составляет £25 822 в год. Навыки, повышающие зарплату за эту работу это, прежде всего, управление командой и управление проектами.

По уровню заработных плат ивент специалистов в России традиционно лидирует Москва, в среднем по оценке вакансий на hh.ru, в 1 квартале текущего года работодатели готовы были предложить столичным event-специалистам 60 тыс. рублей /что в среднем составляет £ 10 000, прим. ред/ . Причем этот показатель совпадает и с зарплатными ожиданиями соискателей. В целом по России уровень оплаты труда специалистов подобного профиля – в среднем 47,5 тыс. рублей. Читайте подробности в статье Рынок труда в ивент индустрии в России
 



Организатор мероприятий vs планировщик события

В ивент индустрии трудятся различные специалисты, обладающие определенными компетенциями. Существует бесчисленное количество описаний профессий и функций сотрудников: планировщик мероприятий, встреч, координатор мероприятий, организатор собраний, событий. Список кажется бесконечным. Портал payscale предлагает более 20 формулировок должностей от event coordinator до meeting director. Пока эксперты отмечают, что индустрия демонстрирует рост, увеличивается и список должностных функций. Заказчика и начинающего специалиста такое положение дел часто заводит в тупик. Опытные профессионалы сталкиваются с непониманием, расстраиваются, и уже не верят в собственные силы. Понятия «организация мероприятий» и «планирование мероприятий» зачастую рассматриваются как взаимозаменяемые явления, хотя это «две большие разницы». Некоторые клиенты уверены, что им нужен организатор мероприятий, когда требуется планировщик мероприятий. Другие ошибочно полагают, что все организаторы мероприятий владеют и навыками планирования. Давайте разберемся, ведь заказчики должны понимать вас с полуслова.

В описании вакансий мы, как правило, встретим некие общие слова вроде «опыт работы не менее…», «стрессоустойчивость», «творческое мышление», «грамотная русская речь» и т.д. В хорошем описании мы найдем обязанности сотрудника, например, «работа с ивент агентствами, администрирование на мероприятиях, продажи услуг компании (event и ресторан), организация праздников различного формата». В очень хорошем описании – задачи и функционал, например, «разработка концепции мероприятия/ программы, составление калькуляции/сметы, выезд на мероприятие и полная координация проектов, поиск и бронирование площадок/необходимых услуг в рамках запроса, заключение договоров с клиентами и подрядчиками». Что же стоит за всем этим? Разбираемся в материале «Архитекторы и каменщики»: кто эти люди, что делают деловые мероприятия?


Планирование мероприятий

Все события, от девичников до юбилейных торжеств, больших корпоративных собраний и крупнейших форумов начинаются с подготовки плана. На первой встрече с клиентом обсуждаются идеи мероприятия, темы, даты проведения и рамки бюджета. Планирование мероприятия начинается на ранней стадии разработки концепции и продолжается постоянно вплоть до момента проведения мероприятия. И, честно говоря, еще в течение нескольких недель после самого мероприятия, когда планировщики мероприятий доводят до совершенства некоторые детали.

Планирование мероприятия включает в себя тесную работу с клиентом по разработке мероприятия, которые бы отвечало чаяниям заказчика, и соответствовало бы целям события.

Клиент, который обращается к планировщику мероприятия, нанимает его для того, чтобы тот учел все аспекты мероприятия, включая нюансы, а также проследил за проведением события до его завершения.

Рассказывает Юлия Ильяева, директор по развитию и совладелица агентства Team for Dream:

«
Сейчас на ивент рынке не хватает молодых и активных специалистов, с горящими глазами, готовых начать карьеру с самой низкой позиции. Мы стали отдавать предпочтение специалистам в возрасте 26-29 лет. Они ответственно относятся к работе, адекватно воспринимают себя в профессии. Принимая на работу молодого специалиста, мы даем ему возможность участвовать в крупнейших городских мероприятиях. Мы постоянно работаем над повышением квалификации сотрудников, отправляем их на профессиональные конференции, учим тому, что умеем сами.

Если молодой специалист хочет сделать блестящую карьеру в ивент сфере и организовывать мероприятия для крупнейших международных компаний, он должен быть готов к тому, что придется начинать с малого, брать на себя всю ответственность за проект, который ведет. Конечно, надо много работать, показать на что он способен, и немного превосходить ожидания руководства и клиента. Сейчас очень удачный момент для тех, кто хочет проявить себя»


Обязанности, связанные с планированием мероприятий, могут включать в себя:

  • выбор общей темы мероприятия
  • разработку бюджета
  • планирование деловой программы
  • работа со спикерами
  • выбор места
  • переговоры с отелями
  • работу с поставщиками услуг
  • планирование меню
  • работу с поставщиком продуктов питания
  • подбор ведущих мероприятия и подготовку программы развлечений
  • координирование работы транспорта и трансфера
  • разработку приглашений

Организация мероприятий

Каждое мероприятие состоит из множества частей, которые соприкасаются друг с другом как детали пазла. Если все части картины складываются правильно, то мероприятие становится успешным. Вот этот процесс называют организацией мероприятий.

Организация мероприятий включает в себя разработку, координирование и управление всеми компонентами мероприятия, в том числе людьми, отвечающих за предоставление той или иной услуги. Краткий список основных задач организатора может выглядеть так:

  • резервирование места для проведения мероприятий
  • работу с поставщиками услуг
  • разработка плана парковки
  • разработка плана действий в случае непредвиденных обстоятельств
  • обеспечение безопасности
  • управление персоналом, ответственным за каждую функцию
  • наблюдение за прохождением мероприятия
  • контроль мероприятия
  • разрешение конфликтов и различных ситуаций во время мероприятия

Рассказывает Наталья Белкова, генеральный директор агентства деловых коммуникаций 4D:

«Специфика профессии состоит в том, что для эффективного обслуживания клиентов необходимы не только знания и опыт в маркетинге, пиаре, проведении мероприятий, но и в совершенно разных смежных областях. Настоящий профессионал своего дела – это разносторонний человек, интересующийся вопросами не только маркетинга и смежных областей, но и современными трендами в бизнесе и экономике, последними новостями в отраслях существующих и потенциальных клиентов.

В ивент индустрии принцип набора персонала по объявлению не работает. Мы предпочитаем искать кадры по рекомендациям, знакомствам, советам коллег из профессионального сообщества. Такой подход приносит плоды. Сейчас профессионал своего дела должен быть разносторонним человеком. Зачастую среди кандидатов не хватает проактивности, ответственности и самостоятельности. Также очень важно совпадение во взглядах и ценностях. Не всегда просто «прочитать» человека на этапе отбора, поэтому часто на собеседованиях мы просим соискателей пройти различные тесты, например, на определение психотипа, на роль в команде, чтобы заранее понимать, в чем он силен, а над чем нужно еще поработать»

Организаторы и планировщики работают вместе

Как видно, у планировщиков и организаторов мероприятий много общего и их обязанности часто пересекаются. Однако важно понять различия между двумя функциями и решить, какие именно услуги вы предоставите заказчику. Если, например, вы предлагаете услуги по планированию крупномасштабного проекта, вы будете работать с организатором мероприятия, который должен обеспечить и контролировать менеджеров по кейтерингу, команду аудио и видео обеспечения и т. д. Определите свою роль и перечень услуг, которые будете предоставлять. Чтобы избежать недоразумений, еще на стадии планирования мероприятия объясните технологию взаимодействия планировщика и организатора клиенту. Все у вас получится.

Рассказывает Павел Долгов, основатель Enframe design:

«В ивент индустрии не хватает квалифицированных кадров, так как в России этому делу мало, где учат. Есть курсы, мастер-классы, профессиональное обучение можно получить в крупных вузах, но все это далеко от реального рынка, поэтому большинство профессионалов высокого уровня в ивент среде – самоучки. Это и не хорошо, и не плохо. Так сложилось. И я, например, подбираю сотрудников для работы в команде по интуиции – мне кажется, это единственный способ правильно выбрать кандидата. А после испытательного срока кандидата все выясняется. Желающих «впахивать», другого слова нет, мало. Многие хотят сесть в тихом месте и получать постоянную зарплату. У меня и всего нашего коллектива посыл другой: пахать надо. И если молодым специалистам не хватает каких-то знаний, не беда – их всегда можно приобрести на практике, если руководитель и коллектив на одной волне»

Где еще скрываются задачи организатора событий

Администраторы

Администраторы занимаются планированием, проводят собрания своего отдела и встречи с индивидуальными клиентами, составляют план поездок и т. д. Они также работают с гостиницами, следят за бюджетом и подрядчиками. Многие начинают карьеру именно с этой должности, которая может назваться: помощник по административным вопросам, помощник-референт, старший помощник по административным вопросам

Организация встреч

Если вы хотите посвятить себя планированию корпоративных мероприятий, ваше место в отделе по организации встреч. Сотрудники отдела занимаются заключением сделок с другими компаниями и службами, обеспечивают проживание, питание, трансферы, отвечают за поставку оборудования для мероприятия. Этим чаще занимаются отделы закупок, поэтому вам придется управлять расходами. Ваша должность может называться: планировщик встреч, координатор поездок, помощник планировщика встреч


Country: United Kingdom, currency: GBP, 2017, payscale

Маркетинг и продажи

Большинство компаний ценят общение с клиентами лицом к лицу, и больше уделяют внимания семинарам для клиентов, конференциям и поощряющим мероприятиям. Маркетологи помогают получить прибыль от инвестиций, привлеченных в мероприятие. Специалисты в области маркетинга могут занимать должности: координатор по маркетингу, организатор мероприятий, специалист по маркетингу, специалист по продуктам

Коммуникации

Во многих компаниях отдел коммуникаций отвечает за бренд-менеджмент. Сотрудники специализируются на бизнесе коммуникаций, внутрикорпоративных связях, рекламе, пиаре, работе с прессой и спонсорами. Они заняты в организации медийных событий, выставок, мероприятий, мобильного маркетинга, спонсорских мероприятий, встреч сотрудников. В штатном расписании такие должности называют: специалист по коммуникациям, специалист по рекламе, помощник по продвижению, специалист по связям с общественностью.

Образование и обучение

Отдел обучения специалистов отвечает за планирование и внедрение образовательных программ, обучение сотрудников филиалов, повышение квалификации кадров. Специалисты отдела ежегодно организуют тренинги для персонала, в частности для сотрудников отдела продаж. Должность в компании называют: помощник по обучению, специалист по обучению, инструктор, менеджер по обучению

Корпоративный фонд

Специалисты тесно сотрудничают с некоммерческими организациями, фондами, связанными с образовательными, просветительскими и исследовательскими программами, грантами. Популярные названия должностей: специалист по работе с фондами, менеджер программ, помощник по работе с фондами

Рассказывает Иван Истомин, генеральный продюсер форума Engage Me, генеральный директор в маркетинговом агентстве Flying Colors International

- Какое у вас базовое образование?
Высшее, МГУ, специальность связи с общественностью

- Часто ли вы обучаетесь дополнительно? Курсы, бизнес-школы, бизнес-программы, стажировки?
Самое лучшее образование для ивент-менеджера полевой опыт. Что касается смежных дисциплин, то примерно раз в год я прохожу курсы, связанные с IT-тематикой и маркетингом (программирование, новые технологии, data driven маркетинг)

- Какой была ваша первая работа? Сразу ли после вуза вы пришли в ивент индустрию?
Я был менеджером проектов в BTL-агентстве AMS Marketing, и эту работу можно считать моей школой жизни и даже небольшим персональным адом. Уже после института я пришел работать в PR-агентство.

- Чем непосредственно Вы занимаетесь сейчас?
Генеральный директор в маркетинговом агентстве Flying Colors International и генеральный продюсер форума Engage Мe. Первая роль управленческая, вторая стратегическая: определяю общий контент форума, привлекаю спикеров и веду работу над выступлениями, осуществляю общий контроль по логистике и оформлению проекта.

- Какие плюсы и минусы в работе в области организации мероприятий для вас существуют?
Основной плюс -  свобода самореализации и открытый мир возможностей для развития. Event-менеджмент дает возможность не только организовывать события, но и обучаться тому, о чем говорят на ваших событиях, ловить тренды и развиваться в различных направлениях.

Главный минус: если не развиваться, то можно застрять на этапе логистики событий и превратить свою работу в день сурка. Без стремления развивать параллельно с ивент-навыками какие бы то ни было другие, ивент-специалист обрекает себя на рутинное существование, взбодрить которое подчас не может ни одна даже самая яркая концепция.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. Константин Збаровский, Александра Юркова. По материалам Payscale и the balance. Фото на превью tec_estromberg. Мультиязычный партнер Event LIVE Бюро переводов "Сфера". При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.


24.04.2017

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности