5 подводных камней в организации конференции за рубежом



Если вам не хватает адреналина - проведите ивент в чужой стране. В стране, где всё кардинально отличается. Начиная укладом вашей жизни на родине и заканчивая принципами работы с подрядчиками, партнёрами, участниками.

Два года подряд наша команда принимала вызовы: в 2016-м году провести конференцию в Минске, а в 2017-м - в Кракове. Обе конференции на 300 участников - оптимальное количество для старта в новой стране.

Каждый раз, когда созревала идея выехать с Outsource People за рубеж, поверить было сложно, но тем не менее, в итоге всё получалось.

Многое оказалось не так радужно и легко, как хотелось бы. Однако, с преодолением того, что казалось невозможным, уровень профессионализма каждого члена команды возрастал на 200%.

Чтобы вы могли подготовиться к выездному мероприятию как следует, я расскажу, какие подводные камни вас могут ожидать (ни в коем случае не говорю, что будут :)).

Камень №1 Менталитет

Не зная особенностей мышления жителей выбранной вами страны, сложно:

  • найти к ним подход через рекламу
  • договориться о медиа-партнёрстве, спонсорстве
  • оперативно сработать с локацией.

Когда мы готовили конференцию в Кракове, мы не могли понять, почему наши письма канут в лету. По привычке, ожидая ответа на письмо в течение суток, мы недоумевали, если ответ приходил через неделю.

Как потом оказалось, поляки никуда не спешат и не понимают настойчивости с нашей стороны.

Рекомендую, прежде чем готовить мероприятие, загуглите “менталитет (национальность)“. К примеру, по запросу “менталитет поляков” вы найдёте миллион ссылок. Это поможет вам грамотно распределить время на подготовку и построить правильно диалог.

Совсем недавно Ольга Бабина рассказывала читателям Event LIVE о своем опыте привлечения спонсоров для конференции Outsource People - Найти спонсоров: опыт международной IT-конференции Outsource People (Киев, Украина) и попала с этой статьей в тройку лучших авторов портала!

Камень №2 Местные партнёры

Без партнёра в другой стране обойтись можно, но сложно. Как минимум, он нужен вам для оформления договоров и приёма платежей. Как максимум, для помощи с промо среди вашей целевой аудитории.

Даже если вы хорошо знаете будущего иностранного партнёра и можете на него положиться, всё равно оформите с ним договор на берегу. А если это новый для вас человек, тем более, чётко пропишите, кто какие обязанности выполняет и как потом измерить выполнение договорённостей.

Например, задача партнёра привлечь 200 местных участников (30% от общего плана) и получить вознаграждение от прибыли. Создайте ему промокод, по которому вы вместе сможете отслеживать все покупки.

Поскольку вы главный организатор, регулярно контролируйте процесс выполнения договорённостей, созваниваясь с партнёром и обсуждая промежуточные результаты.

Камень №3 “А кто вы такие?”

Часто, в других странах, есть сформировавшиеся сообщества, где чужестранцев воспринимают негативно. Можно встретить возражения вроде: “Кто вы и почему мы должны вам верить: покупать билеты по $250 и платить тысячи $ за спонсорские пакеты?” или “Зачем вы лезете со своим уставом в чужой монастырь?”.

Есть два способа отбиться:

  1. Выехать на авторитете вашего ивента в родной стране. Когда я продавала спонсорские пакеты в Минске, я говорила: “Outsource People в Украине - это имя, уверенный бренд, лучшая конференция в области IT аутсорсинга” и показывала факты, подтверждающие это: количество состоявшихся конференций, общее число участников, сколько из них возвращаются к нам снова. Обязательно упоминала известные международные компании, которые оказывали нам спонсорскую поддержку.
  2. Показать, что вы привозите к ним нечто новое: формат ивента, контент, спикеров. Промониторьте, кто из ваших коллег работает в выбранной вами нише и найдите как от них отстроиться или наоборот подружитесь с ними и проведите ивент вместе :)

Проводить конференцию за рубежом с нуля реально, но нужно сразу заручиться поддержкой команды, партнёров и иметь козыри в рукаве. Козыри - что-то необычное и новое для аудитории.

Часто, в других странах, есть сформировавшиеся сообщества, где чужестранцев воспринимают негативно. Можно встретить возражения вроде: “Кто вы и почему мы должны вам верить: покупать билеты по $250 и платить тысячи $ за спонсорские пакеты?” или “Зачем вы лезете со своим уставом в чужой монастырь?”.

Камень №4 Визы, разрешение на въезд

Будьте готовы к ситуации, когда что-то может пойти не так с визами - у вас или у участников из других стран. Наймите заранее эксперта, который проконсультирует и поможет подготовить все документы. Можете обратиться в турагенство, избавить себя от этих хлопот. 

Если вдруг:
- кому-то из ключевых сотрудников команды откажут с вьездом в страну - найдите, кто на месте сможет его заменить или того, кто уже имеет визу и владеет нужными компетенциями
- откажут уже оплаченным участникам - будьте готовы вернуть деньги за билеты на мероприятие. 

Визы - это не страшно. Главное - качественно подготовиться.
 

Камень №5 Свои люди

Обязательно найдите заранее в другой стране “своих людей”. Это могут быть эмигранты, которые знают русский и национальный язык страны, где проводится событие.

Нам в Кракове помогала бывшая сотрудница и волонтёры из Украины. Когда мы приехали на место проведения, оказалось, что менеджер отеля говорит только на польском. Ребята выручили нас и помогли решить много организационных вопросов.

Выезд в другую страну с ивентом - затея не для слабонервных. И я не шучу. При этом  выезжать нужно, если вы хотите быстро вырасти как сильный профессионал в индустрии организации мероприятий. Набирайтесь сил и дерзайте, тогда всё получится!

Ольга Бабина,
Conference manager, Outsource People

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото в материале: Outsource People, фото на превью Andy Cull


03.10.2017

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности