«Волонтер – не рабочая сила, а часть команды» . Кейс фестиваля «Этажи. Креатив&Арт»

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Фестиваль «Этажи. Креатив&Арт» проходит в Белгородской области уже 6 лет. За это время организаторам удалось создать не просто волонтерский штаб, а команду вдохновленных людей, которые из года в год принимают участие в организации и проведении фестиваля. О том, как удалось найти сплоченную волонтерскую команду, как устроена работа волонтерского штаба рассказывает инициатор проекта, режиссер и ивент продюсер Юлия Шапошникова.

Фестиваль креатива: что такое «Этажи. Креатив&Арт»

Долгое время в репертуаре Белгородской государственной филармонии были только классические и академические программы. Однако в 2016 году здесь впервые прошел фестиваль «Этажи. Креатив&Арт», который открыл двери филармонии для молодых людей и любителей современного искусства.

Концепция фестиваля предполагает погружение в атмосферу актуального искусства. Для этого на пяти этажах было создано многоуровневое арт-пространство. Программа состоит не только из музыкальных событий, участники посещают кинопросмотры и театральные постановки, поэтические чтения и презентации книг, творческие встречи, мастер-классы и питчинги креативных проектов. «Этажи. Креатив&Арт» становится площадкой для работы ярких деятелей современного искусства, создателей новых направлений и тенденций.

Для бесперебойной работы такого масштабного проекта необходимо большое количество помощников, и они у фестиваля есть – это волонтеры. Волонтеры – наша гордость, душа и энергия фестиваля. Именно они во многом создают ту атмосферу, за которую любят «Этажи. Креатив&Арт»

Photo Photo

Волонтерский штаб – объединение неравнодушных

В самый первый год проведения мы поняли, что нам не хватает рук, и опубликовали объявление о поиске волонтеров в группе фестиваля «ВКонтакте». Откликнулось 40 добровольцев, многие из которых были студентами белгородских вузов. Так появился наш волонтерский штаб.

Волонтеры не только помогают решать организационные задачи, но и участвуют во всех сферах жизни фестиваля. В 2016 году они красили стены и арт-объекты, готовили посадочные места для зрителей, придумывали сценарии встреч участников и гостей фестиваля, самостоятельно изготавливали бейджи и программки, придумывали сувениры и рекламную кампанию.

Сегодня кандидаты в волонтеры заполняют анкету, где рассказывают о своих навыках и интересах. Опираясь на эту информацию, мы распределяем задачи. Например, в один год к нам присоединилась девочка, которая любила шить. Она принесла в штаб швейную машинку и сшила подушки для палетов – на них потом сидели гости в лекториуме. А когда на фестиваль в Белгород приехала команда режиссеров из французского Бордо, волонтеры помогли нам с сопровождением и переводом.

Год от года команда волонтерской команды «Этажей» пополняется новыми участниками. Бывает так, что к нам приходят друзья самых первых наших добровольцев. Мы поддерживаем связи со всеми, никакие обстоятельства этому не могут помешать.

Photo
Вот что думают сами волонтеры о работе на фестивале

Как устроена работа волонтерского штаба

Все наши волонтеры работают исключительно на добровольных началах. Мы никогда не делаем запросы в волонтерские организации. Наш главный принцип в работе с волонтерами – собрать команду неравнодушных людей, которым интересен конкретный событийный проект, а не просто отметка в волонтерской книжке. Кстати, мы вообще не ставим отметки, но всегда готовы поделиться рекомендательным письмом.

Внутри штаба выстроена своя оргструктура, в которой мы определяем руководителей направлений и участников каждой микрокоманды:

  • медиа-команда занимается подготовкой фото и видео контента для социальных сетей проекта;
  • команда по работе с иногородними участниками фестиваля отвечает за встречу гостей в аэропорту и на вокзале, сопровождение по городу, координацию участия в репетициях, питание и отъезд участников;
  • команда по работе со зрителями ответственна за координацию зрительских потоков, именно к этим ребятам за помощью обращаются зрители;
  • координаторы площадок отвечают за порядок на месте проведения, координируют время начала и завершения программ на каждом этаже.

Работа с волонтерами: до, во время и после фестиваля

На первых встречах с волонтерами мы обязательно знакомим их с каждым участником фестиваля и программой. Волонтеры должны не только научиться ориентироваться в именах и программе, но и вдохновиться событием. Только так получается добиться искренней заинтересованности в проекте. Затем мы распределяем роли и задачи и брифуем добровольцев. Если необходимо, обучаем дополнительным навыкам, проводим мастер-классы по общению с гостями фестиваля, этикету.

После этого встречи проходят в штатном режиме. Сам фестиваль длится 2 - 3 дня, но также многие задачи требуют участия волонтеров за несколько дней до начала мероприятия. Добровольцы помогают подготовить фотозону, провести промоакцию и пр. Обычно на этом этапе происходит отсев: из команды уходят те, кто не готов работать, не чувствует в себе сил.

За несколько дней до фестиваля проходит общая встреча, на которой еще раз проговариваем задачи для каждого волонтера, прорабатываем план взаимодействия, тайминг. Во время фестиваля мы следим, чтобы волонтеры отдыхали, заменяли друг друга при необходимости.

Каждый проект завершаем общим сбором волонтеров, вручаем благодарности от оргкомитета и дарим друг другу теплые объятия. Самых опытных и талантливых участников волонтерского штаба приглашаем для работы на других крупных проектах.

В финале мы обязательно собираем обратную связь. Это важно не только для добровольцев, но и для организаторов. Волонтеры видят, как работает проект изнутри. Их отзывы – точка для роста и развития проекта. Мы стараемся учитывать их, исправлять недочеты и налаживать механизмы взаимодействия во всех направлениях подготовки и реализации событийного проекта.

5 советов при работе с волонтерами

  1. Ищите людей неравнодушных к вашему событию.
  2. Создавайте традиции. У нас есть традиционный выход волонтеров на сцену в финале закрытия, вручение благодарностей.
  3. Всегда помните: волонтеры – не рабочая сила, а часть команды. Позволяйте проявиться их талантам, раскрывайте их сильные стороны.
  4. Следите за комфортом волонтеров: у них должно быть время на отдых, перекус, подумайте об их возвращении домой, если событие заканчивается поздно.
  5. Создавайте для волонтеров отдельные события: мастер-классы, встречи.
Photo Photo

Творчество и сотрудничество – залог успеха

Благодаря совместной творческой работе с волонтерским штабом на «Этажах» Белгородской филармонии удалось создать молодежное арт-пространство с особой атмосферой. Фестиваль стал магнитом для молодой аудитории филармонии, получил награды.

В 2016 году фестиваль «Этажи» был признан лучшим событием в области искусства и культуры и удостоен Гран-при на Межрегиональном фестивале событий «Event-прорыв 2016». Также наше мероприятие победило во Всероссийском конкурсе молодежных проектов в рамках форумной кампании «Таврида». В 2017 году мы стали победителями Международного конкурса коммуникационных проектов Eventiada IPRA Golden World Awards в номинации «Event года», стали обладателями общественной премии «PRяник года». А еще фестиваль вошел в Национальный календарь событий.

Собирая команду под проект, удается достичь потрясающих результатов от волонтеров. Случается, что и сами волонтеры удивляются своим способностям.


14.06.2022

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелищ искусство зрелища кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм сообщество спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности