Упрощай и властвуй: 15 инструментов, способных облегчить жизнь ивентора

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Speaker

Елена Рабкина,
ивент менеджер, интернет-маркетолог и копирайтер, автор DaData.ru.

Я организовываю мероприятия больше 10 лет, об их разношерстности говорят сами названия: студенческая конференция «Модель ООН», ларп-спектакль «Критики», фестиваль урбан-арта Vulica Brasil. Вместе с этим провожу авторские воркшопы, читаю лекции предпринимателям, выступала на конференции TEDx. Подготовка и проведение ивента занимают от 1 до 6 месяцев, и часто мероприятия наслаиваются друг на друга. Чтобы всё успевать, я подобрала инструменты, с которыми упрощаю организацию ивентов, делаю их бодрыми и современными.

Для передачи и хранения информации

WeTransfer

Когда пригодится: в почту Gmail помещается 25 мегабайт, поэтому передаю видеозаписи или фотоотчеты с мероприятий через WeTransfer. Нравится, что он уведомляет, когда адресат скачал материалы.

Как работает: чтобы переслать файлы, указываете свою почту и почту адресата. Он получает письмо со ссылкой на скачивание и, если добавите, сопровождающее сообщение. Через неделю после публикации сервис удалит данные.

Сколько стоит: есть бесплатная версия для пересылки файлов до 2 Гб. Расширенная версия отправляет до 20 Гб и стоит 12$ в месяц.

Mega

Когда пригодится: это мой основной сервис для хранения фотографий, видео, документов. Я настроила автоматическую синхронизацию с некоторыми папками на жестком диске через расширение Mega. Чтобы не переживать за доступ к папкам, на каждую ставлю пароль и расшариваю ее нужным людям. Для меня Mega удобнее, чем Dropbox и Google Drive, потому что обгоняет их по объему диска и умеет синхронизировать 100% документов с жесткого диска и других носителей.

Как работает: просто загружаете файлы с устройства в облако и делитесь ими по ссылке с другими пользователями. Ссылки можно давать с кодом доступа и без. Кроме расширения для браузера, есть встроенный чат для общения.

Сколько стоит: 50 Гб памяти доступны бесплатно, а дальше начинается платная подписка от 4,99€ в месяц.

Photo WeTransfer — сервис для отправки данных объемом до 20 Гб
Photo Mega — сервис для облачного хранения данных

Google Keep

Фото Google Keep — сервис для записи идей, планов и создания напоминаний

Когда пригодится: часто использую на ходу, когда возникают идеи по организации ивента. Ну и делюсь записями с командой мероприятия.

Как работает: создаете заметку, добавляете в нее фото, видео, напоминание и открываете доступ коллегам. Запись можно посмотреть с телефона, планшета, компьютера, связанного с аккаунтом Google.

Сколько стоит: это бесплатно.

Для командной работы

HipChat

Когда пригодится: здесь обсуждаю с командой подготовку к мероприятию, обмениваюсь документами. Да, все это можно делать в Skype, но HipChat кажется мне удобней. Telegram и WhatsApp хороши, но не умеют транслировать экран.

Как работает: создаёте сколько угодно групповых чатов, пересылаете друг другу файлы (все они сохранятся на сервере мессенджера), демонстрируете напарникам экран своего устройства.

Сколько стоит: бесплатная версия Basic подходит для общения 5 человек. Чтобы добавить больше пользователей, приготовьтесь платить за каждого 2$ в месяц.

Asana

Когда пригодится: управляю здесь многими проектами и не беспокоюсь, что пропущу дедлайн — об этом напомнят оповещения. Редко, но пользуюсь функцией анализа выполненных и невыполненных задач, чтобы посмотреть, как вообще продвигаются дела.

Как работает: создаете задачу, выделяете в ней этапы и цели работы, назначаете ответственных сотрудников. Там же отвечаете на вопросы исполнителей и в комментариях следите за историей проекта.

Сколько стоит: к одному проекту можно бесплатно подключить до 30 сотрудников. За 10,99$ с человека в месяц доступна премиум-подписка, за 24,99$ — бизнес-подписка. В каждом пакете — свой список функций, они расписаны на сайте. Стоимость подключения для крупных предприятий разработчики считают отдельно.

Photo HipChat — мессенджер для общения, обмена файлами и передачи видео с экрана
Photo Asana — менеджер задач, который помогает разбить большой проект на несколько мелких целей

Для оформления контента

Crello

Когда пригодится: делаю здесь афишу, если у меня есть только полчаса. Обожаю их готовые шаблоны, когда надо сделать красивый анонс лекции.

Как работает: регистрируетесь на сайте и выбираете нужное на свой вкус из 16 000 шаблонов дизайна, 260 шрифтов и огромной библиотеки изображений.

Сколько стоит: многое бесплатно в тарифе Basic, все остальное — по подписке от 7,99$ в месяц и больше. При годовой подписке получится сэкономить.

Clipchamp

Когда пригодится: если некогда заморачиваться с редакторами видео и копаться в интерфейсе, иду сюда. Легко монтирую видео для соцсетей и записываю свои вебинары.

Как работает: регистрируетесь на сайте и делаете ролик хоть с нуля: в редакторе есть стоковые видеошаблоны, возможность накладывать звук на видеоряд, корректировать цвет, обрезать кадр и еще много чего.

Сколько стоит: готовый ролик в разрешении 480p можно скачать бесплатно. Платные тарифы начинаются от 9$ за месяц и разрешают скачивать видео в более высоком качестве и пользоваться ресурсами библиотеки.

Photo Crello — инструмент для оформления материалов и создания анимации
Photo Clipchamp — видеоредактор, компрессор, конвертер и средство записи видео с веб-камеры. На этом скриншоте я монтирую видео для сториз

Для продвижения мероприятий

Wix

Когда пригодится: когда надо сделать сайт за три дня. На «Базовом» плане, который я брала со скидкой, плачу около 100$ в год.

Как работает: создаете лендинг для мероприятия с нуля или с помощью готовых шаблонов. Выбираете палитру, шрифты, сетку, подстраиваете под экраны разных устройств, прикручиваете аналитику, виджеты, инструменты для продвижения. Редактор понятный, долго вникать не придется.

Сколько стоит: есть бесплатная версия с рекламой и тестовый период на 14 дней (если ивент на носу, можно сразу сделать лендинг, а заплатить через две недели). Минимальная стоимость платного пакета — от 4,5$ в месяц.

Timepad

Когда пригодится: на этом сайте делаю анонсы бесплатных мероприятий, получается своеобразная афиша. Некоторые коллеги на этом сайте делают анонсы и продают билеты на свои мероприятия. Однажды распределила здесь места на консультацию после своей лекции: создала по одному билету с конкретными датой и временем, а участники выбирали среди них подходящий.

Как работает: создаете свое событие, лендинг для него, форму для регистрации на сайте и в соцсетях, а затем продвигаете мероприятие с помощью встроенных функций. Сервис отправляет по своей базе приглашения на ваше мероприятие, регистрирует участников, принимает оплату.

Сколько стоит: комиссия сервиса зависит от среднего чека, месячного оборота и типа события. Ее можно рассчитать прямо на сайте. Лично я плачу ноль рублей.

Photo Wix — конструктор сайтов. На скриншоте — мой сайт, который я собрала сама
Photo Timepad — сервис для организации и продвижения событий

SendPulse

Когда пригодится: отправляю участникам ивента письма и SMS, например, с напоминанием о мероприятии или с промокодом на скидку от партнеров.

Как работает: выбираете шаблон письма, загружаете базу подписчиков и настраиваете авторассылку с информацией о мероприятии.

Сколько стоит: если за месяц уложитесь в 2,5 тыс. подписчиков и 15 тыс. писем, платить не придется. Платный стартовый тариф — 1365 рублей в месяц. Если оплатите сразу год, получите 3 месяца в подарок.

NovaPress Publisher

Когда пригодится: всегда публикуюсь через NovaPress Publisher в Telegram и «Одноклассниках». Так мне не приходится несколько раз вводить текст и указывать время публикации в разных соцсетях.

Как работает: регистрируетесь и подключаете нужные вам аккаунты из Telegram, Instagram, LinkedIn, Pinterest, «ВКонтакте», Facebook, Twitter, «Одноклассников» или «ЖЖ». Для настройки отложенного постинга указываете даты, время, паузы в нужные дни и часы. При необходимости накладываете копирайт на все материалы и ставите автохештеги.

Сколько стоит: 350 рублей в месяц за один аккаунт для каждой соцсети. Подключение дополнительного аккаунта обойдется в 75 рублей в месяц. Можно бесплатно тестировать в течение десяти дней.

Photo SendPulse — платформа для рассылок email, SMS, push-уведомлений и транзакционных писем
Photo NovaPress Publisher — сервис для автоматической публикации постов в соцсетях

DaData

Фото DaData — сервис для очистки и обогащения клиентских данных

Когда пригодится: взяла за правило перед каждой рассылкой прогонять через DaData списки зарегистрировавшихся на сайте, в соцсетях и Google Формах: так я спасаюсь от неприятных опечаток в письмах. Еще знаю, сколько человек зарегистрировалось с точностью до одного — дублей нет теперь вообще.

Как работает: загружаете сразу все эксельки с ФИО и емейлами участников и получаете единую базу без опечаток, дубликатов и с полом каждого.

Сколько стоит: сумма зависит от количества строк в вашей базе. За одну запись платите 5–10 копеек, за объем дают скидку. Например, 100 обработанных записей обойдутся в 10 рублей.

Для коммуникации на мероприятии

MeYou

Когда пригодится: использую, чтобы вывести на интерактив даже самых застенчивых участников: им не нужно неловко знакомиться с остальными на мероприятии. Заметила, что на ивентах многим привычнее переписываться, чем подходить друг к другу вживую.

Как работает: подключаете проектор к ноутбуку с интернетом и выводите на экран чат. Участники через мобильное приложение могут задавать вопросы, знакомиться друг с другом. Каждый может заполнить свой профайл и указать необходимую информацию. А вы сохраняете все контакты, фото, визитки. Одновременно можно вести прямую онлайн-трансляцию события.

Сколько стоит: если используете только нетворкинг — 30 000–50 000 рублей в день. Если нужен весь комплекс услуг (освещение мероприятия, трансляция цитат спикеров, ведение соцсетей, создание видеоинтервью со спикерами, прямая трансляция на экраны) — 50 000–200 000 рублей в день.

Speakus

Когда пригодится: этот сервис мне посоветовали коллеги, он помог им на международной конференции переводить спикеров на несколько языков. Изначально они хотели переводить вживую, но не получалось найти двух синхронистов. А Speakus закрыл все вопросы.

Как работает: с вас — ноутбук, подключенный к интернету, а переводчик удаленно озвучит трансляцию на языке участников.

Сколько стоит: за одного переводчика — от 15 тыс. рублей. Если добавлять несколько переводчиков, стоимость меняется не кратно, а незначительно. Периодически компания проводит акции со скидками.

Photo MeYou — сервис для деловых знакомств участников мероприятия
Photo Speakus — облачная платформа синхронного перевода

WhenSpeak

Когда пригодится: использую для модерации вопросов во время выступлений. Гости в чате спрашивают и голосуют за лучший вопрос, и никому не приходится передавать микрофон через весь зал.

Как работает: от вас понадобится проектор, от участников — мобильные телефоны. Во время выступления спикера участники пишут ему вопросы, оставляют отзывы, голосуют.

Сколько стоит: годовое обслуживание стоит 300 тыс. рублей, один месяц услуг — 120 тыс., три дня — 50 тыс. В каждый из пакетов входит возможность брендирования платформы, обучение персонала и техподдержка.

Фото WhenSpeak — платформа для модерации во время выступления на мероприятиях


26.11.2019

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки премии продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности