Оптимизация, визуализация, эффективность

Бюджет тех встреч, которые все же остаются в графиках, зачастую сокращается. Поэтому организаторам приходиться экономить, отказываясь от необязательных статей расходов и пытаясь получить скидку у поставщиков услуг. Эта ситуация затронула и сферу технического обеспечения мероприятий.

Пакетное предложение

Опрошенные BT эксперты рассказали, что организаторы стремятся оптимизировать техническую часть таким образом, чтобы не пришлось отказываться от значимых для мероприятия элементов, с одной стороны, и оптимизировать бюджет – с другой.

«Организаторы стараются опустить цену услуг подрядчиков за счет проведения тендеров и поиска бюджетных решений. Как правило, никогда не экономят на звуковом и мультимедийном оборудовании – это неотъемлемая часть формирования общего впечатления о мероприятии. Очень важно, насколько всем гостям и участникам запомнились доклады выступающих и насколько хорошо был организован визуальный ряд», – рассказал заместитель генерального директора компании Event Management Technologies (EMT) Сергей Константинов. По его словам, в целом сейчас клиенты скорее хотят не отказываться от какого-либо конкретного типа оборудования, а максимально оптимизировать всю техническую часть и использовать более высокотехнологичные системы.

Повышенным спросом в кризисное время пользуются пакетные предложения, которые позволяют, не отказываясь от важных элементов программы, получить стандартное оборудование в его минимальной комплектации. «Сейчас весьма популярны «классические» варианты заказа оборудования: компании заказывают минимальное стандартное оборудование, а именно экран, проектор к нему, а также систему звукоусиления. Мы, в свою очередь, предоставляем специальные пакетные предложения для компаний, например пакетное подключение к интернету, комплект оборудования (экран, проектор, флипчарт)», – рассказала Евгения Гаранина, заместитель руководителя отдела продаж и маркетинга отелей «Холидей Инн Москва Лесная» и «Холидей Инн Москва Сущевский».

«Антикризисное» предложение разработали и в EMT. «Наши пакетные предложения содержат в себе необходимый минимальный набор услуг и инструментов для проведения делового и развлекательного мероприятия. Это комплексный подход, который дает возможность нашим клиентам получить все в одном месте», – рассказала исполнительный директор компании Ирина Рожкова.

Конференции уходят в онлайн

Как рассказали все опрошенные эксперты, в настоящее время все чаще клиенты запрашивают услугу онлайн-трансляций и организации телемостов.

«Особенно это характерно для фармацевтических компаний, поскольку зачастую при проведении конференций транслируются операции из клиник в прямом эфире», – говорит Евгения Гаранина. Она также отметила, что запись такой конференции всегда доступна на сервере компании, участники могут посмотреть ее в любое удобное время.

Онлайн-трансляции помогают организаторам сократить издержки на проезд и расселение, не уменьшая при этом число участников. «Бюджеты у многих сокращаются, а потребность в максимальном вовлечении участников не уменьшается», – объясняет популярность услуги Ирина Рожкова.

Есть и другие решения, которые помогают уменьшить расходы и провести мероприятие на должном уровне. К примеру, электронная регистрация за счет введения программных решений позволяет сократить число сотрудников, участвующих в процессе, избавиться от длинных бумажных списков и в итоге сократить бюджет без потери в качестве. Также клиент в этот же день получает полную отчетность о посетителях мероприятия и активности различных зон площадки.

По словам Сергея Константинова, в условиях необходимости сокращения расходов особенное значение приобретает эффективность планирования. Здесь на помощь организаторам также приходят технологии. Клиенты все чаще хотят виртуально видеть, как будет выглядеть их мероприятие и заранее предусмотреть все нюансы. Для этого дизайнеры рисуют в специальных программах разнообразные схемы площадки в соответствии с размерами всех помещений, создают все макеты в 2D и 3D с рассадкой участников и спикеров, расстановкой оборудования, застройкой и оформлением. «В результате клиент получает полный проект визуализации, который является основой концепции всего мероприятия», – говорит эксперт.

Новые технологии оставляют в прошлом презентации в их традиционном виде, теперь они обогащаются видеоконтентом и интерактивными материалами. «В последнее время достаточно распространена не просто демонстрация презентаций в их стандартном виде, но и использование интерактивного оборудования, например аудиозапись, видеозапись, а также системы интерактивного голосования, которые позволяют провести сбор и обработку данных, полученных в результате опроса или обсуждения, представить детальный и хорошо иллюстрированный отчет. Преимущества использования такой системы в высокой защите информации, мобильности комплекса, простоте использования», – рассказала Евгения Гаранина. Программное обеспечение, которое применяется в данном случае, совместимо с офисными приложениями, что позволяет быстро конвертировать данные из одной программы в другую, пояснила эксперт. Как отметила Ирина Рожкова, теперь в презентациях докладчиков большую часть материала занимает не текстовая часть, а видеоконтент высокого качества, и клиенты изначально отдают приоритет использованию светодиодных экранов высокого разрешения, мультимедийных проекторов Full HD и бесшовных панелей.

В целом, отмечают эксперты, оборудование для конференций становится, с одной стороны, все более сложным и дорогостоящим, а с другой – зачастую оно помогает организаторам оптимизировать бюджет путем сокращения трат на персонал, а также более эффективно планировать предстоящее мероприятие и делать его запоминающимся для участников.

Саломе ЛОМСАДЗЕ Директор по продажам банкетных залов и конференций гостиницы «Лотте Отель Москва»

Основной тренд – цифровые технологии, «умная» техника, видеотрансляции.

Видео. Бурное развитие HD-технологий, постоянное улучшение разрешения и других характеристик видеоповерхностей (экранов).

На деловых мероприятиях светодиодные экраны по мере роста разрешения и удешевления постепенно вытесняют проекционные, хотя проекторы также продолжают развиваться. Сейчас они применяются в том числе и для создания презентаций со сложными визуальными эффектами на любых поверхностях (видеомэппинг).

Переход на оптоволоконные кабели в противоположность традиционным медным.

Звук. Более консервативен, хотя и здесь прогресс: в основном он касается способа передачи сигнала. Используются новейшие модели микшерных пультов, радиосистем – в основном цифровые. Радиосистемы теперь обеспечивают шифрование сигнала, что важно для закрытых мероприятий, а конгресс-системами можно управлять с ноутбука.

Использование компактных hi-tech акустических систем.

Свет. Светодиодные приборы с большим набором спецэффектов по мере увеличения их мощности вытесняют традиционные ламповые.

Носители информации. Кассеты с магнитной пленкой полностью заменены на цифровые носители.