ЧЕК-ЛИСТ «Как подготовить конференцию и выжить»



Порядок организации конференции от директора PR-студии Zebra Company, ведущей подкаста о практическом PR Black&White, Ники Зебры.

Дано: отраслевая конференция на 500-1000 человек.

За 5-6 месяцев ДО мероприятия:

  • Подготовить концепцию события
  • Определить ЦА
  • Утвердить название
  • Нарисовать логотип
  • Выбрать дату
  • Подобрать помещение, заключить договор
  • Оплатить домен
  • Сделать сайт-заглушку
  • Сделать черновую версию программы
  • Подготовить коммерческое предложение и презентацию события
  • Начать работу со спикерами
  • Начать работу со спонсорами
  • Начать работу с информационными партнерами

За 4 месяца:

  • Выпустить версию сайта 1.0 с имеющейся информацией
  • Готовность программы не менее 30%, опубликована на сайте
  • Согласован генеральный информационный спонсор и минимум 2 информационных спонсора
  • Старт продаж билетов (частные и юр.лица)
  • Ведется активная работа со спонсорами, спикерами и информационными партнерами

За 3 месяца:

  • Выпустить версию сайта 2.0 со всей информацией о событии
  • Имеется полный график выхода постов, рассылок и запуска баннеров у информационных партнеров
  • Старт баннеров, первых рассылок
  • Не менее 10 информационных партнеров (в среднем – 40 шт.)
  • Есть договоры на не менее чем 20% спонсорских пакетов
  • Готовность программы не менее 50%
  • Составить список желаемые имиджевых гостей, пригласить

За 1 месяц:

  • Съездить на площадку, убедиться, что ничего не изменилось
  • Решить вопрос с интернетом на площадке
  • Подготовка полиграфии и раздаточных материалов для участников (дизайн, заказ, изготовление, доставка)
  • 100% готовность программы
  • Активная рекламная кампания в соцсетях (если там есть ЦА) и интернет-реклама
  • Активизация спонсорской информационной поддержки
  • За 1 месяц до мероприятия продано не менее 50% билетов (зависит от ценовой политики)
  • Утвердить меню и организатора кофе-брейка, заключить договор

За 2 недели:

  • Составить инструкции и чек-листы для членов команды на площадке
  • Подобрать музыку для перерывов
  • Поставить особый упор на соцсети и именные рассылки
  • Утвердить ведущего
  • Утвердить звукооператора
  • Утвердить фотографа

За 1 неделю:

  • Прозвонить всех спикеров, напомнить про презентацию
  • Получить тираж полиграфии, сувенирной продукции и баннеров
  • Согласовать итоговые места размещения спонсоров
  • Убедиться, что площадка оплачена и в курсе мероприятия

За 3 дня:

  • Получить презентации от спикеров
  • Получить баннеры и стойки от спонсоров
  • Протестировать звук и интернет на площадке
  • Проинструктировать девушек зоны ресепшен
  • Подготовить указатели
  • Генеральный прогон с командой на понимание «кто и за что отвечает»

За день до мероприятия:

  • Отвезти на площадку баннеры
  • Собрать итоговый список участников, не забыть партнеров, гостей, друзей
  • Сформировать пакеты участников
  • Написать и отправить пресс-релиз для СМИ
  • Сделать список спикеров с телефонами
  • Распечатать точный тайм-план для ведущего и команды
  • Собрать «экстренный чемоданчик»: бумага а4, маркеры обычные и для доски, ручки, зарядки для телефонов
  • (включая переносные), веревка 10м, скотч двухсторонний, степлер, батарейки для микрофонов, прозрачные файлы, ноутбуки на Win и Mac с возможностью работать от сети, пустая флешка с большим объемом, печать компании, 5 000 рублей мелкими купюрами для непредвиденных расходов

В день мероприятия:

  • Разместить указатели, баннеры на площадке
  • Обеспечить бесперебойную работу и следование программе
  • Подписать командировочным документы
  • Подписать акты приемки-сдачи работ для иногородних
  • Улыбаться

В течение недели после мероприятия:

  • Выслать благодарственные письма спикерам, партнерам, площадке, спонсорам
  • Подготовить пост-релиз для СМИ
  • Убедиться, что все баннеры и стойки вернули владельцам
  • Совершить все окончательные финансовые расчеты с контрагентами и подрядчиками
  • Подписать все закрывающие документы для бухгалтерии
  • Отправить экземпляры бухгалтерских документов контрагентам
  • Письменно провести анализ мероприятия (+/-)
  • Собрать отзывы и обратную связь в один файл
  • Вернуть все вещи-потеряшки хозяевам
  • Сформировать итоговую папку отчета (на компьютере и в виде бумажной папки)

26.06.2015

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности