«Мы привозим международных спикеров – экспертов ивент индустрии», – Дарья Островская о форумах EFEA и Event LIVE для «Ивент-Кухни»

Для организатора отраслевые события – это один из самых эффективных способов оставаться в курсе трендов и актуальных подходов. И потому особенно интересно, как составляется программа и выбираются темы для главных событий индустрии. Как формируется цена на билет для участника? Какие цели ставят перед собой организаторы? Дарья Островская, председатель оргкомитетов форумов EFEA и Event LIVE, рассказала автору подкаста «Ивент Кухня» Илье По о процессе подготовки крупных отраслевых ивентов, а мы публикуем полный текст интервью за сутки до релиза эксклюзивно для наших читателей.

- Расскажи, с чего началась история форумов?

Сначала я бы хотела рассказать про организатора – Выставочный научно-исследовательский центр (ВНИЦ) R&C, который возник в 1995 году в Санкт-Петербурге. Изначально это был маркетинговый отдел крупного выставочного организатора «РЕСТЭК», который со временем был сформирован в отдельную компанию. Её основной задачей был сбор материалов, методической информации, проведение исследований, подготовка маркетинговых отчетов по отрасли. Сегодня ВНИЦ R&C представляет несколько направлений: исследовательская деятельность, объединенная редакция СМИ и мероприятия, которые являются третьим направлением в нашей работе. Форумы возникли как продолжение нашей деятельности для того, чтобы была возможность поделиться собранной информацией со специалистами отрасли.

- В этом году у вас была заявлена тема «Код устойчивого развития ивент индустрии. Люди. Планета. Прибыль». На что вы опираетесь при выборе концепции? От чего зависит основной месседж форума? Я правильно понимаю, что каждый год он меняется?

Мы долго сомневались, брать её или нет, так как тема сложная, нужно было понимать, как её подать.

Наша идея заключалась в том, чтобы рассказать про то, как выстроить успешную компанию будущего. Если вы хотите выстроить устойчивую компанию, то есть сделать компанию, у которой есть будущее, то об этом необходимо задуматься уже сейчас. Мы сделали три основных акцента при разработке программы:

• люди – что нужно делать для них, как работать с социумом;
• прибыль – потому, что любая деятельность компании связана с получением прибыли;
• планета – это та самая защита окружающей среды, о которой все говорят.

Причём мы попытались не только рассказать о теме устойчивого развития, но и попробовать внедрить на нашем мероприятии какие-то основные аспекты, связанные с целями в области устойчивого развития ООН. Например, отказались от большого количества бумажной продукции и пластика. Эти моменты также помогли в целом поддержать идею нашего мероприятия.

- Организовывать мероприятия для профессионалов ивент индустрии – это настоящий челлендж. Как удаётся каждый год удивлять участников и держать марку, подтверждающую качество контента этих событий?

Ключевой элемент – это контент. При подготовке форума мы делаем ставку именно на него. Изначально идея мероприятия заключалась в том, чтобы создать образовательную и коммуникационную платформу для специалистов отрасли, поэтому мы тщательно работаем с контентом.

Формирование программы происходит в несколько этапов. Сначала мы выбираем ключевую тему форума. После этого формируем архитектурную матрицу нашей будущей программы: с одной стороны, это те ключевые моменты, которые мы бы хотели обсудить и затронуть в рамках обозначенной темы, с другой стороны – основные направления развития событийной отрасли, которые мы обычно презентуем в рамках программы форума. Например, если мы говорим про программу Евразийского Ивент Форума, то это обязательно выставочная индустрия, индустрия встреч, региональный маркетинг, управление площадками. Дальше матрица дополняется темами, которые помогают раскрыть основные аспекты. После завершения этой работы мы приступаем к работе со спикерами и модераторами. Под каждую сессию разрабатывается концепция, в которой обозначаются задачи, вопросы для обсуждения и т.д.

Как правило, около 80% тем, которые стоят в матрице, остаются в основной программе.

При работе с контентом залогом нашего успеха является тесное взаимодействие с отраслевым сообществом и партнёрами при подготовке программы. Мы очень плотно работаем с отраслевыми ассоциациями как российскими, так и зарубежными. Каждая из них вносит что-то своё при формировании программы, которая могла бы быть интересна специалистам отрасли. Также необходимо отметить, что наши сотрудники посещают большое количество мероприятий – около 40 в год, в том числе зарубежные проекты. Мы постоянно отслеживаем, какие темы обсуждаются профессионалами, что сейчас волнует отрасль.

Если говорить про подготовку мероприятия, то, наверное, практически 75% времени уходит на работу со спикерами и подготовку контента.

- Что дают эти форумы их участникам, и почему так важно профессионалам индустрии встречаться лицом к лицу? Почему не в онлайне?

Как бы мы ни хотели и ни стремились сократить свои командировки и поездки, всё равно общение face-to-face является приоритетным. Всегда проще и правильнее пообщаться с человеком лично, чем писать ему письма и сообщения в чаты. Мне самой нравится экономить время за счёт современных технологий, но личное общение – это личное общение.

- Как формируется программа форумов? Что важно учитывать при разработке большого контентного блока?

Как я уже говорила, мы работаем с отраслевыми ассоциациями, посещаем деловые мероприятия как в России, так и за рубежом. У нас есть также собственные источники, например, портал Event LIVE: если мы видим, что есть запрос на какую-то тему со стороны аудитории, то тоже это включаем.

Кроме того, при работе с программой мы стараемся максимально получить экспертную оценку тех тем, которые мы будем обсуждать. Для этого у нас есть программные советники – это люди, которые являются экспертами в нашей ключевой теме, но не обязательно связаны с ивент индустрией. Также у нас есть амбассадоры Евразийского Ивент Форума. Они, помимо того, что помогают продвигать форум, также участвуют в разработке контента.

- Как вы оцениваете эффективность мероприятий? И какие основные метрики ставите во главу?

В первую очередь, нужно смотреть, насколько это мероприятие было полезным и понравилось нашим участникам. Мы в обязательном порядке проводим опрос по итогам проведенного мероприятия. Сюда же можно отнести количество публикаций и обсуждений в СМИ и социальных сетях по итогам мероприятия. Это могут быть и не совсем позитивные оценки, и споры.

- Как правильно собрать обратную связь после форумов? Есть ли какой-то чек-лист?

У нас есть замечательное приложение, которое мы делаем на протяжении нескольких лет с нашим партнером – компанией Eventicious. С одной стороны, это позволяет участникам оценить каждую конкретную сессию, написать, что понравилось, а что нет. С другой стороны, через мобильное приложение мы проводим анкетирование по итогам всего форума.

Результаты обратной связи мы используем при разработке программы на следующий год: смотрим, кто из спикеров понравился, кого хотели бы увидеть ещё, какие темы обсудить. У нас высокий процент повторного участия в мероприятиях. Поэтому, полагаю, что мы двигаемся в правильном направлении.

- Параллельно с Евразийским Ивент Форумом проходит форум Event LIVE. Чем эти мероприятия отличаются друг от друга? Как разделяете их, и какие задачи у каждого из форумов?

Евразийский Ивент Форум мы позиционируем как форум для топ-менеджеров. На нём обсуждается стратегия, вопросы развития компаний, глобальные вызовы для событийной отрасли и т.д. Кроме того, стоимость за участие достаточно высокая. В наш адрес часто приходили запросы, можно ли сделать дешевле участие, более практическую программу и пр. Так возник форум Event LIVE. Это абсолютно практическая история про то, как нужно делать проекты здесь и сейчас, что сделать для того, чтобы ваше мероприятие было успешным. Программа форума проходит по трём направлениям: технологии, продажи, маркетинг и продвижение – три кита, на которых стоит любое мероприятие. Стоимость участия в этом мероприятии мы рассчитывали исходя из того, что специалист может прийти и заплатить самостоятельно за участие. Для него это должна быть приемлемая сумма, поэтому стоимость участия существенно ниже, чем на Евразийском Ивент Форуме.

Два форума проходят параллельно: есть сессии, которые пересекаются, у участников больше возможностей для общения. Стратегическая сессия – общая, её делаем для всех. Плюс на Event LIVE мы даём возможность бесплатного участия байерам – это те компании и те организации, которые могут выступать заказчиками мероприятий. В целом Event LIVE – это более демократичная история.

- Как формируется цена за участие? И как сформировать ценность, чтобы эти два параметра соответствовали?

У нас нет задачи заработать много денег, скорее всего, выйти в ноль – это очень хороший результат. Бюджет складывается из взносов за участие и поддержки, которую оказывают спонсоры и партнеры, с которыми мы работаем на бартерных условиях. При формировании цены мы смотрим на то, сколько готовы платить на рынке за это мероприятие. Мне кажется, что для событийной отрасли в России – это правильный вариант. Мы стремимся сделать форумы доступными для компаний не только из Москвы и Санкт-Петербурга, но и из регионов, и несколько лет не повышаем стоимость участия.

- В этом году в рамках Event LIVE состоялось 7 панельных дискуссий, 19 мастер-классов, свои доклады представили 68 спикеров, как российских, так и зарубежных. Сколько человек участвует в работе над этим проектом? И как в команде распределяются обязанности?

В ивент индустрии большое значение имеет команда проекта. С кем ты делаешь мероприятие – это как минимум 50% успеха.

В нашей команде работают порядка 30 человек. Это не значит, что они занимаются форумами 365 дней в году. Это и временные сотрудники, и сотрудники партнерских компаний. Команда проекта представляет несколько организационных блоков: у нас есть программный комитет, есть блок, отвечающий за проведение мероприятий непосредственно на площадке, блок, который отвечает за маркетинг и продвижение, блок, ответственный за специальные мероприятия в рамках форума, например, за премию EFEA Awards, есть блок, который занимается Биржей деловых контактов. Например, блок, который отвечает за продажи, работает весь год. Непосредственно на само мероприятие мы привлекаем дополнительных сотрудников, которые могут оперативно решать задачи, и волонтеров.

- Предположим, что форумы закончились, но, как известно, только для гостей и участников. Что на финальном этапе делает команда, которая отвечала за организацию и проведение мероприятий?

Как я уже говорила, программа – это основное, на что мы делаем упор. Поэтому за год до мероприятия мы начинаем собирать контент и работать над программой, то есть идет нормальная плановая работа по проекту.

- Что из себя представляет подготовительный этап? Какие задачи сейчас ставите на 2021 год?

Сейчас активно выбираем тему и даты. Дата проведения мероприятия – важная история. Мы ориентируемся на международный и российский календарь событий, чтобы у всех участников отрасли была возможность приехать на наше мероприятие.

Помимо того, что идёт подготовка к следующему году, мы всегда очень тщательно подводим итоги того, что сделали. Мы сводим все плюсы и минусы, которые получили в рамках этого мероприятия, формируем базу знаний, которую обязательно используем при подготовке форумов в дальнейшем.

- Поделись лайфхаком, как при проведении профильных событий, ничего не забыть? Как сделать так, чтобы всё работало, все спикеры были в нужном месте в нужное время, а участники остались довольны?

В нашей отрасли присутствует некий момент неопределенности. На самом деле, этим она и интересна. Каких-то проверенных рецептов и рекомендаций не существует. В своей работе лично я руководствуюсь следующими принципами. Во-первых, нужно получать удовольствие от процесса и помнить, что бояться и переживать – это нормальное состояние. Если ты не боишься, то возникает вопрос, а всё ли ты правильно делаешь. Во-вторых, нужно экспериментировать и всегда быть открытым для чего-то нового, воплощать идеи, реализовывать новые проекты, форматы. В-третьих, наверное, как мы уже говорили, это всё-таки команда – всегда нужно подбирать людей, на которых ты можешь положиться. Люди – это главное, что есть в нашей отрасли.

- Ивенты – это та индустрия, которая постоянно развивается. На что ориентироваться организаторам мероприятий и как им оставаться на этом рынке конкурентоспособным?

Мы учимся всегда, в том числе у наших коллег по отрасли. Здесь работает очень хороший принцип: я знаю, что я ничего не знаю. Поэтому мы всегда стремимся что-то узнавать новое не только из ивент индустрии, мы посещаем много деловых событий, читаем книги. Плюс ко всему, мы следим за трендами. На них как минимум нужно ориентироваться, смотреть, что сейчас в мире важно и интересно, и учитывать это в своей работе.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Event LIVE, «Ивент Кухня». Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям