Оптимизация, визуализация, эффективность

Бюджет тех встреч, которые все же остаются в графиках, зачастую сокращается. Поэтому организаторам приходиться экономить, отказываясь от необязательных статей расходов и пытаясь получить скидку у поставщиков услуг. Эта ситуация затронула и сферу технического обеспечения мероприятий.

Пакетное предложение

Опрошенные BT эксперты рассказали, что организаторы стремятся оптимизировать техническую часть таким образом, чтобы не пришлось отказываться от значимых для мероприятия элементов, с одной стороны, и оптимизировать бюджет – с другой.

«Организаторы стараются опустить цену услуг подрядчиков за счет проведения тендеров и поиска бюджетных решений. Как правило, никогда не экономят на звуковом и мультимедийном оборудовании – это неотъемлемая часть формирования общего впечатления о мероприятии. Очень важно, насколько всем гостям и участникам запомнились доклады выступающих и насколько хорошо был организован визуальный ряд», – рассказал заместитель генерального директора компании Event Management Technologies (EMT) Сергей Константинов. По его словам, в целом сейчас клиенты скорее хотят не отказываться от какого-либо конкретного типа оборудования, а максимально оптимизировать всю техническую часть и использовать более высокотехнологичные системы.

Повышенным спросом в кризисное время пользуются пакетные предложения, которые позволяют, не отказываясь от важных элементов программы, получить стандартное оборудование в его минимальной комплектации. «Сейчас весьма популярны «классические» варианты заказа оборудования: компании заказывают минимальное стандартное оборудование, а именно экран, проектор к нему, а также систему звукоусиления. Мы, в свою очередь, предоставляем специальные пакетные предложения для компаний, например пакетное подключение к интернету, комплект оборудования (экран, проектор, флипчарт)», – рассказала Евгения Гаранина, заместитель руководителя отдела продаж и маркетинга отелей «Холидей Инн Москва Лесная» и «Холидей Инн Москва Сущевский».

«Антикризисное» предложение разработали и в EMT. «Наши пакетные предложения содержат в себе необходимый минимальный набор услуг и инструментов для проведения делового и развлекательного мероприятия. Это комплексный подход, который дает возможность нашим клиентам получить все в одном месте», – рассказала исполнительный директор компании Ирина Рожкова.

Конференции уходят в онлайн

Как рассказали все опрошенные эксперты, в настоящее время все чаще клиенты запрашивают услугу онлайн-трансляций и организации телемостов.

«Особенно это характерно для фармацевтических компаний, поскольку зачастую при проведении конференций транслируются операции из клиник в прямом эфире», – говорит Евгения Гаранина. Она также отметила, что запись такой конференции всегда доступна на сервере компании, участники могут посмотреть ее в любое удобное время.

Онлайн-трансляции помогают организаторам сократить издержки на проезд и расселение, не уменьшая при этом число участников. «Бюджеты у многих сокращаются, а потребность в максимальном вовлечении участников не уменьшается», – объясняет популярность услуги Ирина Рожкова.

Есть и другие решения, которые помогают уменьшить расходы и провести мероприятие на должном уровне. К примеру, электронная регистрация за счет введения программных решений позволяет сократить число сотрудников, участвующих в процессе, избавиться от длинных бумажных списков и в итоге сократить бюджет без потери в качестве. Также клиент в этот же день получает полную отчетность о посетителях мероприятия и активности различных зон площадки.

По словам Сергея Константинова, в условиях необходимости сокращения расходов особенное значение приобретает эффективность планирования. Здесь на помощь организаторам также приходят технологии. Клиенты все чаще хотят виртуально видеть, как будет выглядеть их мероприятие и заранее предусмотреть все нюансы. Для этого дизайнеры рисуют в специальных программах разнообразные схемы площадки в соответствии с размерами всех помещений, создают все макеты в 2D и 3D с рассадкой участников и спикеров, расстановкой оборудования, застройкой и оформлением. «В результате клиент получает полный проект визуализации, который является основой концепции всего мероприятия», – говорит эксперт.

Новые технологии оставляют в прошлом презентации в их традиционном виде, теперь они обогащаются видеоконтентом и интерактивными материалами. «В последнее время достаточно распространена не просто демонстрация презентаций в их стандартном виде, но и использование интерактивного оборудования, например аудиозапись, видеозапись, а также системы интерактивного голосования, которые позволяют провести сбор и обработку данных, полученных в результате опроса или обсуждения, представить детальный и хорошо иллюстрированный отчет. Преимущества использования такой системы в высокой защите информации, мобильности комплекса, простоте использования», – рассказала Евгения Гаранина. Программное обеспечение, которое применяется в данном случае, совместимо с офисными приложениями, что позволяет быстро конвертировать данные из одной программы в другую, пояснила эксперт. Как отметила Ирина Рожкова, теперь в презентациях докладчиков большую часть материала занимает не текстовая часть, а видеоконтент высокого качества, и клиенты изначально отдают приоритет использованию светодиодных экранов высокого разрешения, мультимедийных проекторов Full HD и бесшовных панелей.

В целом, отмечают эксперты, оборудование для конференций становится, с одной стороны, все более сложным и дорогостоящим, а с другой – зачастую оно помогает организаторам оптимизировать бюджет путем сокращения трат на персонал, а также более эффективно планировать предстоящее мероприятие и делать его запоминающимся для участников.

Саломе ЛОМСАДЗЕ Директор по продажам банкетных залов и конференций гостиницы «Лотте Отель Москва»

Основной тренд – цифровые технологии, «умная» техника, видеотрансляции.

Видео. Бурное развитие HD-технологий, постоянное улучшение разрешения и других характеристик видеоповерхностей (экранов).

На деловых мероприятиях светодиодные экраны по мере роста разрешения и удешевления постепенно вытесняют проекционные, хотя проекторы также продолжают развиваться. Сейчас они применяются в том числе и для создания презентаций со сложными визуальными эффектами на любых поверхностях (видеомэппинг).

Переход на оптоволоконные кабели в противоположность традиционным медным.

Звук. Более консервативен, хотя и здесь прогресс: в основном он касается способа передачи сигнала. Используются новейшие модели микшерных пультов, радиосистем – в основном цифровые. Радиосистемы теперь обеспечивают шифрование сигнала, что важно для закрытых мероприятий, а конгресс-системами можно управлять с ноутбука.

Использование компактных hi-tech акустических систем.

Свет. Светодиодные приборы с большим набором спецэффектов по мере увеличения их мощности вытесняют традиционные ламповые.

Носители информации. Кассеты с магнитной пленкой полностью заменены на цифровые носители.


24.06.2015

PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество билетные технологии бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор декор; управляя впечатлениями делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция научные конференции обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности