Мысли, как организатор: 10 навыков, обязательных для успеха в ивенте

Чтобы преуспевать в ивенте, необходимо обладать большим количеством противоречивых навыков, например, сочетать творчество и холодную голову, быть готовым к изменениям (это вообще возможно?) и уметь радоваться как процессу, так и результату. Руководитель PR и внутренних коммуникаций «Улыбка радуги» Екатерина Андреева рассказала Event LIVE, как сочетать в себе несочетаемое.

Екатерина Андреева,
руководитель PR и внутренних коммуникаций «Улыбка радуги».

Когда мой многоуважаемый дипломный руководитель спрашивал нас, в какой области мы бы хотели работать, я с гордостью говорила: «Конечно, в ивенте!». Мне представлялись большие события, частью которых ты являешься, казалось, что это всегда тусовка, поэтому гарантированно интересно. А ещё я считала, что приносить людям радость – это кайф. Интуитивно я была права, но не учитывала несколько важных моментов.

Организация мероприятий требует дикой многозадачности, умения видеть как картину целиком, так и много деталей. Ивент воспитывает стрессоустойчивость и учит терпению, гибкости и работе в жёстких дедлайнах. Это постоянная школа жизни, каждый раз новая и как будто более изощрённая. Но результат того стоит.

Мне очень понравилось, как на одной из конференций спикер сказала: «Ивент – это не только праздник, это ещё и считать количество унитазов в Бутово». За феерией с фотографий всегда стоят согласования, договорённости, сметы и куча ошибок, в том числе и твоих.

За более чем 10 лет организации мероприятий, я пришла к выводу, что все определяет мышление. Компетенции специалиста в этой сфере довольно очевидны: важно быть активным, креативным, коммуникабельным, и конечно, стрессоустойчивым. Но этих качеств недостаточно, потому что есть некоторые тонкости, «которым не учат в школе», и они, на мой взгляд, чрезвычайно важны.

Что я вкладываю в «мышление организатора»?

1. Видеть много деталей и картину целиком

Обычно мы мыслим, идя от общего к частному, или наоборот. На мой взгляд, для организатора эти методы не могут быть взаимоисключающими. Проектировать концепцию всего события и представлять образ результата так же важно, как знать, в какую сторону должна быть повернута вилка для рыбы, и быть уверенным в том, что розеток будет достаточно на площадке.

2. Видеть возможности и риски

«Генеральный» хочет, чтобы мы сняли электричку и доехали до места, а ещё, чтобы стулья были «ну как в том фильме…как там его…не помню». Да, конечно, сделаем. А ещё выключился свет на площадке по независящим от нас причинам. Это скорее риск или возможность? Мы не сможем провести наш запланированный караоке-вечер под светомузыку, но, кажется, теперь можем включить фонарики на телефонах и спеть под гитару. А пока кто-то изливает душу под старые добрые хиты, найдется запасной генератор. Вы же его готовили, я уверена.

3. Сочетать творчество и холодную голову

Кажется, что это вообще невозможно. Необходимо найти путь реализации для нетривиальной задачи и выбрать для этого «упаковку», при этом сохранять самообладание, когда «всё пошло не так». Но в этом и фишка, нужно управлять своим состоянием в моменте. Осознавать, что происходит сейчас и через 20 минут, строить реальность, которой ещё нет, принимать решения в режиме онлайн, быть гибким и работать в жестких дедлайнах. Выбирать, в каком состоянии вы находитесь: кайфуете от этой минуты или уже бежите спасать человека на сцене, который забыл текст. Ну нет, шучу, конечно, у вас есть помощник, который держит на контроле этот вопрос с самого начала.

4. Думать решениями

Безусловно, для творческого процесса очень важно «поштурмить», подумать и накидать даже самой, кажется, полной ерунды. Но на мероприятии обычно нет времени перекинуться парой идей. Есть решения, которые ты принимаешь практически безальтернативно и несешь ответственность за свой выбор. Да, это может кому-то не понравиться. Ну а кто сказал, что будет легко?

5. Уважать свое и чужое время

Поверьте, у ваших гостей нет времени проверить, есть ли на месте паркинг. А ещё совсем не их задача искать, где они сидят, а ещё совсем не значит, что они помнят программу, даже если заплатили денег. Ценность в том, чтобы всё прошло «бесшовно», как будто это некий привычный маршрут, который все ваши участники проходят каждый день. Правда, им во время движения подарили эмоции. Круто, да?

6. Оставлять внутреннюю кухню невидимой

Во время мероприятия я как участник вообще не хочу ни о чем думать, если честно. Задача организатора – подумать за участника, учесть всё. Например, предусмотреть, что для устранения последствий питерской дождливой погоды в зоне входа нужны не пара тряпок, а целый клининг, и что в 19:00 люди более голодны, чем в бранч. Но даже если всё пошло не по сценарию, можно включить музыку и дать возможность людям пообщаться вживую. Вы даже себе представить не можете, как это ценно, особенно сейчас.

7. Быть готовым к изменениям

Нужно просто принимать, что «так тоже бывает». Не пугаться от каждой внештатной ситуации, а спокойно делегировать, помнить, что сценарий – это только опора, а волшебство происходит внутри него. Прогнозируйте волшебство и идите дальше.

8. Балансировать между содержанием и бюджетом

Каждый раз радуюсь, когда заказчик знает, чего хочет, но таких заказчиков 1% от всех в мире. Обычно мы слышим: «хочу круууто», «ну чтоб все были счастливые, а ещё мы всем сказали спасибо» или «давайте ответим на все их вопросы». Я привыкла в рамках подготовки мероприятий мыслить не конкретными категориями цифр. Не спорю, что есть заказчики с очень конкретной планкой по деньгам. Но это вовсе не значит, что я выкачу смету на миллионы, аргументируя необходимостью решить это только так. Ценность организатора – это в разговоре вытащить из заказчика, что он хочет видеть в результате. Этого достаточно, чтобы предложить ему оптимальный вариант, то есть не самый дешевый или самый крутой, а тот, который удовлетворит его пожелания в разумных пределах. Чтобы понять, что значит «разумные пределы», относитесь к кошельку заказчика, как к своему. Это обычно очень отрезвляет организатора.

9. Радоваться как процессу, так и результату

Да, так тоже можно. Часто скатываюсь либо только в первое, либо исключительно во второе. Умение получить удовольствие от процесса реализации и результата итого очень важно. С опытом приходит спокойное осознание, что ты делаешь всё правильно. Просто задумайтесь, что не было ничего, а вы вдруг сделали какое-то количество людей счастливыми. По-моему, ради этого стоит всё затевать, и только вы знаете, сколько в это вложено вашей души.

10. Держать внутреннюю планку

Даже если вы делаете мероприятия для разных по составу аудиторий, в какой-то момент наступает «оно». То самое чувство, что вы это уже пробовали. Это нормальное ощущение, и даже хорошо, что оно есть. Мероприятия делают люди, их энергия придает событию особенный шарм. Ваша задача как организатора управлять этой энергией, повышать свою планку, стремиться сделать то, что вы никогда не делали. И поверьте, это всегда взаимный обмен. Если он происходит только в одну сторону, значит либо ты не дотянул, либо перестарался. Удивляйте себя, расширяйте мышление, это вернется сторицей.

Компетенции организатора – достаточно противоречивы. Но в этом вся соль. Сочетание несочетаемого есть в каждом из нас, важно только не закрывать какую-то сторону в себе и своих сотрудниках/кандидатах, полюбить её проявления, и тогда, кто знает, возможно, перед вами откроются совершенно новые возможности?

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Екатерина Андреева. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.