Информационный фуршет №1, или Как сделать конференцию вкусным инфоповодом? Польза Программной дирекции.

Event LIVE начинает публикацию серии статей «Информационный фуршет, или Как сделать конференцию вкусным инфоповодом?». Как не испортить отношения с журналистами? Как сделать свою конференцию вкусным информационным поводом? Как выстроить отношения специалисту по коммуникациям не только с журналистом, но и со всей командой так, чтобы все сотрудники – от отдела продаж до руководителя проекта – понимали, насколько важно снабжать пиарщика всей информацией и даже той, которая не кажется им интересной?

Своими идеями о потенциале конференционного pr делится с организаторами деловых мероприятий Анастасия Полонская, PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия», бизнес-тренер, CEO&Founder тренинговой студии «Brave Mind Education» (BME), преподаватель Московского Государственного Университета Путей Сообщения (МИИТ), спикер учебных площадок Москвы (ИГУМО, ИКРа и другие). Анастасия работала с такими клиентами как ОАО «РЖД», Министерство транспорта РФ, Министерство экономического развития РФ, ОАО «Газпром» и другие. На ее счету более 100 проведенных деловых мероприятий.

Информационное партнерство, медиа-сотрудничество, бартер – слова, которые наводят ужас и на PR-специалиста, и на журналиста. Первые понимают, что их ждут долгие уговоры, изобретение «плюшек» и бесконечных медиа-китов, а вторые знают, что теперь их будут мучить глупыми вопросами из серии: «Ну что, вы напишете про нас?», «А вы точно придёте? У нас же фуршет, и обед, и пакет с материалами для вас». В общем, обе стороны знают, что будет весело, суетно и, скорее всего, очень не просто. Так думают и 80% pr-менеджеров и журналистов, которым приходится работать в сложном, но крайне интересном поле конференционного пиара.

Давайте разбираться.

Из чего состоит любая отраслевая конференция и что в ней может быть вкусного для media и коммуникатора?

Чтобы конференция максимально заинтересовала СМИ, важно провести тщательную работу со всеми участниками ее внутренней кухни: программной дирекцией, отделом по продажам и работе со спонсорами, технической дирекцией

Именно в рабочем цехе нужно искать всё то, что позволяет успешно и плодотворно взаимодействовать с журналистами на мероприятии, получать хорошие результаты мониторинга и увидеть название своей конференции в публикациях и на экране телевизора.

Итак, сегодня знакомимся с первым участником внутренней кухни конференции:

Программная дирекция/программный директор

Это может быть как целый отдел, так и один человек, который совмещает в себе несколько функций: контент-менеджера, аналитика и менеджера по работе со спикерами.

Что интересует СМИ в спикере конференции?

  • Финансовые показатели компании
  • Любые перемены в руководящем составе
  • Производственные показатели в процентном соотношении по сравнению с предыдущими отчетными периодами
  • Планы на будущее
  • Любые “конфликтные”/кризисные ситуации, которые компания преодолевала/преодолевает в данный период

Заметьте, в вышеперечисленных пунктах не упомянуты вопросы о теме выступления на данной конференции или причинах участия компании в данном мероприятии, а именно этого обычно ждут от пиарщика руководитель проекта Конференции и генеральный директор event-агентства.

Программная дирекция - это место, где коммуникатор может получить самые сливки для формирования пула информационных поводов для СМИ. Здесь и выступающие, которые сами по себе могут привлечь на мероприятие журналиста, и тематика выступлений, где журналисты могут увидеть “скрытую” сенсацию. В общем, есть чем полакомиться

Что надо делать?

Важные моменты, которые упускают все пиарщики при работе со спикерами конференции:

Познакомиться с каждым спикером конференции или его пресс-секретарем

Как только подтвердился тот или иной выступающий в рамках программы конференции, нужно бежать со всех ног к программному директору и умолять его дать контактный номер телефона либо самого докладчика, либо его пресс-секретаря!

Кто, как не пресс-секретарь поймет ваши цели и задачи? Именно с пресс-секретарём вы сможете наметить “правильный” Q&A, который будет выгоден и вам, и представителю компании. Сотрудничая с пресс-секретарями или менеджерами по связям с общественностью, вы сможете «вставить» в выступление спикера название конференции, причины, по которым компании интересно и важно находиться на данной отраслевой площадке, тем самым повысив возможность попадания информации о конференции в последующие публикации.

А если вы хотите послушать нашего автора вживую, познакомиться лично, то приходите на выступление на Форуме Event LIVE Москва 14-15 сентября 2017 в КВЦ «Сокольники», пав. 4.1.

Получить медиа-кит компании спикера

Попросить у представителя компании, от которой выступает спикер, медиа-кит и получить разрешение использовать его на сайте конференции. Что это вам даст?

Во-первых, журналисты смогут заранее ознакомиться с общей информацией и прислать вам вопросы, которые они хотели бы задать спикеру на конференции, что позволит вам подготовиться самим и подготовить спикера. Важно понимать, что за репутацию спикера на вашем мероприятии отвечает не только его менеджер по связям с общественностью, но и вы.

Во-вторых, на основе медиа-кита компании вы можете подготовить пресс-релиз «до» мероприятия и выпустить его в новостной ленте на сайте конференции, разослать по отраслевой базе СМИ. Главное, не забудьте согласовать материал, так как профессиональное уважение к работе друг друга еще никто не отменял.

Отработать новостные поводы самой компании спикера

Это еще один скрытый информационный повод, который обычно никто не видит. . Что имеется в виду? Поинтересуйтесь у менеджера по коммуникациям, не планирует ли компания в ближайшее время заключение крупных контрактов с другими игроками отраслевого рынка или, скажем, вывод на рынок нового продукта или услуги?

Почему бы не объединить усилия и, например, не подписать соглашение в рамках конференции или не провести пресс-подход по любому из будущих информационных поводов?

Грамотный и опытный коммуникатор всегда увидит в этом не только отличный повод для сотрудничества, но и возможность “засветить” свой пресс-вол в кадре телевизионных СМИ, а это еще один способ получить упоминание о мероприятии в прессе.

Главный вывод в работе с программной дирекцией – это не бояться просить контакты и помощи в налаживании мостов с менеджером компании, от которой выступает спикер.

Как правило, вы всегда сможете найти общие точки соприкосновения и получить максимум информационного выхлопа, работая в команде, а не сочиняя сухие и неинтересные пресс-релизы на тему “У нас подтвердился спикер, который расскажет о…”.

Анастасия Полонская, PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия»

Присоединяйтесь на Event LIVE к Информационному фуршету №2, где мы рассказываем о том, как во благо вкусных инфоповодов дружить пиарщику конференции с отделом по продажам и работе со спонсорами. Следите за нашими обновлениями, друзья!

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При цитировании или перепечатке активная ссылка на страницу с публикацией обязательна.


30.06.2016

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности